1.4 .Các nguyên tắc trong thiết kế HTKSNB của tổ chức BHTG
2.3. Đánh giá HTKSNB tại BHTGVN
2.3.1. Các kết quả đạt được của HTKSNB
Qua nghiên cứu thực tế HTKSNB tại BHTGVN, tác giả nhận thấy HTKSNB đã đạt được một số kết quả sau:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát
Nhìn chung, môi trường kiểm soát tại BHTGVN đã được thiết lập tương đối tốt. Đây là tiền đề quan trọng để các nhân tố khác trong HTKSNB hoạt động nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
về tính trung thực và các giá trị đạo đức: BHTGVN luôn chú trọng xây dựng văn hóa nơi làm việc lành mạnh, công bằng, tạo động lực để thúc đẩy cán bộ nhân viên làm việc và cống hiến nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra. BHTGVN đã xây dựng các quy định, quy chế rõ ràng và truyền đạt đến hầu hết các cán bộ nhân viên trong toàn hệ thống. Điều này sẽ giúp hạn chế các sai phạm, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân trong đơn vị.
Về triết lý quản lý và phong cách điều hành: Ban lãnh đạo BHTGVN luôn đề cao tính tự do dân chủ của cán bộ nhân viên trong toàn hệ thống. Việc luôn lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người lao động giúp tạo mối quan hệ hài hòa, ổn định giữa người lao động và người sử dụng lao động. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo luôn đề cao việc tuân thủ các quy định Nhà nước trong quản lý, điều hành. Điều này sẽ ảnh hưởng tốt đến việc xây dựng các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo các bộ phận khác trong toàn hệ thống BHTGVN cũng hoạt động theo quy định pháp luật.
Về cơ cấu tổ chức, phân định trách nhiệm, quyền hạn và sự ủy quyền:
BHTGVN đã thiết lập cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và mục tiêu hoạt động. Các phòng/ban, Chi nhánh đều được quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể, rõ ràng. Cơ cấu tổ chức cho phép thực hiện phân cấp, phân quyền một cách thuận tiện, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và sự kiểm soát chéo lẫn nhau giữa các khâu, các bộ phận. Việc ủy quyền cũng được sử dụng hợp lý, đảm bảo đúng với
nội dung công việc được ủy quyền.
về sự tham gia của HĐQT và Ban kiểm soát: Tại BHTGVN đã tách bạch được các cấp kiểm soát ở các cấp độ khác nhau từ cơ quan quản lý Nhà nước, HĐQT và Ban điều hành. HĐQT hoạt động độc lập và không tham gia vào các hoạt động của Ban điều hành. Việc tách bạch các cấp độ kiểm soát sẽ làm tăng hiệu quả kiểm soát, từ đó có nhận xét tổng quát hơn về HTKSNB của tổ chức. Điều này thể hiện rõ nét khi so sánh với việc tổ chức các cấp kiểm soát trước đây tại BHTGVN. Cụ thể, trước đây BHTGVN tổ chức mô hình kiểm soát chỉ có hai cấp là Kiểm soát viên (đại diện cho việc kiểm soát của Nhà nước) và phòng KSNB (thực hiện chức năng kiểm soát cho Ban điều hành). Hạn chế của mô hình này là HĐQT không nắm bắt được tình hình hoạt động của BHTGVN một cách cập nhật và chính xác, không đánh giá được một cách khách quan hiệu quả của việc thực thi các chủ trương HĐQT đã phê duyệt. Việc thành lập Ban KTNB không chỉ tuân thủ quy định trong Điều lệ hoạt động của BHTGVN ban hành theo Quyết định 13951395/QĐ-TTg ngày 13/8/2013 Phê duyệt điều lệ về tổ chức và hoạt động của BHTGVN mà còn là nhu cầu cần thiết của các cấp lãnh đạo trong nội bộ đơn vị. Ban KTNB đã thực hiện tốt vai trò của mình trong việc giúp HĐQT có những đánh giá độc lập, khách quan về HTKSNB đối với các hoạt động của BHTGVN. Từ đó, chỉ ra các khuyết điểm để đề ra các biện pháp khắc phục nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, việc đánh giá tuân thủ các quy định, quy trình nội bộ cũng như các quy định của Nhà nước tại các Chi nhánh cũng được quan tâm. Hiện tại, chức năng đánh giá HTKSNB tại Chi nhánh được giao cho một số cá nhân trong phòng Tổng hợp. Các cá nhân này có nhiệm vụ định kỳ hàng quý gửi báo cáo về TSC thông qua phòng KSNB. Do đó, việc nhìn nhận và đánh giá HTKSNB trong toàn hệ thống sẽ toàn diện hơn.
Về chính sách nhân sự: BHTGVN rất quan tâm đến việc đầu tư vào con người, lấy con người làm trọng tâm trong định hướng phát triển lâu dài và bền vững. Điều này thể hiện ở chỗ BHTGVN rất chú trọng trong việc đào tạo nâng cao năng lực cán bộ, đồng thời có chính sách tốt về quy hoạch cán bộ để thúc đẩy cán
bộ làm việc. Bên cạnh đó, BHTGVN cũng rất quan tâm đến việc tạo nguồn thu nhập ổn định cho người lao động đồng thời nâng cao chất lượng cuộc sống bằng các chế độ phúc lợi phù hợp. Các tiêu chuẩn đánh giá thành tích của các cán bộ công nhân viên được cụ thể hóa rõ ràng; chế độ khen thưởng công bằng tạo thành động lực để người lao động phấn đấu công tác.
