7. Kết cấu của đề tài
2.4. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU
CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT PHÚ YÊN 2.4.1. Môi trường kiểm soát nội bộ
2.4.1.1. Ưu điểm
Môi trường kiểm soát của Công ty có đầy đủ các yếu tố cấu thành và các quy tắc đạo đức ứng xử được Công ty phổ biến rộng rãi, BGĐ luôn luôn lắng nghe và cố gắng xây dựng một môi trường làm việc thoải mái, dân chủ. Công ty đã thiết lập yêu cầu về sự tuân thủ quy định trong việc bảo vệ tài sản có liên quan đến quy trình ghi nhận doanh thu như tiền thu được từ bán vé xổ số, yêu cầu về sự tuân thủ trong việc tiêu thụ vé xổ số. Bên cạnh đó, BGĐ có quan điểm kiểm soát chặt chẽ quy trình ghi nhận chi phí. Điều này giúp Công ty quản lý tốt doanh thu và hạn chế các khoản chi phí không đúng chế độ quy định.
Về cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp, có xây dựng bảng mô tả công việc cho mỗi đơn vị trực thuộc, nhằm phân chia trách nhiệm được thực hiện chi tiết, cụ thể, tình trạng trùng lắp và chồng chéo được hạn chế.
Quy trình tuyển dụng tương đối rõ ràng, năng lực của người được tuyển dụng, quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ cho từng loại công việc. Công ty thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao trình độ chuyên môn cho NLĐ giúp họ hiểu rõ quy trình ghi nhận doanh thu, chi phí để thực hiện theo đúng quy định.
Những sai phạm trong quá trình ghi nhận doanh thu và chi phí được báo cáo sớm với BGĐ để có hướng xử lý kịp thời, đồng thời hình thức kỷ luật cũng được công bố trong toàn Công ty để rút kinh nghiệm.
Chính sách khen thưởng cho những cá nhân, tập thể đạt thành tích tốt trong công tác quản lý, phục vụ được xây dựng rõ ràng. Bên cạnh đó, các quy định xử lý kỷ luật đối với người lao động sai phạm cũng được ban hành thành văn bản cụ thể.
Công tác tài chính, chế độ chính sách cho người lao động được công khai, rõ ràng và minh bạch.
2.4.1.2. Nhược điểm
Công ty vẫn còn tồn tại áp lực về doanh thu, dẫn đến rủi ro phát sinh các gian lận của nhân viên trong việc tuân thủ quy định, gây khó khăn cho việc điều hành, giám sát.
Các yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức đối với nhân viên chưa được xác định và thể hiện cụ thể trong văn bản, gồm: Không quy định mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên chấp nhận trả thưởng cho các vé xổ số không đủ điều kiện để trả thưởng hoặc nhận hoa hồng của nhà cung cấp để chấp nhận mua hàng không đúng quy cách theo đơn đặt hàng.
Công ty chưa quy định việc bảo mật thông tin về chiến lược mở rộng kinh doanh của Công ty.
Còn tồn tại thói quen tuyển người thân, quen của BGĐ, mặc dù trình độ chuyên môn không phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này dẫn đến hiệu quả xử lý công việc không cao, thường xảy ra sai sót.
Việc luân chuyển bổ nhiệm nhân sự chưa mang tính khoa học, còn mang tính cảm tính, chỉ dựa vào kết quả làm việc tạm thời của nhân viên, chưa xét đến quá trình phấn đầu và trình độ chuyên môn của nhân viên.
Cơ cấu tổ chức vẫn có sự chồng chéo về chức năng của các phòng dẫn đến việc đùn đẩy trách nhiệm cho nhau ở các phòng ban, làm ảnh hưởng đến hiệu quả chung của tổng thể doanh nghiệp.
Một số người lao động trong đơn vị vẫn còn thiếu quan tâm và tìm hiểu những quy định và hoạt động Công ty dẫn đến tình trạng nhận thức chưa đúng đắn, hiểu sai chính sách, có hành vi gian lận, biển thủ tài sản, nhận hối lộ, gây mất đoàn kết.
2.4.2. Đánh giá rủi ro
2.4.2.1. Ưu điểm
Công ty quan tâm đến công tác nhận diện và phổ biến các rủi ro bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí. BGĐ và lãnh đạo các phòng ban thường xuyên trao đổi để đánh giá các mặt thuận lợi và khó khăn ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu chung về doanh thu và chi phí của toàn Công ty. Điều này được phổ biến đến tất cả NLĐ thông qua các cuộc họp nội bộ, website Công ty. Ngoài ra, Công ty cũng xây dựng các tiêu chí định lượng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu về doanh thu và chi phí, cập nhật thường xuyên các thông tin mới về điều kiện kinh doanh, luật pháp và công ty cạnh tranh ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí kế hoạch.
Quá trình thiết lập mục tiêu chiến lược chung về doanh thu, chi phí của Công ty có sự tham gia của đầy đủ các thành phần chủ chốt. Mục tiêu chung về doanh thu, chi phí cũng được cụ thể hóa thành mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban liên quan.
