1.4 .Các nguyên tắc trong thiết kế HTKSNB của tổ chức BHTG
2.3. Đánh giá HTKSNB tại BHTGVN
2.3.2. Những mặt hạn chếcủa HTKSNB
Bên cạnh các kết quả đã đạt được như trên, HTKSNB tại BHTGVN vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định.
Về môi trường kiểm soát
- Tuy BHTGVN đã rất chú trọng trong việc xây dựng quy chế khen thưởng nhằm thúc đẩy khả năng làm việc của cán bộ nhân viên nhưng các cơ chế về phạt khi vi phạm mới chỉ xây dựng ở mức tiền đề. Cán bộ không biết chính xác hình thức xử lý khi vi phạm các quy định về văn hóa công sở hay trong Nội quy lao động
có quy định về hình thức xử phạt nhưng lại không có quy định cụ thể đơn vị thực hiện việc kiểm tra tính tuân thủ các nội dung quy định trong đó. Việc xử lý khi vi phạm quy định về văn hóa công sở phụ thuộc vào hội đồng kỷ luật, do đó chỉ mang
tính chất tượng trưng chưa cụ thể. Hay mặc dù việc thực hiện Nội quy lao động của
cán bộ đều được đánh giá hàng tháng bởi chính cá nhân và lãnh đạo phòng/ban nhưng việc đánh giá này chưa phản ánh được chính xác ý thức tuân thủ Nội quy lao
động do kết quả đánh giá lại ảnh hưởng đến thành tích thi đua, khen thưởng chung
của phòng/ban đó.
- Vẫn có sự chồng chéo trong phân công chức năng, nhiệm vụ tại các phòng/ban. Sự phối hợp giữa các phòng/ban trong công việc không được đề cao. - Không có Quy chế tuyển dụng cũng như quy định về tiêu chuẩn chuyên
những nhiệm vụ bất thường sẽ dễ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy trách nhiệm. Như vậy, BHTGVN sẽ phải đối mặt với những rủi ro về nhân sự như không thu hút được nhân tài, năng lực nhân viên yếu kém, tình trạng thừa nhân sự kém trình độ do sự tuyển dụng không có sát hạch đầu vào, không kiểm tra thường niên dẫn đến hiệu quả lao động giảm và tốn kém chi phí. Bên cạnh đó, BHTGVN cũng sẽ thiếu cán bộ đủ năng lực, trình độ để đảm nhận những vị trí chức năng quan trọng.
- Hệ thống thang bảng lương chưa đánh giá được hết năng lực của các cán bộ trong công việc. Thực tế cho thấy các cán bộ cùng một cấp bậc có năng lực khác nhau nhưng vẫn hưởng cùng một mức lương giống nhau. Điều này sẽ làm giảm sự
nhiệt huyết, cống hiến và phấn đấu của cán bộ.
- Mặc dù BHTGVN đã thành lập hai phòng ban chuyên môn thực hiện việc kiểm toán, kiểm soát là Ban KTNB và phòng KSNB nhưng năng lực của các cán bộ
làm công tác kiểm soát còn hạn chế. Việc kiểm tra, kiểm soát còn thực hiện chủ yếu
theo kinh nghiệm bản thân mà không có chương trình kiểm toán, kiểm soát cụ thể.
