1.4 .Các nguyên tắc trong thiết kế HTKSNB của tổ chức BHTG
2.2. Thực trạng HTKSNB tại BHTGVN
Nhằm đánh giá thực trạng HTKSNB để nhận diện những ưu điểm và nhược điểm trong HTKSNB, từ đó đưa các giải pháp để hoàn thiện HTKSNB tại BHTGVN, tác giả tiến hành lập bảng câu hỏi để khảo sát. Bảng câu hỏi được gửi đến 34 phòng/ban, chi nhánh trong hệ thống BHTGVN cụ thể: 18 phiếu khảo sát tại TSC, trong đó mỗi phòng ban tại TSC nhận 1 phiếu khảo sát; 16 phiếu khảo sát tại 8 chi nhánh, mỗi chi nhánh nhận 2 phiếu khảo sát. Thời gian gửi phiếu khảo sát là giữa tháng 12/2017. Đối tượng khảo sát tại TSC là cấp trưởng, phó phòng/ban hoặc cán bộ của các phòng/ban có thâm niên công tác từ 8 năm trở lên tại BHTGVN. Tại Chi nhánh, 2 phiếu khảo sát được gửi đến phòng Hành chính của Chi nhánh. Cá nhân tham gia khảo sát tại Chi nhánh một người phải là Trưởng hoặc Phó phòng Hành chính, người còn lại có thể là trưởng, phó phòng khác hoặc cán bộ của các phòng có thâm niên công tác từ 6 năm trở lên tại BHTGVN.
Tổng số phiếu điều tra phát ra là 34 phiếu, số phiếu thu về là 34 phiếu. Các phiếu khảo sát nhận về đều hợp lệ, có đầy đủ thông tin người thực hiện khảo sát phù hợp với tiêu chí lựa chọn đối tượng khảo sát như đã mô tả ở trên. Thời gian nhận đầy đủ hết các phiếu khảo sát vào tháng cuối tháng 1/2018. Bảng tổng hợp kết quả khảo sát được trình bày tại Phụ lục 2, danh sách các cá nhân trả lời phiếu khảo sát được liệt kê chi tiết tại Phụ lục 3.
Nội dung bảng câu hỏi được thiết kế đi sâu vào 5 nhân tố cấu thành nên HTKSNB theo Báo cáo COSO 2013 là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Dựa trên kết quả khảo sát, sử
CAU HỎI Kết quả khảo sát
Có Không
A. Môi trường kiểm soát
I. Tính trung thực và các giá trị đạo đức
dụng phương pháp thống kê để đánh giá chung về thực trạng hệ thống KSNB tại đơn vị.
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Từ 5 nguyên tắc để xây dựng môi trường kiểm soát hữu hiệu, để đánh giá môi trường kiểm soát tại BHTGVN tác giả đi sâu vào nghiên cứu đến một số nhân tố sau đây:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức - Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
- Cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn và sự ủy quyền - Sự tham gia của HĐQT và Ban kiểm soát
- Chính sách nhân sự
a) Tính trung thực và các giá trị đạo đức
Đây là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của HTKSNB. Thái độ và sự quan tâm của Ban lãnh đạo đối với HTKSNB là yếu tố then chốt để xây dựng một HTKSNB hữu hiệu. Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể cán bộ chính là văn hóa của đơn vị. Văn hóa của bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử và các giá trị đạo đức, cách thức truyền đạt và thực hiện trong thực tiễn.
Qua bảng tổng hợp kết quả khảo sát về tính trung thực và các giá trị đạo đức cho thấy BHTGVN rất quan tâm đến việc xây dựng văn hóa nơi làm việc. BHTGVN đã ban hành Quy chế về văn hóa công sở tại BHTGVN. Quy chế này nhằm xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, xây dựng đội ngũ cán bộ có đạo đức, phẩm chất, có trách nhiệm với công việc. Nội dung Quy chế bao gồm các nội dung về trang phục, tác phong làm việc; văn hóa ứng xử với bên trong và bên ngoài BHTGVN; văn hóa trong giao tiếp, hội nghị ...vv. Quy chế này được phổ biến rộng rãi trên toàn hệ thống và đều được thực hiện nghiêm túc không chỉ bởi các cán bộ nhân viên mà cả Ban lãnh đạo của đơn vị.
