7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Tình hình chi phí của Công ty
Bảng 2.3: Tổng hợp chi phí của Công ty TNHH MTV XSKT Phú Yên giai đoạn 2016 - 2018
Đơn vị tính: Đồng
Chỉ tiêu
Công ty TNHH MTV XSKT Phú Yên
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Năm 2017 so với năm 2016 Năm 2018 so với năm 2016
Số tiền (đ) Tỷ lệ
(%) Số tiền (đ) Tỷ lệ (%) I. Chi phí kinh doanh xổ số 228.642.323.125 236.573.599.758 271.830.130.691 7.931.276.633 3,47 43.187.807.566 18,89
1. Chi phí trả thưởng 165.412.927.500 176.781.440.000 203.379.838.000 11.368.512.500 6,87 37.966.910.500 22,95
2. Chi phí trực tiếp phát hành xổ số 63.229.395.625 59.792.159.758 68.450.292.691 -3.437.235.867 -5,44 5.220.897.066 8,26 Trong đó: - Chi phí hoa hồng đại lý xổ
số kiến thiết
41.145.159.010 39.985.235.927 48.229.709.880 -1.159.923.083 -2,82 7.084.550.870 17,22
- Chi phí vé xổ số 5.510.0000.000 5.515.000.000 5.520.000.000 5.000.000 0,09 10.000.000 0,18
II. Chi phí quản lý doanh nghiệp 29.813.641.502 29.460.438.204 33.775.525.771 -353.203.298 -1,18 3.961.884.269 13,29
1. Chi phí công cụ dụng cụ 308.320.359 442.170.833 730.061.830 133.850.474 43,41 421.741.471 136,79
2. Chi phí nhân công 15.811.005.737 14.718.468.221 17.229.991.990 -1.092.537.516 -6,91 1.418.986.253 8,97
3. Chi phí khấu hao TSCĐ 2.228.968.743 2.638.683.838 2.641.899.137 409.715.095 18,38 412.930.394 18,53
4. Chi phí dịch vụ mua ngoài 1.888.502.059 1.875.281.828 1.860.861.004 -13.220.231 -0,70 -27.641.055 -1,46
5. Chi phí bằng tiền khác 9.576.844.604 9.785.833.484 11.312.711.810 208.988.880 2,18 1.735.867.206 18,13
Tổng cộng 258.455.964.627 266.034.037.962 305.605.656.462 7.578.073.335 2,93 47.149.691.835 18,24
Tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên, trong tổng chi phí thì chi phí trả thưởng chiếm tỷ trọng cao nhất. Thật vậy, chi phí trả thưởng của Công ty chiếm 56,88% so với doanh thu bán vé năm 2016, 63,25% so với doanh thu bán vé năm 2017 và 63,26% so với doanh thu bán vé năm 2018, điều này thể hiện tính đặc thù của ngành kinh doanh xổ số kiến thiết, trong tất cả các loại chi phí thì chi phí trả thưởng là cao nhất, cụ thể:
Chi phí trả thưởng: Chi phí này của Công ty năm 2017 tăng 11.368.512.500 đồng, tương ứng tăng 6,87 % so với năm 2016; năm 2018 tăng 37.966.910.500 đồng, tương ứng tăng 22,95% so với năm 2016.
Quy trình ghi nhận chi phí trả thưởng tại Công ty như sau: Kết quả trúng thưởng của tờ vé số được xác định bằng cách so sánh giữa kết quả mở thưởng với dãy chữ số dự thưởng trên tờ vé số do Công ty phát hành. Vé số trúng thưởng là vé có dãy chữ số tham gia dự thưởng trùng với kết quả mở thưởng, đúng vị trí theo thứ tự liên tục từ phải qua trái, không cách khoảng (ngoại trừ vé số trúng giải phụ đặc biệt và giải khuyến khích). Vé trúng giải thưởng nào được nhận thưởng theo giải thưởng đó, trường hợp trúng thưởng nhiều giải sẽ được nhận tất cả các giải thưởng. Người trúng thưởng mang vé số trúng thưởng đến đại lý (được ủy quyền trả thưởng các giải thưởng từ giải nhất trở xuống) hoặc VPĐD của Công ty để nhận thưởng, thời gian trả thưởng cho khách hàng trúng thưởng chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị lĩnh thưởng của khách hàng. Các VPĐD tổng hợp vé số trúng thưởng gửi về Công ty để Phòng Phúc tra vé kiểm tra lại một lần nữa, nếu chính xác chuyển cho Phòng Kế toán - Tài vụ lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi theo yêu cầu của khách hàng sau khi trừ đi khoản thuế TNCN phải nộp theo quy định, trường hợp vé số bị rách, cạo sửa, vé giả,… Phòng Phúc tra vé chuyển trả lại cho đại lý hoặc VPĐD để thu hồi lại tiền thưởng đã chi trả.
