7. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Giải pháp tăng cường môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty
Trong 5 yếu tố cấu thành KSNB, môi trường kiểm soát giữ vai trò quan trọng nhất trong 4 yếu tố còn lại. Vì nếu trong một môi trường kiểm soát không hiệu quả thì các thành phần khác dù có tốt cũng không phát huy được kết quả tốt.
Trong nội bộ Công ty luôn tồn tại mặt mạnh và yếu. Việc phân tích môi trường nội bộ của Công ty là rất cần thiết, là cơ sở để xây dựng những chiến lược tối ưu, tận dụng cơ hội và đối phó với nguy cơ từ bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, các yếu tố chủ yếu bên trong của doanh nghiệp, bao gồm:
- Ban hành chuẩn mực đạo đức: Công ty nên ban hành thành các văn bản những quy định về đạo đức hoặc sổ tay, hạn chế không sử dụng lời nói vì lời nói không mang tính ràng buộc, không đủ cơ sở để xử phạt khi vi phạm vấn đề đạo đức. Để mọi thành viên trong đơn vị là người chính trực, có đạo đức thì trước tiên bản thân nhà quản lý phải làm gương cho nhân viên về vấn đề này.
- Văn hóa tổ chức: Được xem là một nhận thức chỉ tồn tại trong một tổ chức chứ không phải trong một cá nhân. Văn hóa của tổ chức có liên quan
đến cách nhận thức và lối hành xử của các thành viên đối với bên trong và bên ngoài tổ chức đó. Văn hóa tổ chức trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến sự hoàn thành công việc, đến sự thỏa mãn của sáu mươi ba NLĐ, cũng như ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các nhân viên phải có quan hệ hoà đồng, thân ái, giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới phải tốt và dân chủ.
- Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế hợp lý đảm bảo cho công tác quản lý được triển khai chính xác, kịp thời hiệu quả. Cách sắp xếp bộ máy phòng ban của Công ty áp dụng mô hình trực tuyến chức năng, các quyết định quan trọng đều được hình thành ở cấp cao nhất và thực thi ở cấp thấp hơn, nhằm tạo ra sự thống nhất trong đội ngũ nhân viên, các mối quan hệ, các luồng thông tin giữa các công việc, các cấp được phát huy, tăng năng suất trong công việc. Đồng thời tuân thủ theo nguyên tắc một thủ trưởng. Và xác định các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn giữa những con người đảm nhận công việc là yếu tố quan trọng đạt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời, Công ty cần phải thường xuyên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để cắt bỏ hoặc bổ sung thêm các bộ phận, chức năng sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xây dựng chính sách nguồn nhân lực hợp lý: Trong quá trình xây dựng hệ thống KSNB, Công ty phải ưu tiên chính sách nguồn nhân lực lên hàng đầu vì hệ thống kiểm nội bộ được vận hành bởi chính nguồn nhân lực trong Công ty. Muốn có đội ngũ lao động đủ số lượng và chất lượng thì Công ty phải có chính sách đảm bảo và khuyến khích người lao động để tạo sự gắn bó của họ với doanh nghiệp chẳng hạn như văn bản hóa các quy định chi tiết về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật hay sa thải…. Đồng thời, doanh nghiệp cần có chính sách hỗ trợ, đào tạo nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ để vận hành các thủ tục của hệ
thống KSNB một cách hữu hiệu. Luân chuyển, bổ nhiệm nhân sự một cách khoa học: Việc phân bổ nhiệm vụ và luân chuyển nhân sự được thực hiện thông qua đánh giá quá trình phấn đấu của nhân viên về các khía cạnh như: sự nhiệt tình, khả năng xử lý công việc…
- Xác lập trách nhiệm, quyền hạn của mọi cấp bậc, nhân viên trong Công ty bằng văn bản cụ thể: Lập bảng mô tả công việc rõ ràng cho từng cấp bậc, từng nhân viên và được công khai trong nội bộ Công ty. Khi lập bảng mô tả công việc cần phải quy định rõ yêu cầu về kiến thức, chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức giúp đảm bảo công tác quản lý, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và mối quan hệ của họ với nhau cần thể chế hóa bằng văn bản, điều đó giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ gì và mức độ ảnh hưởng của họ đến người khác khi họ không hoàn thành công việc. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp có thể tránh được các lỗi vô ý hay cố ý, hạn chế việc đùn đẩy trách nhiệm, có căn cứ để xử phạt khi sai phạm.
- Ngoài việc thu thập thông tin từ các báo cáo thường xuyên, định kỳ của các phòng nghiệp vụ, BGĐ cần thường xuyên kiểm tra, giám sát trực tiếp việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ, kịp thời chỉ đạo các hoạt động liên quan đến tình hình doanh thu, chi phí của Công ty, tìm hiểu giải quyết ngay những công việc tồn đọng hoặc được phản ảnh. Thường xuyên tiếp xúc với NLĐ trong Công ty để tạo ra môi trường giao tiếp gần gũi, thân thiện tạo điều kiện cho nhân viên mạnh dạn đóng góp ý kiến, phát huy tính dân chủ trong doanh nghiệp.