Bên cạnh đó, BHTGVN luôn khuyến khích người lao động có những cải tiến phát minh, tư duy sáng tạo trong công việc nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Khuyến khích việc giao lưu, trao đổi kinh nghiệm chuyên môn nhằm xây dựng một môi trường làm việc hòa đồng, thân thiện và có trách nhiệm cao. Do đó mà 100% các phiếu khảo sát đều cho rằng, cán bộ không gặp bất kỳ áp lực nào từ Ban lãnh đạo dẫn đến thiếu trung thực trong công việc. Tất cả là nhờ việc BHTGVN luôn hướng đến việc xây dựng môi trường làm việc có văn hóa cao, thân thiện và hòa đồng.
Tuy nhiên, phần lớn câu trả lời cho việc có biết các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không được chấp thuận là không, nguyên nhân là do trong Quy chế về văn hóa công sở không nêu cụ thể các hình thức xử lý vi phạm. Việc xử lý vi phạm còn tùy vào hội đồng kỷ luật quyết định nên còn mang nhiều cảm tính, khó có thể xử lý triệt để.
Bảng 2.1: Tổng hợp kết quả khảo sát về Môi trường kiểm soát - Tính trung thực và các giá trị đạo đức
2. BHTGVN có phổ biến và hướng dẫn cụ thể những yêu cầu về đạo đức cho các cán bộ không?
34/34 3. Anh/chị nhận thấy Ban lãnh đạo có thực hiện nghiêm túc
tính chính trực và đạo đức đã được đề ra không?
34/34 4. BHTGVN có tổ chức các buổi huấn luyện về đạo đức và
văn hóa cho cán bộ không?
30/34 4/34 5. Anh/chị có biết các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi
không được chấp nhận liên quan đến tính trung thực và giá trị
thiếu trung thực trong công việc không?
7. Có sự đánh giá việc tuân thủ các quy định về đạo đức và văn hóa tại BHTGVN không?
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả) b) Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Triết lý quản lý và phong cách điều hành tác động đến cách thức mà tổ chức đó được điều hành. Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành được phản ánh trong cách thức quản lý, sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Ngoài ra, triết lý quản lý và phong cách điều hành còn thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của người quản lý về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, việc lựa chọn chính sách kế toán, các ước tính kế toán và về việc phân nhiệm kế toán viên trong đơn vị.
Qua khảo sát cho thấy, Ban lãnh đạo BHTGVN luôn thể hiện tự do dân chủ trong phong cách lãnh đạo, luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân. BHTGVN đã ban hành Quy chế dân chủ cơ sở tại BHTGVN vào năm 2014. Mục đích của Quy chế nhằm phát huy quyền làm chủ của người lao động, góp phần xây dựng BHTGVN vững mạnh toàn diện; xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất, năng lực làm việc để đáp ứng yêu cầu phát triển và đổi mới của đất nước; thực hành tiết kiệm, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu, phiền hà, sách nhiễu và vi phạm dân chủ trong thực hiện nhiệm vụ.
Các quy chế hoặc quy định mới trong BHTGVN luôn được gửi đến các phòng/ban và Chi nhánh trong hệ thống để lấy ý kiến góp ý trước khi ban hành. Các ý kiến góp ý đều được ghi nhận và xem xét kỹ lưỡng. Ngoài ra, Ban lãnh đạo BHTGVN còn tổ chức các buổi nói chuyện định kỳ với người lao động để lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của người lao động, từ đó có những điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế. Hằng năm, BHTGVN đều tổ chức hội nghị người lao động với mục đích thực hiện quyền dân chủ trực tiếp của người lao động, tạo điều kiện để người lao động biết, được tham gia ý kiến, được quyết định và giám sát những vấn đề có liên quan đến quyền lợi, lợi ích, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động. Đồng thời, xây dựng mối quan hệ hài hòa, ổn định giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Do đặc điểm hoạt động của BHTGVN là hoạt động vì mục tiêu phi lợi nhuận nên BHTGVN không chịu áp lực cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, BHTGVN là đơn vị chịu sự quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nhà nước, do đó việc chấp hành các quy định của Nhà nước luôn được đặt lên vị trí hàng đầu. Khảo sát cho thấy 100% ý kiến đều nhận định Ban lãnh đạo BHTGVN luôn tôn trọng các quy định về chứng từ kế toán và mong muốn lập sổ sách kế toán và báo cáo tài chính đúng quy định để thể hiện chính xác tình hình kết quả hoạt động của đơn vị. Ban lãnh đạo cũng sẵn sàng điều chỉnh BCTC khi có sai sót xảy ra. Sự biến động nhân sự ở cấp quản lý gần như là không xảy ra, cho thấy có sự ổn định trong phong cách quản lý.
Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về Môi trường kiểm soát - Triết lý quản lý và phong cách điều hành
lãnh đạo BHTGVN có ảnh hưởng quan trọng đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB của BHTGVN không?
9. Ban lãnh đạo có thể hiện phong cách lãnh đạo tự do, dân chủ không?
34/34 10. Việc lập và trình bày BCTC có tuân thủ theo các quy định
của pháp luật không?
12. Cấp quản lý có thái độ đúng đắn trong việc áp dụng những nguyên tắc kế toán, khai báo thông tin, chống gian lận.. .không?
Cơ cấu tổ chức cung cấp khuôn khổ mà trong đó các hoạt động của tổ chức được lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và giám sát. Một cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng.
BHTGVN là một tổ chức có tư cách pháp nhân, hoạt động trong mối quan hệ chặt chẽ giữa các mắt xích của một hệ thống tài chính quốc gia. Nếu các bộ phận của BHTGVN được quy định rõ ràng, hợp lý về chuyên môn, nghiệp vụ và có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận đó thì chắc chắn hoạt động của BHTGVN sẽ có hiệu quả và phản ứng kịp thời trước những rủi ro tiềm ẩn.
Tại BHTGVN hiện nay, tại TSC có tất cả 18 phòng/ban chuyên môn và 8 chi nhánh, mỗi chi nhánh có 5 phòng nghiệp vụ. Bảng khảo sát cho thấy 100% đều đồng ý cơ cấu tổ chức là phù hợp với quy mô và nhiệm vụ của BHTGVN hiện nay. BHTGVN đã ban hành Quy chế về tổ chức và hoạt động của HĐQT, quyết định phân công nhiệm vụ đối với Ban điều hành, theo đó TGĐ phụ trách điều hành tất cả các hoạt động chung của BHTGVN, mỗi phó TGĐ sẽ phụ trách trực tiếp một số phòng chức năng theo phân công của TGĐ.
Kết quả khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, hợp tác giữa các bộ phận, phòng/ban được quy định bằng văn bản cũng cho thấy có 34/34 phiếu đồng ý. BHTGVN đã ban hành các văn bản quy định về tổ chức và hoạt động của các phòng/ban tại TSC, một văn bản chung quy định về chứng năng, nhiệm vụ và tổ chức của chi nhánh và một văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn các
A. Môi trường kiểm soátphòng/ban tại Chi nhánh. Tuy nhiên, về sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng/ban và
các Chi nhánh tại BHTGVN không được quy định rõ trong một văn bản cụ thể nào. Ket quả khảo sát về việc có sự chồng chéo giữa chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban có bị chồng chéo không cho thấy chỉ một số phiếu đánh giá là có (cụ thể là 5/34 phiếu). Theo tìm hiểu của tác giả, quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban còn một vài điểm chưa hợp lý dẫn đến sự chồng chéo về chức năng, quyền hạn đối với việc mua sắm tài sản trong BHTGVN. Cụ thể, hiện nay có 3 phòng cùng thực hiện việc mua sắm tài sản là phòng Thông tin tuyên truyển, phòng Công nghệ tin học và Văn phòng. Mặc dù, nhiệm vụ mua sắm tài sản chủ yếu vẫn là Văn phòng thực hiện, phòng Thông tin tuyên truyền và phòng Công nghệ tin học còn chỉ mua sắm tài sản liên quan đến hoạt động chuyên môn của 2 phòng đó nhưng vô hình chung gây sự chồng chéo về công việc do nhiệm vụ mua sắm là nhiệm vụ chính của Văn phòng nhưng không phải là nhiệm vụ chính của 2 phòng còn lại. Do đó, khi thực hiện 2 phòng Thông tin tuyên truyền và Công nghệ tin học gặp nhiều khó khăn trong việc thực hiện các quy trình mua sắm đảm bảo tuân thủ pháp luật
