7. Kết cấu của đề tài
2.3.2. Kết quả khảo sát về thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu và ch
phí tại Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên
Trong một doanh nghiệp môi trường kiểm soát được coi là yếu tố quan trọng nhất phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong doanh nghiệp, là nền tảng cho các bộ phận khác trong KSNB. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho hoạt động KSNB hữu hiệu mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động. Mặt khác, môi trường KSNB tốt cũng giúp cho BGĐ nhận thức được tầm quan trọng của KSNB.
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về môi trường kiểm soát được thể hiện tại Phụ lục 6.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức
Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước. Tiền lương của viên chức quản lý (chủ tịch, giám đốc, phó giám đốc, kiểm soát viên, kế toán trưởng) và NLĐ được hưởng dựa trên doanh thu thực hiện trong năm so với kế hoạch. Kế hoạch doanh thu năm sau luôn cao hơn năm trước. Tuy nhiên trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để đạt được doanh thu theo kế hoạch đề ra thì Lãnh đạo và NLĐ phải rất nổ lực. 38,6% NLĐ chịu nhiều sức ép từ phía BGĐ về việc hoàn thành các kế hoạch đã đề ra như doanh số, thị trường, thời gian làm việc,…và có tới 36,9% số NLĐ đồng ý hoàn toàn không có và ít có sự truyền đạt, hướng dẫn cụ thể về các yêu cầu cần thiết đối với các NLĐ mà họ phải tự nhận thức những hành vi nào được phép trong giới hạn công việc mà mình chịu trách nhiệm và không nắm rõ những hành vi nào là sai phạm, trái đạo đức theo quan điểm của lãnh đạo Công ty.
Công ty không có quy định bằng văn bản về việc NLĐ không được phép ro rỉ thông tin về chiến lược mở rộng kinh doanh của Công ty (với tỷ lệ 61,4%), do đó nhân viên có xu hướng sẵn sàng nghỉ việc và tiết lộ thông tin cho đối thủ để được nhận làm tại Công ty mới khi không hài lòng với các chính sách của Công ty cũ. Công ty không quy định cụ thể các mức phạt, hình
thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên nhận tiền để cá nhân, tổ chức không đủ điều kiện làm Đại lý xổ số (với tỷ lệ 66,7%), dẫn đến có một số trường hợp các đại lý xổ số chiếm dụng vốn, nợ đọng dây dưa kéo dài, không thu hồi được tiền nợ bán vé. 100% NLĐ đồng ý Công ty không có quy định mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên chấp nhận trả thưởng cho có vé xổ số không đủ điều kiện để trả thưởng hoặc nhận hoa hồng của nhà cung cấp để chấp nhận mua hàng không đúng quy cách theo đơn đặt hàng.
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức tại Công ty được xây dựng trên chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. Qua quá trình làm việc, tiếp xúc thực tế, quan sát và tổng hợp kết quả khảo sát tác giả nhận thấy rằng mô hình tổ chức của Công ty là hợp lý với 66,6% ý kiến hoàn toàn đồng ý về việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận tham gia vào quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí.
Tuy nhiên, về việc ban hành các văn bản quy định cụ thể về quyền hạn và trách nhiệm của từng phòng ban đối với từng hoạt động chưa được thực hiện cụ thể. Vẫn còn các trường hợp nhiệm vụ của các phòng bị chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau (với tỷ lệ 19,3%).
- Chính sách nhân sự và năng lực của nhân viên
Trong một doanh nghiệp, con người được xem là yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển, là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự sống còn của doanh nghiệp đó. Việc tuyển dụng được thực hiện khi Công ty có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực theo Kế hoạch nhân sự được Giám đốc trình UBND tỉnh phê duyệt từ đầu năm. Khảo sát cho thấy có 64,6% ý kiến đánh giá đồng ý về việc công ty có xây dựng chính sách nhân sự và quy trình tuyển dụng nhân viên, trong đó có 35,1% ý kiến nhân viên cho rằng việc tuyển dụng vẫn còn chưa minh bạch hoặc ít minh bạch. Điều này có thể dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, bỏ sót việc những nhân viên có năng lực và phẩm
chất tốt nhưng không được tuyển dụng. Hiện nay, công tác tuyển dụng tại Công ty đang thực hiện đúng quy trình, nhưng chưa tìm được nhiều nguồn nhân lực chất lượng cao. Vẫn còn một số trường hợp ưu tiên tuyển dụng người thân, người quen của BGĐ.
