7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Nội dung kiểm soát nội bộ đối với doanh thu
Theo dõi kịp thời các khoản công nợ phải thu: Mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đại lý, tổ chức và cá nhân nợ.
Công nợ phải thu được đối chiếu xác nhận nợ: Đối chiếu xác nhận công nợ thông qua công tác kiểm kê kết thúc năm tài chính hoặc trong những trường hợp khách nợ thanh lý hoặc vi phạm hợp đồng.
Công nợ phải thu đến hạn phải được đôn đốc thanh toán đầy đủ cho Công ty.
Định kỳ phải tiến hành phân loại công nợ phải thu: Nợ tồn đọng, nợ phải thu khó đòi, nợ không có khả năng thu hồi, nợ không có khả năng thanh toán để lập phương án đề xuất xử lý.
Trong đó, doanh nghiệp kinh doanh xổ số quy định chi tiết hình thức thanh toán đối với từng khoản nợ phải thu như sau:
đầy đủ tiền bán vé cho Công ty tối đa không quá 21 ngày (03 tuần), kể từ ngày vé xổ số được phát hành đối với loại hình xổ số truyền thống, tối đa mỗi tháng một lần đối với loại hình xổ số bóc biết kết quả ngay, xổ số cào biết kết quả ngay (bằng các hình thức tiền mặt, chuyển khoản hoặc vé trúng thưởng mà đại lý đã trả thưởng cho khách hàng theo uỷ quyền của Công ty như đã quy định theo hợp đồng). Đến thời hạn thanh toán tiền mua vé xổ số mà các đại lý xổ số không thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ theo hợp đồng đại lý đã ký kết, Công ty được quyền ngừng bán vé xổ số cho các đại lý xổ số và áp dụng các biện pháp cần thiết để thu hồi tiền bán vé xổ số theo quy định của pháp luật dân sự.
- Thu nợ khác: Phòng Kế toán – Tài vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc thu nợ kịp thời, đầy đủ căn cứ hợp đồng kinh tế và các chứng từ kế toán có liên quan.
- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi: Công ty phải xác định rõ nguyên nhân khách quan hay chủ quan để có hướng xử lý, cụ thể:
+ Đối với nguyên nhân chủ quan: Công ty có trách nhiệm yêu cầu những cá nhân, tập thể có liên quan bồi thường theo quy định của pháp luật.
+ Đối với nguyên nhân khách quan: Hội đồng xử lý nợ của Công ty tổ chức họp xác định số nợ, đề xuất việc sử dụng dự phòng nợ phải thu khó đòi để trang trải, nếu thiếu thì hạch toán vào chi phí kinh doanh của Công ty.
- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi đã được xử lý nhưng khách hàng vẫn còn tồn tại thì Phòng Kế toán – Tài vụ tiếp tục theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán và trong thuyết minh BCTC thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và đề xuất biện pháp thu hồi nợ, trường hợp thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi được sau khi trừ đi các chi phí liên quan được hạch toán vào thu nhập của Công ty. Công ty được hạch toán vào chi phí kinh doanh hoặc thu nhập doanh nghiệp các khoản chênh lệch giảm
giữa giá trị khoản nợ với các nguồn được bù đắp nợ không thu hồi được theo quy định của pháp luật.
- Xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng còn có khả năng thu hồi: Khi có phát sinh các khoản nợ phải thu tồn đọng, Công ty phải tích cực đôn đốc và áp dụng các biện pháp để thu hồi, cụ thể:
+ Đối với công nợ vé xổ số kiến thiết: Kế toán trưởng tham mưu cho Giám đốc lập đầy đủ thủ tục để yêu cầu ngân hàng thương mại đã phát hành chứng thư bảo lãnh hợp đồng đại lý thanh toán đầy đủ kịp thời số tiền nợ đọng vé xổ số kiến thiết.
+ Đối với công nợ tạm ứng: Tùy theo số tiền nợ đọng mà Hội đồng xử lý nợ của Công ty quyết định hình thức khấu trừ vào thu nhập của người tạm ứng 1 lần hoặc khấu trừ dần hàng tháng. Trong trường hợp đặc biệt có thể đề nghị cơ quan pháp luật xử lý.
+ Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 06 tháng trở lên còn có khả năng thu hồi, Công ty trích lập dự phòng và hạch toán vào chi phí kinh doanh trong năm.
- Xử lý các khoản nợ phải thu liên quan đến ngân sách nhà nước: Các khoản thuế, lệ phí đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước thì Công ty lập thủ tục đề nghị ngân sách nhà nước hoàn trả lại hoặc trừ vào khoản nộp kỳ sau theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Các khoản tiền của Công ty do cơ quan nhà nước tạm giữ trong quá trình thanh tra, kiểm tra sau khi có kết luận cuối cùng mà Công ty không vi phạm hoặc không phải khắc phục hậu quả thì yêu cầu các cơ quan quyết định tạm giữ hoàn trả tiền lại cho Công ty.
- Trách nhiệm trong việc kiểm soát nội bộ doanh thu:
khoản nợ phải thu khó đòi, nợ không thu hồi được. Nếu không xử lý được theo quy định, để chủ sở hữu Công ty có văn bản nhắc trên 01 lần, tùy vào hậu quả của việc xử lý chậm đến tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty phải chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu và pháp luật. Chỉ đạo, nhắc nhở các bộ phận trong Công ty thực hiện kịp thời, chặt chẽ công tác quản lý nợ phải thu.
+ Trách nhiệm của Phó Giám đốc Công ty: Kịp thời báo cáo Giám đốc về tình hình công nợ phải thu khó đòi của khách nợ thuộc địa bàn được phân công phụ trách. Cùng với kế toán trưởng, trưởng các phòng nghiệp vụ, trưởng văn phòng đại diện nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện phương án thu nợ theo chỉ đạo của Chủ tịch, Giám đốc Công ty.
+ Trách nhiệm của kế toán trưởng: Thường xuyên phân loại các khoản nợ. Đôn đốc việc thu hồi, đối chiếu và xác nhận công nợ theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu. Chịu trách nhiệm chính trong việc nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện phương án thu hồi hoặc xử lý nợ khó đòi khi có phát sinh. Thực hiện các báo cáo về công tác quản lý công nợ phải thu theo chỉ đạo hoặc yêu cầu của lãnh đạo Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Chủ tịch và Giám đốc Công ty về toàn bộ công tác quản lý thu nợ của Công ty.
- Trách nhiệm của trưởng các phòng nghiệp vụ, trưởng văn phòng đại diện và cán bộ theo dõi đại lý, kế toán theo dõi công nợ: Kịp thời thông báo công nợ bán vé xổ số kiến thiết cho các đại lý để thực hiện; phát hiện kịp thời các trường hợp đại lý chậm thanh toán, vi phạm hợp đồng để báo cáo lãnh đạo Công ty chỉ đạo xử lý đồng thời tổ chức thực hiện các biện pháp thu nợ theo chỉ đạo; chịu trách nhiệm bồi thường nếu để phát sinh các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi được do nguyên nhân chủ quan.
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH XỔ SỐ