1.3. Tổ chức và hoạt động của công ty chứng khoán
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán
Do CTCK là một hình thức định chế đặc biệt, có hoạt động nghiệp vụ đặc thù nên về mặt tổ chức nó có nhiều điểm khác biệt so với các công ty thông thường. Các CTCK ở các nước khác nhau, thậm chí trong cùng một quốc gia cũng có tổ chức rất khác nhau tuỳ thuộc vào tính chất công việc của mỗi công ty và mức độ phát triển của thị trường. Tuy vậy, chúng vẫn có một số điểm chung:
19
- Cơ quan điều hành nắm quyền lực chi phối các hoạt động của CTCK là Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên tùy theo từng loại hình công ty, Hội đồng này bổ nhiệm Ban Giám đốc và Giám đốc điều hành công ty. Giúp việc cho Hội đồng quản trị có Ban Kiểm soát có nhiệm vụ theo dõi và kiểm soát tát cả giao dịch chứng khoán.
- Theo thông lệ quốc tế, cơ cấu tổ chức của một công ty chứng khoán gồm các phòng chủ yếu sau:
+ Phòng giao dịch: Bộ phận thực hiện các giao dịch tại SGDCK và OTC. Chức năng chính của phòng này là nhận và thực hiện giao dịch tại Sở đối với các lệnh giao dịch. Thông thường, phòng giao dịch gồm 03 bộ phận: Bộ phận môi giới cho khách hàng, Bộ phận tự doanh và Bộ phận nghiên cứu - phân tích chứng khoán. + Phòng kế toán - tài chính: Gồm 02 bộ phận chủ yếu:
■ Bộ phận kế toán: Xử lý các hợp đồng và tài liệu giao dịch, soạn thảo, in ấn, gửi cho khách hàng, nhận lại khách hàng, lưu trữ các hợp đồng, chứng từ, lệnh ... ■ Bộ phận tài chính: Quản lý tài chính của công ty thông qua tài khoản chứng khoán và tiền, quản lý việc cho khách hàng vay tiền để đầu tư chứng khoán ...
+ Phòng Marketing: Quan hệ với khách hàng của công ty. + Phòng quản trị - hành chính tổng hợp.
+ Phòng lưu ký, đăng ký, lưu trữ. + Phòng quản lý tài sản.
Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của công ty chứng khoán chịu ảnh hưởng và phản ánh các nhân tố sau:
- Trình độ chuyên môn hoá và phân cấp quản lí
CTCK có trình độ chuyên môn hoá rất cao ở từng phòng ban, bộ phận, đơn vị kinh doanh nhỏ.
Do chuyên môn hoá cao độ dẫn đến phân cấp quản lý, nhiều khi các bộ phận trong tổ chức không phụ thuộc lẫn nhau.
20
- Nhân tố con người
Trong CTCK, quan hệ với khác hàng giữ vai trò rất quan trọng, đòi hỏi nhân tố con người phải luôn được quan tâm, chú trọng. Sản phẩm càng trừu tượng thì nhân tố con người càng quan trọng. Ví dụ: Để khách hàng sử dụng các dịch vụ của CTCK, nhân viên môi giới cần tạo lòng tin cho khách hàng về mua bán chứng khoán, giá, thời điểm ... Vì vậy, nhân viên môi giới phải thực hiện nguyên tắc “biết khách hàng của mình”, nắm khả năng tài chính của khách hàng, tư vấn cho khách hàng, giữ gìn đạo đức kinh doanh và tôn trọng khách hàng, luôn đặt quyền lợi của khách hàng là trước hết và trên hết.
Khác với các công ty sản xuất, ở CTCK việc thăng tiến cất nhắc lên vị trí cao hơn nhiều khi không quan trọng. Các chức vụ quản lí hay giám đốc của công ty nhiều khi có thể nhận được ít thù lao hơn so với một số nhân viên cấp dưới.
- Ảnh hưởng của thị trường tài chính:
Thị trường tài chính nói chung và TTCK nói riêng có ảnh hưởng lớn tới sản phẩm, dịch vụ, khả năng thu lợi nhuận của CTCK. TTCK càng phát triển thì công cụ tài chính càng đa dạng, hàng hoá dịch vụ phong phú, qua đó CTCK có thể mở rộng hoạt động thu nhiều lợi nhuận.
Với các trình độ phát triển khác nhau của thị trường, các CTCK phải có cơ cấu tổ chức đặc thù để đáp ứng những nhu cầu riêng. Thị trường càng phát triển thì cơ cấu tổ chức của CTCK càng phức tạp (chẳng hạn Mỹ, Nhật...). Trong khi đó, TTCK mới hình thành thì cơ cấu tổ chức của CTCK giản đơn hơn nhiều (như Đông Âu, Trung Quốc...).