1.2 .HTKSNB trong tổ chức BHTG
1.2.2. Định nghĩa HTKSNB trong tổ chức BHTG
Trong thời kỳ đầu của thế kỷ 19, các công ty kiểm toán đã nhận thấy rằng không cần thiết cũng như không thực tế khi yêu cầu kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra và dựa vào sự tin tưởng vào HTKSNB do đơn vị được kiểm toán sử dụng trong việc xử lý, tập hợp các thông tin
để lập BCTC. Đến năm 1949, Hiệp hội Ke toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institue of Certified Public Accountants) công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về KSNB với nhan đề: “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB. Vào khoảng những thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế Mỹ cũng như nhiều quốc gia khác phát triển mạnh mẽ, kéo theo đó là các vụ gian lận cũng tăng nhanh, đáng kể đến là các vụ hối lộ ở nước ngoài gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho nền kinh tế. Trước thực trạng đó, vào năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời. Đạo luật này yêu cầu các công ty niêm yết cần duy trì hoạt động KSNB để cung cấp sự bảo đảm hợp lý trong việc hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh. Việc xây dựng HTKSNB hữu hiệu được xem như là yêu cầu của Luật pháp.
Theo quan điểm của Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountants - AICPA) thì: KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) thì: HTKSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. HTKSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy.
Hệ thống Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (CMKiT) cũng đề cập đến khái niệm về KSNB. Cụ thể, theo hướng dẫn tại Chuẩn mực kiểm toán 315 - Xác định đánh giá rủi ro thì: KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân
khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của KSNB.
Luật Ke toán năm 2015: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017]
Tại Khoản 1, Điều 3, Thông tư số 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về HTKSNB và KTNB của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài quy định: “HTKSNB là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của đơn vị được xây dựng và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.”
Một định nghĩa khác được sử dụng và biết đến rộng rãi là định nghĩa KSNB của COSO. COSO - The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính. Hội đồng quốc gia này được thành lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức là Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA); Hội kế toán Mỹ (American Accounting Association); Hiệp hội quản trị viên tài chính (the Financial Executives Institute - FEI); Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants - IMA); Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (the Institute of Internal Auditors - IIA). Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu chung được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng nhằm hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp thực hiện kiểm soát tốt hơn doanh nghiệp của mình.
Báo cáo COSO năm 1992 định nghĩa: KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
• Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính
• Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động • Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
Sau 20 năm, tháng 5 năm 2013, Ủy ban COSO đã ban hành chính thức bản cập nhật Báo cáo COSO 1992 (gọi tắt là báo cáo COSO 2013). Báo cáo COSO 2013 đã cập nhật và cải tiến Báo cáo COSO 1992, nhằm gia tăng sự dễ hiểu, rõ ràng và dễ áp dụng vào thực tế. Điều này còn là do môi trường kinh doanh đã thay đổi đáng kể, như sự toàn cầu hóa nền kinh tế, sự thay đổi trong cách thực kinh doanh, các kỳ vọng về ngăn ngừa và phát hiện gian lận ngày càng cao và đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin trên quy mô toàn cầu. Việc toàn cầu hóa kinh tế thế giới, đã đưa đến yêu cầu cao về tính minh bạch thông tin. Mục tiêu của Báo cáo COSO 2013 là thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướng dẫn về quản trị rủi ro, KSNB và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của đơn vị.
Theo COSO 2013 thì: KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Mặc dù, trong các khái niệm trên có đề cập đến cả hai thuật ngữ là KSNB và HTKSNB, tuy nhiên nhìn chung các khái niệm đều đề cập đến những nội dung sau:
Một là, KSNB là một quá trình: Mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu của đơn vị, mỗi hoạt động này đều cần được kiểm soát. Hệ thống KNSB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở mọi cấp độ, ở mọi hoạt động của đơn vị.
Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm nhà quản lý và và người lao động trong đơn vị đó. Suy nghĩ và hành động của các thành viên trong đơn vị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến HTKSNB. Một hệ thống KNSB chỉ hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định. Ngoài ra, từng thành viên cũng cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của cá thành viên khác trong đơn vị, và bằng cách nào các nhiệm vụ này được truyền đạt, thực hiện và hướng tới các mục tiêu của đơn vị.
Ba là, KSNB cung cấp sự đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng xuất phát trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KNSB. Ví dụ như những sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý. Ngoài ra, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó. Vì vậy, dù đơn vị đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có HTKSNB hoàn hảo, mang đến sự đảm bảo tuyệt đối.
Bốn là, KSNB giúp đạt được các mục tiêu: Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng đến gồm nhóm mục tiêu về hoạt động, nhóm mục tiêu về báo cáo và nhóm mục tiêu về tuân thủ. Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của đơn vị với hiệu suất cao, tránh được các chi phí không đáng có phát sinh; Nhóm mục tiêu về báo cáo: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong lẫn bên ngoài; Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định, các chính sách và quy trình nghiệp vụ của đơn vị. Một HTKSNB hữu hiệu được mong đợi cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu nêu trên. Để đạt được mục tiêu báo cáo đáng tin cậy và mục tiêu
tuân thủ cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực, các quy định đã được thiết lập. Còn đối với mục tiêu hoạt động, không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn vị. Với nhóm mục tiêu này, KSNB chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý rằng các nhà quản lý được thông báo kịp thời về việc đơn vị có đạt được các mục tiêu đặt ra hay không và ở mức độ nào.
Từ những phân tích và nhận định trên, tác giả đưa ra khái niệm về HTKSNB tại BHTGVN như sau: “HTKSNB tại BHTGVN là hệ thống các chính sách và các thủ
tục được thiết lập nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ ”
Với định nghĩa này, HTKSNB tại BHTGVN phải được hiểu như sau:
- Để đạt được mục tiêu đề ra, BHTGVN phải thiết lập được một “hệ thống” các chính sách và thủ tục có tác động và chi phối lẫn nhau theo một quy luật nhất
định để trở thành một chỉnh thể, các chính sách và thủ tục này không chồng chéo,
phải thống nhất từ trên xuống dưới và phải được thiết kế ở tất cả các hoạt
động của
đơn vị;
- Chính sách và thủ tục phải được thể hiện bằng các hướng dẫn, quy trình, quy định, quy chế rõ ràng, khoa học; được thiết lập phù hợp với các quy định của
pháp luật và được tổ chức thực hiện bởi mọi thành viên trong BHTGVN; - Mục tiêu của việc thiết lập HTKSNB nhằm ngăn ngừa, phát hiện, xử lý kịp
thời rủi ro, sai sót; đảm bảo các nguồn lực được sử dụng đúng mục đích, đúng pháp
luật, tiết kiệm, hiệu quả; cung cấp thông tin trung thực, phục vụ kịp thời cho
việc ra
quyết định quản lý.