đại lý xổ số, chi phí về vé xổ số, chi phí ủy quyền trả thưởng cho khách hàng trúng thưởng, chi phí quay số mở thưởng và chi cho công tác giám sát của Hội đồng giám sát xổ số, chi phí thông tin vé xổ số và quay số mở thưởng, kết quả mở thưởng): Chi phí này của Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên năm 2017 giảm 3.437.235.867 đồng, tương ứng giảm 5,44% so với năm 2016; năm 2018 tăng 5.220.897.066 đồng, tương ứng giảm 8,26%. Chi phí trực tiếp phát hành xổ số chủ yếu là chi phí hoa hồng đại lý cho các đại lý xổ số, chi phí về vé xổ số.
Quy trình ghi nhận chi phí hoa hồng đại lý cho các đại lý xổ số tại Công ty như sau:
Căn cứ vào hợp đồng đã ký giữa Công ty và đại lý xổ số trong đó có quy định hoa hồng đại lý được hưởng bằng 15% doanh thu vé xổ số kiến thiết đại lý bán được (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng và thuế tiêu thụ đặc biệt). Công ty chỉ thanh toán tiền hoa hồng đại lý sau khi đã hoàn tất việc xác nhận số lượng vé xổ số đại lý đã bán được trong kỳ và đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ kinh tế ghi tại hợp đồng. Đối với các đại lý xổ số là cá nhân hoặc hộ kinh doanh, Công ty thu thuế TNCN với mức 5% trên hoa hồng đại lý.
Quy trình ghi nhận chi phí về vé xổ số tại Công ty như sau:
Vé xổ số do Công ty đặt in tại cơ sở in có đủ điều kiện, đáp ứng yêu cầu bảo mật và phải an toàn trong hoạt động kinh doanh.
Phòng Kế toán - Tài vụ lập hồ sơ yêu cầu gồm các thông tin: Tóm tắt về gói thầu, chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất; tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá chỉ định thầu (trên cơ sở Chứng thư thẩm định giá do Công ty thuê đơn vị tư vấn lập).
Trên cơ sở hồ sơ yêu cầu, các nhà thầu gửi hồ sơ đề xuất về Phòng Kế toán - Tài vụ để thẩm định và lựa chọn nhà thầu đáp ứng đủ điều kiện trình BGĐ phê duyệt hồ sơ yêu cầu, xác định nhà thầu được đề nghị chỉ định thầu.
Công ty mời nhà thầu đến thương thảo, làm rõ hoặc sửa đổi, bổ sung các nội dung thông tin cần thiết của hồ sơ đề xuất nhằm chứng minh sự đáp ứng của nhà thầu theo yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm, tiến độ, khối lượng, chất lượng, giải pháp kỹ thuật và biện pháp tổ chức thực hiện gói thầu.
BGĐ ban hành quyết định chỉ định thầu, sau đó tiến hành ký kết hợp đồng với nhà thầu, trong đó xác định rõ số lượng vé xổ số in; các yêu cầu kỹ thuật đối với việc in vé xổ số; trách nhiệm, quyền lợi của các bên; cơ chế kiểm soát quá trình in để đảm bảo không để xảy ra gian lận; xử lý tranh chấp, bồi thường thiệt hại và các thỏa thuận khác để đáp ứng yêu cầu quản lý của các bên. Số lượng vé xổ số của từng đợt phát hành do Công ty xác định phù hợp với khả năng tiêu thụ, nhu cầu thị trường, khả năng quản lý và đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh theo quy định của Bộ Tài chính.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí này của Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên năm 2017 giảm 353.203.298 đồng, tương ứng giảm 1,18% so với năm 2016; năm 2018 tăng 3.961.884.269 đồng, tương ứng tăng 13,29%.
Quy trình hạch toán chi quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Phú Yên được thể hiện tại Phụ lục 3.