về đánh giá rủi ro
Qua kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro đã nêu ở phần trước, có thể thấy đây chính là khâu yếu nhất của BHTGVN. BHTGVN chưa có một bộ phận chuyên trách về quản trị rủi ro như thu thập, phân tích, nhận dạng và đưa ra các biện pháp để ứng phó với rủi ro đã xác định. Do đó, Ban lãnh đạo không nhận biết được các rủi ro BHTGVN có thể phải đối mặt để thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Công tác kiểm soát hiện nay chỉ thực hiện dựa trên những rủi ro phát hiện mà chưa chú trọng vào các rủi ro và biến cố bất thường có thể xảy ra bất cứ lúc nào nên còn thiếu tính chủ động. Do đó, các kết quả của KSNB chủ yếu là sửa sai, rút kinh nghiệm nhiều hơn là ngăn chặn các sai sót, rủi ro. Điều này dẫn đến việc nếu có rủi ro xảy ra, sẽ gây nhiều khó khăn cho BHTGVN trong các hoạt động, trước hết là
BHTG. Do đó, đơn vị cần đánh giá và sử dụng các tiêu chí đó lường mức độ rủi ro phát sinh của các hoạt động gắn liền với BHTG. Từ đó, có biện pháp điều tiết và kiểm soát các rủi ro một cách thích hợp. Mặt khác, khi chưa xây dựng được hệ thống quản trị rủi ro chính thức thì BHTGVN có thể xây dựng văn bản hướng dẫn cụ thể về quy trình nghiệp vụ kiểm soát trong từng khâu của quy trình và được thực hiện từ ngay từ những phòng/ban nghiệp vụ.
Các quốc gia mà ở đó có ý thức chấp hành kỷ cương của thị trường còn thấp, số lượng và quy mô của các tổ chức kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, ngân hàng còn hạn chế thì nhiệm vụ đặt ra đối với tổ chức BHTGVN trong việc kiểm soát rủi ro đạo đức trong hoạt động BHTG là rất nặng nề.
về hoạt động kiểm soát
Qua kết quả khảo sát tại BHTGVN tác giả nhận thấy tuy nhận thức của các nhà quản lý và cán bộ về tầm quan trọng của hoạt động KSNB tại tổ chức rất tốt. Tuy nhiên, hoạt động kiểm soát vẫn bộc lộ những hạn chế sau:
Thủ tục kiểm soát chưa được thiết kế một cách đầy đủ và chặt chẽ, hoạt động kiểm soát chưa được thiết lập ngay từ các phòng/ban mà mới chỉ được kiểm tra, kiểm soát tại các bộ phận chuyên trách (chủ yếu là phòng Tài chính - kế toán và phòng KSNB TSC). Vì vậy, khi xảy ra rủi ro, sai sót quy trình sửa chữa, bổ sung, điều chỉnh và khắc phục còn rất mất thời gian.
Đối với các quy trình đã trình bày tại phần 3.2.3, tác giả nhận thấy các quy trình này vẫn còn những tồn tại như:
Quy trình tính và thu phí BHTG: Việc tính phí do tổ chức tham gia BHTG tự thực hiện, BHTGVN chỉ thực hiện việc kiểm soát sẽ không thể hiện được tính khách quan và chủ động của đơn vị phải thực hiện chức năng kiểm soát phí là BHTGVN. Do chỉ thực hiện kiểm soát dựa trên số liệu của tổ chức tham gia BHTG cung cấp nên BHTGVN hoàn toàn không có những thủ tục kiểm soát mạnh trong quy trình này. Thực tế tại BHTGVN cho thấy, qua các đợt kiểm tra do phòng Kiểm tra thực hiện, vẫn còn nhiều tổ chức tham gia BHTG xác định không chính xác số
phí BHTG phải nộp hàng quý. Nguyên nhân có thể là do tổ chức tham gia BHTG chưa xác định chính xác số dư tiền gửi thuộc đối tượng bảo hiểm theo quy định tại Luật BHTG hoặc xác định không chính xác đối tượng không được bảo hiểm để tính phí dẫn đến sai sót. Điều này chỉ được phát hiện sau các cuộc kiểm tra, do đó có nhiều trường hợp dẫn đến thất thu ngân sách Nhà nước về phí BHTG.
Quy trình kiểm tra việc tính và thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG:
BHTGVN chưa xây dựng chương trình kiểm tra cụ thể. Việc kiểm tra chủ yếu phụ thuộc vào kinh nghiệm của những người đi trước, không cụ thể hóa thành văn bản. Do vậy sẽ khó khăn đối với những cán bộ có ít kinh nghiệm. Bên cạnh đó, quá trình kiểm tra không được ghi chép lại vào giấy tờ làm việc. Hồ sơ kiểm tra chủ yếu chỉ là biên bản, báo cáo, kết luận kiểm tra và tài liệu đối tượng kiểm tra cung cấp. Việc không lưu lại quá trình kiểm tra sẽ không thể kiểm soát được nội dung và chất lượng công việc của các thành viên trong đoàn kiểm tra đã thực hiện.