2.4.2.2. Nhược điểm
Việc thiết lập mục tiêu về doanh thu, chi phí không hoàn toàn dựa trên năng lực thị trường tiêu thụ, rủi ro trả thưởng mà chủ yếu dựa vào quy định chung về mức tăng trưởng lợi nhuận của Công ty.
Công ty đã có cơ chế nhận dạng một số rủi ro có thể xảy ra liên quan đến quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí. Tuy nhiên, việc nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kết quả thực hiện để liệt kê những sự kiện tiêu cực đã xảy ra
ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí của Công ty. Thêm vào đó, công tác nhận diện rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí chủ yếu tập trung vào các hoạt động quản lý tài sản, tài chính kế toán... Các phương pháp đánh giá và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí vẫn còn mang nhiều cảm tính, dẫn đến các biện pháp đối phó rủi ro thường ít hiệu quả, đa phần là khắc phục hậu quả hơn là chủ động phòng ngừa.
Đội ngũ nhân viên thiếu chuyên môn, kinh nghiệm về đánh giá và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí là một trong những nhược điểm khiến công tác này không được thực hiện tốt. Công tác đánh giá rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí chưa được chú trọng dẫn đến việc không lường trước được mức độ tác động của rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí làm ảnh hưởng công tác triển khai các kế hoạch thực hiện.
Ngoài ra, Công ty chưa xây dựng được bộ phận dự báo và xử lý rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí riêng biệt, do đó không nhận dạng được rủi ro tiềm tàng trong quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí. Vì vậy, Công ty không đánh giá được khả năng có thể xảy ra rủi ro như thế nào, cũng không ước lượng được những tổn thất mà Công ty sẽ phải gánh chịu nếu rủi ro xảy ra.
Trong các cuộc họp tại Công ty, thành phần tham gia chủ yếu là BGĐ và lãnh đạo các Phòng ban. Khi nhận được thông tin, lãnh đạo các Phòng ban không phổ biến đầy đủ nội dung cuộc họp đến nhân viên dẫn đến tình trạng mơ hồ về mục tiêu, chưa nhận thức rõ về các rủi ro và chưa có ý thức đối phó với rủi ro ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí trong Công ty.
2.4.3. Hoạt động kiểm soát
2.4.3.1. Ưu điểm
Nhìn chung, Công ty đã đạt được những kết quả nhất định trong việc thiết lập các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm bớt khả năng xảy ra sai sót, gian lận trong quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí:
- Quy định định mức tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
- Bộ phận kế toán và thủ quỹ thực hiện đối chiếu, kiểm kê quỹ tiền mặt với sổ kế toán và sổ quỹ tiền mặt vào cuối tháng.
Các quy trình hoạt động được xây dựng tương đối rõ ràng, đầy đủ thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của các bên liên quan.
Đảm bảo được nguyên tắc phân công, phân nhiệm, Phòng Kế toán – Tài vụ không có tình trạng kiêm nhiệm các chức năng xét duyệt, thực hiện, ghi chép và quản lý tài sản.
Hoạt động mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản rõ ràng, minh bạch. Công tác kiểm tra, đối chiếu giữa tài sản thực tế với sổ kế toán chi tiết được thực hiện thường xuyên.
Phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng đã đảm bảo các tiêu chí giúp kiểm soát hoạt động ghi chép và tổng hợp số liệu tại Công ty.
2.4.3.2. Nhược điểm
Công ty không chú trọng đánh giá đại lý thông qua việc lập báo cáo doanh số tiêu thụ, tình hình thanh toán nợ phải thu và chưa thực hiện tốt việc phân tích lợi nhuận theo từng loại hình xổ số.
Không thực hiện lưu trữ, cập nhật thông tin của nhà cung cấp. Phòng Tổ chức - Hành chính không nhận được đơn đặt hàng đã được phê duyệt để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng từ nhà cung cấp mà chỉ đối chiếu dựa trên giấy đề nghị.
Không quy định các chứng từ được chuyển về cho kế toán ngay sau khi hoàn thành việc kiểm tra hàng hóa.
Kế toán chỉ ghi nhận công nợ khách hàng mà không có nhiệm vụ theo dõi từng hóa đơn mua hàng.
Công ty không thực hiện lập báo cáo mua sắm để theo dõi các đơn đặt hàng chưa thực hiện nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn và chưa thực hiện tốt việc đối chiếu công nợ.
2.4.4. Thông tin và truyền thông
2.4.4.1. Ưu điểm
Thông tin và truyền thông được quan tâm và thực hiện khá tốt. Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thông tin và truyền thông nên việc truyền thông tin đến tất cả NLĐ trở nên thuận tiện hơn.
Công ty có trang mạng riêng để phục vụ cho công tác chỉ đạo và báo cáo. Trang thông tin nội bộ của Công ty sử dụng tốt, các thông tin mới được triển khai đến các đơn vị trực thuộc bằng văn bản và được theo dõi kịp thời.
Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể của quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên.