Sau khi xác định nhu cầu mua sắm CCDC, TSCĐ, dịch vụ khác, Phòng Kế toán - Tài vụ tiến hành lập đơn đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Nội dung chính của đơn đặt hàng gồm: Ngày, tháng, chủng loại vật tư, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đặc tính kỹ thuật, tên của phòng ban và người yêu cầu, người phê duyệt. Việc lựa chọn nhà cung cấp cần thường được căn cứ vào việc đánh giá nhà cung cấp qua các lần mua trước, theo các tiêu thức chủ yếu như giá cả và sự tin cậy lẫn nhau. Sau khi nhà cung cấp đã được xác định, Phòng Kế toán - Tài vụ tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện đặt hàng giao hàng và thanh toán, làm các thủ tục và ký hợp đồng hoặc nhận được sự đặt hàng từ nhà cung cấp theo các nội dung được yêu cầu. Một bản sao của đơn đặt
hàng và thông báo chấp thuận của nhà cung cấp được Phòng Kế toán - Tài vụ gửi đến bộ phận kế toán vật tư để bộ phận này theo dõi hàng nhập kho và làm các thủ tục thanh toán khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là đơn đặt hàng và nhà cung cấp phải được phê duyệt, đơn đặt hàng có đánh số thứ tự trước, ghi rõ chủng loại hàng, số lượng đơn giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng và các thông tin liên quan khác. Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm đối với số lượng hàng hóa mua vào công ty. Phải có báo giá từ nhiều nhà cung cấp và phải căn cứ vào thông tin về giá của các lần mua trước. Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng.
Nhận hàng, kiểm nghiệm và nhập kho được Phòng Tổ chức - Hành chính thực hiện và chịu trách nhiệm thể hiện trên biên bản giao nhận vật tư hàng hóa. Bước tiếp theo, Phòng Tổ chức - Hành chính giao thẳng đến bộ phận sử dụng.
Thủ tục kiểm soát đối với quá trình nhận hàng là Phòng Tổ chức - Hành chính đối chiếu số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hóa thực tế được chấp nhận với giấy đề nghị và phiếu giao hàng của nhà cung cấp. Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng, nếu có sự không phù hợp hoặc phát sinh thừa thiếu, bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến Lãnh đạo Công ty để xử lý và làm các thủ tục liên quan.
Sau khi thủ tục nhận hàng được thực hiện xong, bộ chứng từ nhận hàng và hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được chuyển đến Phòng Kế toán - Tài vụ để hạch toán và làm các thủ tục thanh toán. Kế toán công nợ ghi sổ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh.
Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ này là kế toán công nợ phải kiểm tra đối chiếu hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng, các chứng từ nhận hàng và phiếu nhập kho để đảm bảo hàng mua đúng với yêu cầu và các khoản thanh toán là hợp lệ và chính xác trước khi
hạch toán vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra và định khoản nghiệp vụ vào hóa đơn. Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào TK hàng tồn kho, hóa đơn còn dùng để ghi vào TK phải trả người bán.
Tùy thuộc phương thức thanh toán đã thỏa thuận trước, đến thời điểm thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành các thủ tục cần thiết để chuyển tiền vào tài khoản của nhà cung cấp hoặc chỉ thanh toán bằng tiền mặt.
Thủ tục kiểm soát khi thanh toán cho nhà cung cấp là ủy nhiệm chi, phiếu chi phải do đúng người có trách nhiệm, đủ thẩm quyền ký duyệt để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì người ký chứng từ chi phải khác với người thực hiện chức năng thanh toán. Các phiếu chi, ủy nhiệm chi phải được đánh số trước và cẩn thận trong khi kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng và phiếu chi không còn hiệu lực. Để ngăn ngừa các chứng từ gốc được sử dụng lại để chi lần tiếp theo, kế toán viết số phiếu chi lên các chứng từ gốc để nhận biết được là chứng từ đó đã có tại phiếu chi đó, hóa đơn đã thanh toán được đóng dấu “Đã thanh toán”. Thủ tục kiểm soát quan trọng trong khâu này là người ghi sổ các khoản chi tiền mặt để thanh toán cho việc mua hàng hóa hay dịch vụ thì không được giữ tiền mặt hoặc các tài sản khác được dùng để thanh toán.
Kiểm soát nội bộ không phải là mới đối với các nhà nghiên cứu, nhưng trên thực tế, vấn đề nhận thức và xây dựng kiểm soát nội bộ hiệu quả trong đơn vị đang còn là mới mẻ đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, đặc biệt là các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, tuy kiểm soát nội bộ là nội dung rất cần thiết để tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nhưng đối với nhà quản lý, nhất là đối với hoạt động quản trị, kiểm soát nội bộ vẫn còn là vấn đề cần thiết tìm hiểu để áp dụng.
Trên đây là toàn bộ quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí, tuy nhiên khi thiết lập các thủ tục kiểm soát cũng cần cân nhắc giữa chi phí
bỏ ra cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát phải nhỏ hơn lợi ích mà thủ tục đó mang lại, các sai phạm khi con người thực hiện các thủ tục kiểm soát như thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, kiểm soát nội bộ bị phá vỡ có khi thông đồng với bên ngoài hoặc nhân viên đơn vị. Vì vậy kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí nói riêng là vấn đề rất quan trọng và cần thiết.