BHTGVN đã xây dựng “Phiếu mô tả vị trí chức danh công việc” nhằm phân chia rõ nhiệm vụ của từng vị trí công việc trong mỗi phòng/ban. Tuy nhiên, phần lớn câu trả lời đều là “Không” (25/34 phiếu) cho câu hỏi “Có văn bản cụ thể về sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân trong từng phòng/ban không?” Nguyên nhân là do thực tế BHTGVN quy định chức năng, nhiệm vụ chỉ đến cấp độ phòng/ban, còn trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân trong phòng/ban đó là do lãnh đạo phòng/ban phân công. Việc này chỉ một số ít phòng/ban thực hiện (chủ yếu là những phòng nghiệp vụ, có số lượng nhân viên lớn), còn đa số đều không thực hiện. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không có sự chồng chéo về mặt phân công nhiệm vụ trong nội bộ các phòng/ban này do quy mô phòng/ban tương đối nhỏ nên việc quản lý của lãnh đạo phòng cũng không gặp nhiều khó khăn.
Một số phiếu khảo sát cho rằng việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức không được tiến hành thường xuyên (4/34 phiếu). Theo nghiên cứu của tác giả, tùy thuộc theo điều kiện thực tế mà tổ chức BHTGVN có sự điều chỉnh cơ cấu tổ chức nhằm giảm thiểu rủi ro. Ví dụ, tính đến năm 2015 mạng lưới chi nhánh BHTGVN các khu vực có 6 chi nhánh, nhưng số lượng các tỉnh thành trực thuộc các chi nhánh chưa được phân bổ hợp lý. Vì vậy, Ban điều hành BHTGVN đã xác định kế hoạch nâng số lượng chi nhánh lên thành 8 chi nhánh để phù hợp hơn với thực tế, giảm bớt gánh nặng công việc quản lý trên một chi nhánh, quản lý tập trung hơn, giảm thiểu rủi ro, và nâng cao năng lực quản trị. Bên cạnh đó, tại TSC BHTGVN, cũng có kế hoạch triển khai thành lập thêm một số phòng ban mới nhằm phân chia, chuyên môn hóa công việc hơn, thực hiện quản lý tập trung các hoạt động chuyên môn rõ ràng hơn, nâng cao năng lực quản trị.
Phần lớn kết quả khảo sát đều trả lời “Không” đối với câu hỏi “BHTGVN có có ban hành văn bản cụ thể về việc ủy quyền và xét duyệt không?” Theo tìm hiểu của tác giả, thực tế hiện nay BHTGVN chưa ban hành văn bản nào quy định cụ thể việc ủy quyền và xét duyệt. Mọi quyết định tại BHTGVN đều do cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Ví dụ, trong cơ cấu tổ chức mỗi phó TGĐ sẽ phụ trách trực tiếp các phòng/ban chuyên môn, tuy nhiên các quyết định liên quan đến nghiệp vụ của phòng/ban đó đều do TGĐ ký hoặc do HĐQT ký. Việc uy quyền chỉ được thực hiện theo từng nghiệp vụ phát sinh, nên việc thực hiện ủy quyền hoàn toàn phù hợp với nội dung công việc được ủy quyền.
Bảng 2.3: Tổng hợp kết quả khảo sát về Môi trường kiểm soát - Cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn và sự ủy quyền
13. Cơ cấu tổ chức có phù hợp với quy mô hoạt động và mục tiêu đã đề ra của BHTGVN không?
34/34
15. Chức năng và quyền hạn của các bộ phận có bị chồng chéo không?
2/34 32/34 16. Có văn bản cụ thể về sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm,