3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH TẠ
3.2.4. Hoàn thiện quy trình phân tích
Công tác phân tích tình hình tài chính tại Công ty cần được tiến hành thường xuyên theo định kỳ để làm cơ sở giúp các nhà quản lý đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác khi điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Muốn đạt được điều này công tác tổ chức phân tích tình hình tài chính tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Hanaka có thể hoàn thiện như sau:
Xây dựng quy chế cho hoạt động phân tích tình hình tài chính tại Công ty: quy chế này cần nêu rõ các quy định, quy trình của công tác phân tích tình hình tài chính như: quy định cụ thể về hệ thống chỉ tiêu tài chính cần phân tích, quy định thống nhất các mẫu báo cáo phân tích, thời hạn, lĩnh vực, phạm vi phân tích, quy định về hệ thống thông tin, tài liệu phục vụ cho phân tích, phân công cụ thể bộ phận chịu trách nhiệm phân tích, ...
Đào tạo đội ngũ cán bộ làm phân tích tình hình tài chính: Công ty cần thành lập và đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên trách và chuyên viên phân tích riêng biệt. Chẳng hạn, Công ty có thể cử cán bộ có am hiểu chuyên môn về tài chính, kế toán, có hiểu biết về đặc điểm kinh doanh của ngành tham gia các khóa đào tạo về phân tích tình hình tài chính hoặc Công ty có thể mời các chuyên gia về phân tích tình hình tài chính về giảng dạy cho cán bộ của mình. Bên cạnh đó, định kỳ Công ty cần phải tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ và cập nhật các thông tin kinh tế, xã hội cần thiết phục vụ cho việc phân tích.
Tổ chức công tác phân tích: tổ chức công tác phân tích tại Công ty có thể được thực hiện theo các bước sau:
+ Lập kế hoạch phân tích: Là xác định trước về nội dung, phạm vi, thời gian và cách tổ chức phân tích.
Nội dung phân tích cần xác định rõ các vấn đề cần được phân tích: có thể toàn bộ hoạt động tài chính hoặc chỉ một số vấn đề cụ thể nào đó như cơ cấu vốn, khả năng thanh toán. Đây là cơ sở để xây dựng đề cương cụ thể để tiến hành phân tích.
Phạm vi phân tích có thể là toàn đơn vị hoặc một số đơn vị được chọn làm điểm để phân tích, tùy theo yêu cầu và thực tiễn quản lý mà xác định nội dung và phạm vi phân tích phù hợp.
Thời gian ấn định trong kế hoạch phân tích bao gồm cả thời gian chuẩn bị và thời gian tiến hành công tác phân tích.
Trong kế hoạch phân tích cần phân công trách nhiệm cho các bộ phận trực tiếp thực hiện và bộ phận phục vụ công tác phân tích, cũng như các hình thức hội nghị phân tích nhằm thu thập nhiều ý kiến, đánh giá đúng thực trạng và phát hiện đầy đủ tiềm năng giúp doanh nghiệp phấn đấu đạt kết quả cao trong kinh doanh.
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin: Trong phân tích tài chính, nhà phân
tích phải thu thập, sử dụng mọi nguồn thông tin, thông tin từ nội bộ doanh nghiệp đến thông tin từ bên ngoài, từ những thông tin số lượng đến những thông tin giá trị, từ những thông tin lượng hóa đến những thông tin không lượng hóa được.
+ Tiến hành phân tích: Việc tính toán các chỉ tiêu phân tích phải được cụ thể
hóa trên các bảng biểu, báo cáo một cách rõ ràng. Những vấn đề cơ bản, những nội dung được coi là quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính của doanh nghiệp hiện tại và trong tương lai đều phải được tập trung phân tích cụ thể nhằm làm rõ các mối quan hệ, các yếu tố bên trong thể hiện bản chất của các hoạt động bằng việc xác định các nhân tố ảnh hưởng, xem xét mối liên hệ giữa các nhân tố, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến các chỉ tiêu phân tích, đánh giá các nguyên nhân thành công và nguyên nhân tồn tại.
+ Tổng hợp và dự đoán: Tổng hợp, rút ra nhận xét đối với từng chỉ tiêu, kết
luận đánh giá mức độ ảnh hưởng của kết quả tính toán đối với tình hình tài chính của Công ty.
+ Lập báo cáo phân tích, tổ chức thông qua kết quả phân tích và lưu hồ sơ:
Sau khi công tác phân tích hoàn thành, tổ chức hội nghị công bố kết quả phân tích qua đó các thành viên tham dự sẽ thông qua các báo cáo phân tích đồng thời đưa ra các ý kiến đóng góp, rút kinh nghiệm, bàn bạc để đưa ra các quyết định
100
quản lý tài chính trong thời gian tới.
Ngoài ra, Công ty cần bổ sung phân tích truớc và trong quá trình kinh doanh làm cơ sở đua ra kế hoạch kinh doanh và đưa ra quyết định kinh tế phù hợp và hiệu quả nhất.