54,4% ý kiến nhân viên cho rằng việc bổ nhiệm nhân sự liên quan đến quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí chưa dựa trên kết quả làm việc lâu dài và năng lực chuyên môn của nhân viên.
Việc khen thưởng nhằm động viên khích lệ các tập thể, cá nhân của Công ty đạt được thành tích xuất sắc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và tích cực tham gia các hoạt động, phong trào được thực hiện nghiêm túc, đúng kỳ đã tạo ra động lực phấn đấu tốt trong nội bộ Công ty (với 71,9% ý kiến đồng ý).
Việc tính lương và thanh toán lương được thực hiện một cách rõ ràng, chi tiết. Các khoản chi lương, thưởng cho cán bộ, nhân viên được bộ phận kế toán phụ trách giải thích cặn kẽ mỗi khi nhận lương, thưởng và có văn bản thông báo cụ thể.
Các hành vi sai phạm đều được báo cáo về BGĐ, việc xử lý sai phạm được ghi nhận bằng biên bản và công bố đến toàn thể nhân viên trong Công ty để rút kinh nghiệm.
Về đánh giá rủi ro
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro được thể hiện tại Phụ lục 7.
Công ty đã thiết lập mục tiêu chiến lược chung về doanh thu, chi phí. Các mục tiêu chung này được cụ thể thành mục tiêu cho từng phòng ban có liên quan và phổ biến rộng rãi đến NLĐ bằng hình thức công bố tại các cuộc họp giao ban, họp định kỳ của Công ty. Việc thiết lập mục tiêu về doanh thu, chi phí được thực hiện vào tháng 11 hằng năm.
Với kết quả thực hiện doanh thu, chi phí đến tháng 11 của năm hiện tại, Phòng Kế toán - Tài vụ tổng hợp và báo cáo BGĐ. Khi nhận được báo cáo này, BGĐ triệu tập cuộc họp gồm các thành phần là lãnh đạo các phòng chức năng, trưởng các VPĐD, kế toán trưởng để cùng trao đổi và điều chỉnh cho phù hợp với quy định về mức tăng trưởng doanh thu hằng năm trước khi thông qua kế hoạch chính thức. Tuy nhiên, do cơ chế chung, lợi nhuận của Công ty phải tăng tối thiểu 10% so với năm trước. Vì vậy, Công ty luôn lấy tỷ lệ này làm chuẩn khi thiết lập mục tiêu về doanh thu, chi phí mà chưa xem xét đến năng lực về thị trường tiêu thụ và rủi ro trả thưởng với 100% ý kiến đồng ý.
Trên cơ sở các mục tiêu về doanh thu, chi phí đã được đặt ra, Công ty cần phải xây dựng nhiều mục tiêu và chiến lược để ứng phó với các rủi ro bên trong và bên ngoài Công ty ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí kế hoạch. Mặc dù, Công ty có thiết lập mục tiêu doanh thu, chi phí của Công ty cho những năm sắp tới nhưng vẫn có ý kiến cho rằng Công ty không thường xuyên nhận dạng và phân tích rủi ro từ môi trường bên trong ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của Công ty như: đại lý chiếm dụng vốn, không thanh toán; nhà cung cấp giao hàng không đúng yêu cầu theo đơn đặt hàng; nhân viên xử lý báo giá để che giấu báo giá của nhà cung cấp có điều kiện tốt hơn để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp còn lại (với 26,3% ý kiến đồng ý) và môi trường bên ngoài trong ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của Công ty như: sự thay đổi nhu cầu tiêu dùng của khách hàng; chính sách kinh doanh của đối thủ cạnh tranh (với 35,1% ý kiến đồng ý).
Bên cạnh đó, việc xây dựng các chiến lược phù hợp để nhận diện rủi ro phát sinh từ bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của Công ty cũng không được thực hiện quyết liệt với 22,8% ý kiến cho rằng hiện tại Công ty không có bộ phận dự báo và xử lý rủi ro riêng biệt và không xây
dựng cơ chế thích hợp để nhận diện các rủi ro phát sinh từ bên ngoài và bên trong ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của Công ty.
Về hoạt động kiểm soát
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát được thể hiện tại Phụ lục 8.
Công ty đang cố gắng mở rộng thị trường kinh doanh nhờ vào hệ thống đại lý phân bổ rộng khắp trên thị trường miền Trung để tăng doanh thu. Việc lựa chọn các cá nhân, tổ chức đủ điều kiện làm đại lý xổ số được Công ty thực hiện khá tốt, Công ty thực hiện việc ký hợp đồng nguyên tắc, ràng buộc quyền hạn và trách nhiệm của hai bên làm cơ sở để thực hiện và giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình giao dịch.
75,5 % ý kiến cho rằng Công ty không chú trọng đánh giá đại lý thông qua việc lập báo cáo doanh số tiêu thụ, tình hình thanh toán nợ phải thu định kỳ hằng quý làm cơ sở để những chính sách bán hàng phù hợp hơn nữa theo từng nhóm đại lý và loại bỏ những đại lý không đủ điều kiện (để nợ đọng, dây dưa kéo dài, khó thu hồi tiền). Hơn nữa, kết quả khảo sát cũng cho rằng Công ty thực hiện chưa tốt việc phân tích lợi nhuận theo từng loại hình xổ số để phân bổ nguồn lực cho hợp lý nhằm mang đến lợi nhuận cao cho Công ty (với 73,7% ý kiến đồng ý).
100% ý kiến đồng ý chức năng thu tiền và lập phiếu thu được thực hiện bởi hai nhân viên độc lập. Hằng ngày, nhân viên tại các VPĐD thu tiền nợ của các đại lý cấp I sau đó chuyển toàn bộ số tiền thu được cho kế toán để lập phiếu thu, ghi nhận nghiệp vụ mà không lập bảng kê nộp tiền kèm theo (với 77,2% ý kiến đồng ý). Tiền mặt thu được từ tiền nợ của các đại lý được Công ty bảo quản bằng két sắt. Công ty có quy định mức tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Theo đó, mỗi ngày sau khi trừ đi phần định mức tiền mặt còn được giữ lại theo quy định, số tiền còn lại được nộp vào tài khoản ngân hàng
của Công ty. Điều này giúp Công ty tránh được rủi ro thất thoát tiền trộm hoặc các hành vi gian lận của nhân viên.
Thủ quỹ thực hiện ghi chép sổ quỹ tiền mặt đúng quy định. Đồng thời, việc đối chiếu giữa sổ kế toán và tiền mặt thực tế được Công ty thực hiện đầy đủ. Các nghiệp vụ mua sắm đều được dựa trên cơ sở giấy đề nghị của bộ phận sử dụng, có sự phê duyệt của BGĐ, đảm bảo rằng hàng hóa được mua đúng lúc, đúng mục đích sử dụng, tránh lãng phí vì Công ty phải thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng cam kết bất kể hàng hóa đã được tiêu thụ hay chưa. Các trường hợp gói mua sắm có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên đều có báo giá cạnh tranh ít nhất là ba nhà cung cấp. Phòng Kế toán - Tài vụ chịu trách nhiệm thu thập và xử lý báo giá trình BGĐ phê duyệt chọn nhà cung cấp. Tuy nhiên, 77,2% ý kiến đồng ý Công ty không thực hiện lưu trữ, cập nhật thông tin của nhà cung cấp một cách thường xuyên để có nhiều sự lựa chọn, nhằm tìm kiếm nhà cung cấp với những điều kiện tốt nhất về giá cả, phương thức giao hàng, các khoản chiết khấu. Ngoài ra, Phòng Tổ chức - Hành chính không nhận được đơn đặt hàng đã được phê duyệt để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng từ nhà cung cấp mà chỉ đối chiếu dựa trên giấy đề nghị (với 75,4% ý kiến đồng ý).