Quy trình giám sát và cảnh báo sớm rủi ro chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra, giám sát tính tuân thủ, chưa triển khai kiểm tra, giám sát mức độ rủi ro của tổ chức tham gia BHTG. BHTGVN chưa xây dựng được quy định thông tin, báo cáo áp dụng đối với tổ chức tham gia BHTG, gây khó khăn cho việc thu thập thông tin đầu vào làm cơ sở cho việc phân tích, đánh giá.
Quy trình mua sắm tài sản, hàng hóa và dịch vụ: Chưa có quy trình mua sắm, do đó còn bộc lộ nhiều hạn chế trong quá trình lựa chọn nhà thầu như việc áp dụng các quy định của Luật Đấu thầu; việc thực hiện ủy quyền trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, ký kết và thanh lý hợp đồng; việc quy định trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận khi tham gia vào quy trình.
Quy trình thanh toán: Mặc dù quy chế Chi tiêu nội bộ của BHTGVN đã liệt kê tương đối đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và danh mục chứng từ thanh toán cần có, tuy nhiên vẫn chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi tiêu, nên khi phát sinh nội dung chi ngoài quy chế, thủ tục thanh toán thường bị chậm và rắc rối. Do vậy, việc cần có một quy định hướng dẫn chung về trình tự, thời gian, thủ tục
thanh toán để tất cả cán bộ nhân viên trong toàn hệ thống nắm rõ và có thể chủ động thực hiện khi phát sinh, đồng thời cũng kiểm soát tốt dòng tiền thông qua việc kiểm soát về thời gian thanh toán, đặc biệt trong các trường hợp thanh toán các khoản tạm ứng.
Hệ thống kế toán:
Hệ thống báo cáo kế toán chưa chú trọng tới báo cáo quản trị, trong khi các báo cáo quản trị cung cấp những thông tin rất quan trọng cho việc ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược của tổ chức. Do vậy, BHTGVN cần nghiên cứu, xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo quản trị.
về hệ thống thông tin và truyền thông
Việc chưa áp dụng triệt để luân chuyển văn bản trong nội bộ thông qua kết nối mạng internet và hệ thống lưu trữ văn bản đã được xây dựng gây mất thời gian và tốn kém vật chất với BHTGVN. Chưa kể đến các rủi ro phát sinh trong quá trình luân chuyển, lưu trữ chứng từ.
BHTGVN đã thực hiện tương đối tốt các hoạt động tuyên truyền về BHTG với các đối tượng bên ngoài, đặc biệt là người gửi tiền nhỏ lẻ. Tuy nhiên, sự phối hợp tuyên truyền chính sách, pháp luật về BHTG giữa BHTGVN và tổ chức tham gia BHTG tới người gửi tiền vẫn còn hạn chế. Hiện nay, phần lớn các phòng giao dịch của các tổ chức tham gia BHTG chỉ trưng bày chứng nhận BHTG, chưa có việc cung cấp thông tin cho người gửi tiền về chính sách BHTG. Đây cũng là một thực tế bất cập, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa BHTGVN với tổ chức tham gia BHTG trong việc cung cấp thông tin về chính sách BHTG tới người gửi tiền một cách thường xuyên, công khai, minh bạch.