2.4.4.2. Nhược điểm
Trang thông tin nội bộ hoạt động hiệu quả, nhưng trong quá trình trao đổi thông tin vẫn còn tràn lan với nhiều tin trong cùng một nội dung dẫn đến tình trạng trùng lắp thông tin khiến cho thư mục này bị rối và mất thời gian xóa. Thông tin giữa cấp trên và cấp dưới, từ đơn vị này sang đơn vị khác có lúc bị truyền tải sai lệch.
Vào khoảng tháng 10 hằng năm, Phòng Kế toán - Tài vụ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hoạt động xổ số kiến thiết của năm tiếp theo trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê duyệt, đây là cơ sở để Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định việc đầu tư xây dựng cơ bản trên địa bàn tỉnh từ nguồn thu hoạt động xổ sổ, tuy nhiên việc sử dụng các kỹ thuật phân tích về doanh thu, chi phí để xây dựng cho năm kế hoạch tại Công ty chưa được thực hiện tốt.
Đối với việc truyền thông với bên ngoài, Công ty chưa đáp ứng được việc quảng bá hình ảnh Công ty, điều này gây ảnh hưởng đến việc tăng doanh thu của Công ty. Những thông tin tiếp nhận vẫn còn nhiều vấn đề chưa được xử lý triệt để và thông tin phản hồi vẫn chưa thỏa đáng và Công ty chưa lập cụ thể sơ đồ mô tả các hoạt động của quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí để giúp các nhân viên có liên quan nắm bắt các bước xử lý công việc của mình.
Bên cạnh đó Công ty cũng chưa có kênh tiếp nhận các thông tin từ nhà cung cấp hay thu thập thông tin từ các đối thủ cạnh tranh, trong khi đây là điều quan trọng để tạo nên sự thành công trong việc đạt được mục tiêu về doanh thu, chi phí.
Công tác lưu trữ hồ sơ, trưởng, phó các đơn vị trực thuộc hiện tại còn chưa được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học.
2.4.5. Giám sát
2.4.5.1. Ưu điểm
Ban kiểm soát thường xuyên kiểm tra sự tuân thủ quy định trong các hoạt động của quy trình ghi nhận doanh thu và chi phí tại Công ty.
Các nội dung kiểm tra, giám sát được báo cáo đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo.
Các hoạt động liên quan đến quay số mở thưởng, xác định vé xổ số tiêu thụ, vé hủy được giám sát chặt chẽ bởi Hội đồng giám sát xổ số kiến thiết Phú Yên.
Chất lượng công tác của nhân viên được đánh giá hằng tháng, góp phần đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu chung.
2.4.5.2. Nhược điểm
Ban kiểm soát hoạt động chưa hiệu quả, trong đó chưa chú trọng đến tính xác thực của các nghiệp vụ kinh tế, đặc biệt là các khoản chi phí mua sắm.
Công ty không quy định nhân viên lập bảng thống kê công việc hằng ngày để nắm bắt tình hình thực hiện các nhiệm vụ mà nhân viên được giao nhằm có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời.
Không thường xuyên xem xét, đánh giá sự phù hợp của các hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu hoạt động kinh doanh xổ số của Công ty.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 của luận văn, tác giả đã trình bày 3 nội dung sau:
- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên.
- Thực trạng doanh thu và chi phí tại Công TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên giai đoạn 2016 – 2018.
- Kết quả khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí tại Công TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên.
Việc khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ các khoản doanh thu và chi phí tại Công ty cho thấy các yếu tố này đã góp phần quan trọng cho việc kiểm soát doanh thu và chi phí tại Công ty. Tuy nhiên, cũng cần đánh giá khách quan rằng cơ cấu và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty chưa phù hợp với mục tiêu đặt ra cho chính hệ thống này. Từ đó, làm cơ sở để tác giả đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường các thủ tục kiểm soát nội bộ doanh thu và chi phí tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên trong chương 3.
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT PHÚ YÊN.
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN DOANH THU VÀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT PHÚ YÊN
Xuất phát từ thói quen chơi vé số đối với người dân miền Trung mua vé số với hình thức “cầu may” nhiều hơn so với khu vực miền Bắc. Với lượng vé bán ra chủ yếu ở khu vực miền Trung, việc nghiên cứu, phát triển và mở rộng thêm địa bàn phân phối vé về các tỉnh vùng sâu, vùng xa là rất khó khăn,… Bên cạnh đó, đa số là dân lao động, công nhân, người buôn bán, thanh niên tham gia mua và chơi vé số nhiều hơn vì họ muốn tìm kiếm một sự may mắn, một cơ hội đổi đời nên sẽ ảnh hưởng đến việc xác định nhu cầu đầu ra của sản lượng vé phát hành, xác định quy mô thị trường của Công ty.
Các nhân tố chính trị, luật pháp cũng tác động lớn đến mức độ của các cơ hội và đe dọa hoạt động của Công ty như quy định pháp lý về hoạt động kinh doanh cho ngành xổ số, Bộ Tài chính khống chế về số lượng phát hành vé hàng năm nhưng lại tăng chỉ tiêu nộp ngân sách lên mỗi năm, mức nộp thuế TNCN đối với người trúng thưởng,… làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ khó khăn hơn.
QUAN ĐIỂM TĂNG CƯỜNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT PHÚ YÊN