Thứ hai, về đánh giá rủi ro:
BHTGVN luôn xác định được rõ ràng mục tiêu, chiến lược và định hướng phát triển của hàng năm. Điều này tạo tiền đề tốt cho việc nhận dạng các rủi ro và đề ra các biện pháp ứng phó phù hợp. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo BHTGVN cũng xác định đánh giá rủi ro hoạt động hết sức cần thiết đối với BHTGVN do những đặc thù riêng của đơn vị và của ngành tài chính - ngân hàng.
Thứ ba, về hoạt động kiểm soát:
BHTGVN đã xây dựng hệ thống các quy định, quy chế, chính sách và các thủ tục kiểm soát để đảm bảo HTKSNB là hữu hiệu và hiệu quả. Các hoạt động kiểm soát này đều được tích hợp trong các quy trình nghiệp vụ và đều được phổ biến đến toàn thể cán bộ nhân viên. Bên cạnh đó, BHTGVN cũng soạn thảo, xây dựng và ban hành các quy chế để quản lý từng hoạt động trong tổ chức làm cơ sở cho việc kiểm soát tổng thể trong toàn bộ hệ thống. Đây là cơ sở để kiểm soát sự tuân thủ trong tổ chức đối với các hoạt động liên quan, nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động BHTG.
Các nguyên tắc KSNB được áp dụng và tuân thủ qua các quy trình nghiệp vụ, đó là: nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc phân công phân nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Việc vận dụng những nguyên tắc trên giúp công tác KSNB đạt được tính hữu hiệu đồng thời đảm bảo tính độc lập, khách quan trong công việc của từng cá nhân, phòng/ban đồng thời có thể kiểm soát chéo giữa các phòng/ban nhằm giảm thiểu rủi ro.
Hàng năm, BHTGVN đều xây dựng kế hoạch soạn thảo và ban hành các văn bản quản trị điều hành nhằm hoàn thiện hệ thống quy định, hướng dẫn phục vụ cho
công tác chuyên môn và các hoạt động khác của tổ chức. Các văn bản quản trị điều hành được xây dựng trên nguyên tắc đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước, phù hợp với đặc điểm tổ chức, mục tiêu hoạt động của BHTGVN và nội dung dễ hiểu, dễ dàng thực hiện. Việc đầu tư vào công tác soạn thảo văn bản sẽ tạo nên hành lang pháp lý thuận lợi cho hoạt động BHTG trong nội bộ đơn vị.
Thứ tư, về thông tin và truyền thông
Nhận thức được tầm quan trọng của việc truyền đạt thông tin trên toàn hệ thống BHTGVN cũng như trao đổi thông tin với các đối tượng bên ngoài, BHTGVN đã rất quan tâm đến việc xây dựng hệ thống thông tin truyền thông hiệu quả.
BHTGVN sử dụng mạng LAN để xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ. Hệ thống này cho phép việc trao đổi thông tin trong nội bộ được nhanh chóng, chính xác, thông tin được truyền đạt thuận lợi theo cả chiều từ trên xuống và từ dưới lên. Nhân viên có thể chủ động nắm bắt kịp thời các điều chỉnh trong kế hoạch hoạt động của tổ chức qua mỗi giai đoạn phát triển khác nhau. Đồng thời, thông qua các kênh thông tin Ban lãnh đạo cũng có một cái nhìn toàn cảnh về tình hình hoạt động BHTG thế giới đang diễn ra, từ đó đưa ra những quyết định trong lĩnh vực BHTG góp phần ổn định hệ thống tài chính quốc gia.
Công tác tuyên truyền được chỉ đạo và triển khai thực hiện chặt chẽ, bài bản từ TSC tới các chi nhánh; hình thức tuyên truyền đa dạng, phong phú. Website và tờ Thông tin là hai sản phẩm chính thống của BHTGVN đã chuyển tải nhiều cơ chế, chính sách về BHTG và tài chính, ngân hàng tới công chúng. Thông qua báo chí trong và ngoài ngành Ngân hàng, các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, các cuộc tiếp xúc thực tế tại các TCTD và khách hàng của họ... để tuyên truyền tới nhiều đối tượng.
Thứ năm, về hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát của BHTGVN được thực hiện bởi Kiểm soát viên, Ban KTNB, phòng KSNB và phòng Tổng hợp tại các Chi nhánh. Công tác giám sát được thực hiện thường xuyên và định kỳ. Hoạt động giám sát thường xuyên được thực hiện ở tất cả các phòng/ban, các bộ phận và các Chi nhánh qua việc xây dựng
quy chế hoạt động và báo cáo theo yêu cầu của Ban lãnh đạo. Hoạt động giám sát định kỳ được thực hiện chủ yếu bởi Ban KTNB và phòng KSNB thông qua các cuộc kiểm tra, kiểm toán. Các báo cáo kiểm tra, kiểm toán đều được gửi đến HĐQT và Ban điều hành và là cơ sở để xử lý các tồn tại kịp thời.