Thứ năm, về hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát tại BHTGVN được thực hiện bởi Kiểm soát viên; Ban KTNB; phòng KSNB và phòng Tổng hợp tại chi nhánh. Tuy nhiên, một số công việc giữa Ban KTNB; phòng KSNB và Phòng Tài chính - kế toán chưa có sự tách
biệt. Kết quả kiểm soát của phòng KSNB mới chỉ dừng lại ở việc phát hiện ra các sai sót liên quan đến việc không tuân thủ các quy trình chứ chưa được đưa ra các tư vấn kịp thời nhằm ngăn ngừa các rủi ro tiềm ẩn cho tổ chức. Do vậy, đôi khi các sơ suất trong quá trình thực hiện hoạt động liên quan đến tài chính của một số phòng ban vẫn bị lặp lại. Mặt khác, một số báo cáo kiểm tra, kiểm soát của phòng KSNB vẫn có những hạn chế về mặt chất lượng do trình độ nghiệp vụ của cán bộ kiểm soát chưa tốt, nên có những trường hợp mâu thuẫn giữa kết quả kiểm tra của phòng KSNB với phòng TC - KT.
Ban KTNB chưa thực hiện tốt chức năng đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB. Tương tự như báo cáo kiểm soát của phòng KSNB, báo cáo của Ban KTNB cũng mới chỉ dừng lại ở việc phát hiện ra các sai sót ở các quy trình chứ chưa đưa ra được các biện pháp nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể phát sinh.
Tại chi nhánh, việc không độc lập khách quan giữa cá nhân phụ trách công tác đánh giá HTKSNB vô hình chung ảnh hưởng đến chất lượng của báo cáo do cá nhân đó thực hiện.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua nghiên cứu thực tế HTKSNB tại BHTGVN có thể thấy rằng Ban lãnh đạo đơn vị đã chú trọng vào việc phải xây dựng một HTKSNB hữu hiệu. Tuy nhiên qua việc khảo sát và phân tích, có thể thấy HTKSNB tại BHTGVN vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Những tồn tại này đều có mặt ở cả 5 bộ phận cấu thành của HTKSNB là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thống tin và truyền thông và giám sát.
Đối với môi trường kiểm soát, hạn chế chủ yếu ở phần chính sách nhân sự như không có quy chế tuyển dụng, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ với từng vị trí công việc cụ thể, chính sách lương thưởng còn chưa thu hút được người lao động.
Hoạt động kiểm soát đã được thiết kế ở hầu hết các hoạt động của BHTGVN tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ và chặt chẽ, hoạt động kiểm soát không được thiết lập ngay từ các phòng/ban nghiệp vụ mà chủ yếu tập trung ở bộ phận chuyên trách là phòng TC - KT và phòng KSNB. vẫn còn những hạn chế nhất định về các thủ tục kiểm soát trong một số quy trình hoạt động.
Hệ thống thông tin và truyền thông được đã được chú trọng đầu tư nhằm truyền đạt thông tin một cách chính xác và nhanh chóng đến các đối tượng bên trong và bên ngoài nhưng thực tế lại chưa tận dụng được hết các tiện ích của hệ thống này do BHTGVN mới thực hiện triển khai trong năm 2017.
Đối với hoạt động giám sát, hạn chế chủ yếu là do không có quy trình hướng dẫn cụ thể, hạn chế về mặt trình độ, năng lực của cán bộ thực hiện công tác giám sát tại các phòng/ban có chức năng nhiệm vụ thực hiện công việc này.
Đặc biệt, riêng với việc đánh giá rủi ro gần như chưa được thực hiện tại BHTGVN. Cụ thể, BHTGVN chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện chức năng này, đồng thời cũng không xây dựng các chính sách, các biện pháp để quản lý rủi ro bao gồm việc nhận diện rủi ro, đánh giá rủi ro và đề ra các biện pháp ứng phó với
rủi ro đã xác định. Việc không xác định được các rủi ro trong hoạt động sẽ ảnh hưởng đến việc xây dựng các chính sách và thủ tục phù hợp để hạn chế các rủi ro đe dọa đến mục tiêu đã đặt ra của BHTGVN.
Dựa trên cơ sở lý thuyết đã trình bày ở Chương 1 và những phân tích về thực trạng HTKSNB tại BHTGVN ở Chương 2, chương tiếp theo tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện HTKSNB tại BHTGVN.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BHTGVN