7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Giải pháp tăng cường thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát tại đơn vị. Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin đảm bảo các yêu cầu về chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật chính xác và truy cập thuận tiện là điều mà lãnh đạo Công ty cần quan tâm thực hiện.
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc nắm bắt chiến lược kinh doanh của đối thủ là nhân tố quan trọng giúp Công ty nâng cao vị
thế của mình. Công ty cần thiết lập kênh thu thập thông tin dựa trên cơ sở là các VPĐD và hệ thống các đại lý cấp I, Phòng Kế hoạch phát hành và Phòng Kế toán - Tài vụ có trách nhiệm chủ trì tiếp nhận thông tin, tiến hành phân tích, đánh giá thông tin báo cáo BGĐ để có những chiến lược “đi tắc, đón đầu” so với đối thủ cạnh tranh. Đồng thời giải pháp không thể thiếu để giúp cho việc truyền thông bên trong đơn vị trôi chảy là mô tả cụ thể công việc của từng vị trí để giúp nhân viên nắm bắt chức năng nhiệm vụ của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và chức năng nhiệm vụ của các nhân viên còn lại, góp phần tăng tính kiểm soát lẫn nhau.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần thiết kế mục “Dành riêng cho nhà cung cấp” trên địa chỉ website của Công ty để tạo kênh tiếp nhận thông tin từ các nhà cung cấp, các thông tin này được lưu trữ trên website trong thời gian ít nhất hai tháng. Phòng Kế toán - Tài vụ dựa trên thông tin có được từ website tiến hành sàn lọc, cập nhật danh sách nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn phục vụ công tác mua hàng.
Các quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, một số quy trình, quy định đã được Công ty ban hành thì cần tập hợp lại, xây dựng thành một hệ thống các sơ đồ kiểm soát nghiệp vụ liên quan đến quy trình ghi nhận doanh thu, chi phí và luân chuyển chứng từ kế toán để tăng tính trực quan, cụ thể thuận lợi cho quá trình thực thi nhiệm vụ của các đối tượng có liên quan và hoạt động kiểm soát của lãnh đạo.
Sử dụng kỹ thuật phân tích doanh thu và chi phí tại Công ty nhằm giúp cho lãnh đạo Công ty có được thông tin kịp thời về kết quả hoạt động tài chính của Công ty để làm căn cứ đề ra các quyết định đúng đắn; có thể sử dụng phương pháp so sánh tỷ trọng doanh thu, chi phí thực tế với kế hoạch đã được xây dựng và đối chiếu với cùng kỳ các năm trước; qua đó kịp thời phát hiện các nội dung diễn ra không bình thường theo như dự kiến trong hoạt động tài chính,
tìm ra nguyên nhân để có sự điều chỉnh kịp thời đảm bảo cho đơn vị hoàn thành nhiệm vụ được giao, tiết kiệm chi phí, tăng thu nhập cho NLĐ.