1.3 .Các bộ phận cấu thành HTKSNB của tổ chức BHTG
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành HTKSNB trong một đơn vị. Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức đó, là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của HTKSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
HĐQT và Ban điều hành là những người đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và duy trì một môi trường kiểm soát hữu hiệu trong tổ chức BHTG. Chính họ là những người xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh, tôn trọng đạo đức thông qua việc nhấn mạnh tầm quan trọng của HTKSNB trong tổ chức. Môi trường kiểm soát bao gồm tính trung thực và các giá trị đạo đức; cơ cấu tổ chức, việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn; quy trình thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực; các biện pháp khen thưởng và kỷ luật để đảm bảo trách nhiệm giải trình của mỗi cá nhân về các kết quả đạt được.
Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như lịch sử hình thành và phát triển, đặc điểm của lĩnh vực hoạt động, môi trường pháp lý. Môi
trường kiểm soát cung cấp hướng dẫn cho các cá nhân trong tổ chức trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát và đưa ra quyết định phù hợp, đồng thời cũng tạo ra khuôn khổ hỗ trợ đánh giá các rủi ro đe dọa việc đạt được mục tiêu, hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động kiểm soát, hỗ trợ sử dụng thông tin và truyền thông, cũng như hỗ trợ tiến hành các hoạt động giám sát.
Tổ chức BHTG xây dựng và phát triển một môi trường kiểm soát tốt sẽ dễ thích nghi với các thay đổi với môi trường bên trong và bên ngoài. Bởi vì, một môi trường kiểm soát tốt, nhất quán với các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức, có một cơ cấu và quy trình giám sát thích hợp, có sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn hợp lý sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Văn hóa của đơn vị hỗ trợ cho môi trường kiểm soát ở một chừng mực nhất định vì văn hóa thể hiện các mong đợi về hành vi ứng xử, phản ánh cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức, giám sát, kết quả giải trình và kết quả. Để xây dựng một văn hóa lành mạnh, cần xem xét các tiêu chuẩn về ứng xử và đạo đức có được truyền đạt một cách rõ ràng, có được áp dụng nhất quán trong thực tế hay không. Như vậy, văn hóa đơn vị là một phần của môi trường kiểm soát, tuy nhiên nó cũng liên quan đến các bộ phận khác của HTKSNB. Nói cách khác, văn hóa đơn vị bị tác động bởi môi trường kiểm soát và các bộ phận khác của HTKSNB và ngược lại.
Một môi trường kiểm soát hữu hiệu cần đáp ứng 5 nguyên tắc sau đây:
- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến
tính trung thực và giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc 2: HĐQT phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành HTKSNB.
- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của HĐQT cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục
- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù
hợp với
mục tiêu của đơn vị.
- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.