Ngay sau khi nhận được hồ sơ mua hàng, Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và ghi nhận công nợ phải trả. Tuy nhiên, Công ty không quy định các chứng từ làm cơ sở thanh toán (hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hoá đơn, biên bản giao nhận hàng hóa,..) được chuyển về cho Kế toán ngay sau khi hoàn thành việc kiểm tra hàng hóa, do đó đôi khi xảy ra trường hợp hàng hóa mua sắm đã chuyển cho bộ phận sử dụng nhưng kế toán chưa nhận được đầy đủ hồ sơ mua hàng nên việc phản ánh giá trị hàng hóa mua sắm, công nợ phải trả không được kịp thời chính xác (với 77,2% ý kiến đồng ý).
Kế toán chỉ ghi nhận công nợ khách hàng mà không có nhiệm vụ theo dõi từng hóa đơn mua hàng. Bên cạnh đó, phần mềm kế toán không hỗ trợ thông báo các hóa đơn đến hạn thanh toán, công việc này được kế toán thực hiện thủ công.
Việc phân chia nhiệm vụ cho nhân viên có liên quan bảo đám tách biệt các chức năng: Xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo quản tài sản, cụ thể:
- Chức năng xét duyệt được thực hiện bởi BGĐ.
- Chức năng thực hiện do Phòng Tổ chức hàng chính đảm nhận. - Chức năng ghi nhận được thực hiện bởi nhân viên kế toán.
- Chức năng bảo vệ tài sản được thực hiện bởi các bộ phận sử dụng. 100% ý kiến đồng ý Công ty không thực hiện lập báo cáo mua sắm để theo dõi các đơn đặt hàng chưa thực hiện nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn. Công ty chưa thực hiện tốt việc đối chiếu công nợ vì hàng tháng Công ty không đối chiếu mà chờ cuối năm mới đối chiếu để phục vụ kiểm toán (với tỷ lệ 75,5% ý kiến đồng ý).
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về phần mềm kế toán được thể hiện tại Phụ lục 9.
Công tác kế toán tại Công ty được thực hiện hoàn toàn bằng máy tính. Khả nảng bảo mật của phần mềm khá tốt, yêu cầu mỗi nhân viên phải thực hiện khai báo đường truyền, user, password trước khi đăng nhập hệ thống. Kế toán trưởng là người có quyền cao nhất và thực hiện phân quyền cho từng nhân viên kế toán đảm bảo phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên.
Mỗi nhân viên được phép thao tác các chức năng xem, thêm, sửa, xóa trên chứng từ do mình thực hiện và xem chứng từ của nhân viên khác mà không được can thiệp vào chúng. Các kế toán viên phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chương trình, hệ thống tự động đánh số thứ tự cho chứng từ. Tuy nhiên, nhân viên có thể can thiệp vào việc đánh số chứng từ. Khi có các
nghiệp vụ cần xóa bỏ hoặc điều chỉnh, họ có thể chủ động thay đổi số chứng từ để tạo tính liên tục, tránh trường hợp bỏ trống số chứng từ. Nếu họ đánh số chứng từ trùng với số đã có, chương trình tự động hiển thị nội dung nghiệp vụ của số chứng từ cũ và không cho phép sử dụng số chừng từ này một lần nữa.
Vào bất kỳ thời điểm nào, kế toán tổng hợp cũng có thể tổng hợp số liệu, lập báo cáo nhanh theo yêu cầu của BGĐ.
Về thông tin và truyền thông
Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin và truyền thông được thể hiện tại Phụ lục 10.
Là đơn vị kinh doanh xổ số với hệ thống VPĐD và đại lý cấp I rải khắp khu vực miền Trung, hệ thống thông tin và truyền thông mang ý nghĩa rất lớn trong việc hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh tại Công ty, cũng như giúp các nhân viên hoàn thành chức năng nhiệm vụ được giao một cách tốt nhất. Công ty luôn chú trọng đến việc truyền thông với bên ngoài nhưng vẫn còn 47,7% ý kiến đánh giá Công ty chưa đáp ứng được việc quảng