7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Phú Yên được thể hiện ở sơ đồ tại Phụ lục 1.
Nhiệm vụ, chức năng của Chủ tịch Công ty, Ban Kiểm soát, BGĐ, các Phòng, VPĐD như sau:
doanh và kế hoạch đầu tư phát triển 5 năm, trình UBND tỉnh phê duyệt; phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển hằng năm của Công ty và gửi quyết định đến chủ sở hữu, các Sở, ngành liên quan để tổng hợp, giám sát; quyết định hoặc ủy quyền Giám đốc quyết định dự án đầu tư, hợp đồng vay, mua, bán tài sản; chịu trách nhiệm quản lý và điều hành Công ty tuân thủ đúng quy định của pháp luật và các quyết định của chủ sở hữu Công ty; quản lý sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn có hiệu quả.[29]
+ Ban Kiểm soát nội bộ: Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát một số văn bản hiện hành, chương trình, kế hoạch và các ý kiến chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Công ty. Cùng tổ kiểm kê kiểm tra vé trúng thưởng các đơn vị đã trả thưởng sau công tác phúc tra vé; kết luận, kiến nghị đưa ra các giải pháp để các đơn vị trả thưởng và bộ phận phúc tra vé sửa đổi, khắc phục.
+ Kiểm soát viên: Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của Chủ tịch công ty và Giám đốc trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lý điều hành công việc kinh doanh của công ty; thẩm định BCTC, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh giá công tác quản lý và các báo cáo khác; kiến nghị chủ sở hữu Công ty các giải pháp sửa đổi, bổ sung, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh của Công ty.
+ Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của đơn vị; quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty; tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch đầu tư phát triển và kế hoạch tài chính hằng năm của Công ty.[29]
Hàng tháng, tổ chức họp giao ban toàn Công ty, gồm: BGĐ, các trưởng phòng, các trưởng VPĐD, mời Chủ tịch Công đoàn cơ sở để cùng nghe đánh giá tình hình thực hiện trong tháng về kết quả kinh doanh và bàn biện pháp thực hiện nhiệm vụ tháng tới nhằm tập trung hoàn thành nhiệm vụ
kế hoạch đề ra.
+ Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc; chủ động thực hiện các công việc trong phạm vi được phân công, thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc khi được ủy quyền.
+ Phòng Kế hoạch – Phát hành: Thường xuyên theo dõi bám sát thị trường tổng hợp những biến động thị trường, tình hình tiêu thụ vé xổ số của đại lý và các công ty xổ số kiến thiết khu vực để tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong công tác điều tiết và phân phối vé trên thị trường đảm bảo kịp thời. Quan tâm và giữ vững vị thế và thị phần tiêu thụ vé xổ số của Công ty trong khu vực, các địa bàn đang là thế mạnh của Công ty. Thường xuyên tổ chức kiểm tra, nhắc nhở các đại lý thực hiện theo đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao ý thức chấp hành pháp luật của các đại lý, đảm bảo hoạt động xổ số thực sự lành mạnh, hiệu quả.
+ Phòng Kế toán - Tài vụ: Xây dựng kế hoạch tài chính năm, xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch của viên chức quản lý và NLĐ Công ty, thực hiện đúng các quy định của pháp luật về chi trả tỷ lệ hoa hồng đại lý, kỳ hạn trả nợ, tỷ lệ đảm bảo nghĩa vụ thanh toán của đại lý; tuân thủ đúng nguyên tắc, chế độ pháp luật quy định về quản lý thu chi tiền của đại lý vé xổ số, người trúng thưởng và các đối tượng khác liên quan; lập báo cáo quyết toán tài chính kịp thời chính xác và đầy đủ, thực hiện công khai tài chính tại Hội nghị người lao động đầu năm và công khai một số chỉ tiêu trên website Công ty; thực hiện nghiêm theo Luật Kế toán, Luật thống kê của Nhà nước; thường xuyên theo dõi và cập nhật kịp thời các quy định của Nhà nước, các Thông tư, văn bản hướng dẫn của Bộ, ngành tham mưu cho Ban lãnh đạo về tình hình tài chính và chế độ, chính sách tài chính Nhà nước mới nhằm giúp Ban lãnh đạo công ty đề ra biện pháp thực hiện kịp thời, đảm bảo việc quản lý hoạt
động kinh doanh của Công ty phù hợp với quy định của Pháp luật.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính: Thực hiện công tác tham mưu về tổ chức cán bộ đảm bảo tính công khai, minh bạch, dân chủ và đảm bảo đúng trình tự thủ tục quy định. Thực hiện công khai quy hoạch bổ nhiệm cán bộ. Tiếp nhận, luân chuyển, điều động nội bộ giữa các phòng, ban, VPĐD nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu kinh doanh của Công ty. Tham mưu cho BGĐ tuyển dụng, nâng bậc lương, khen thưởng và thực hiện các chế độ chính sách cho NLĐ kịp thời, đúng quy định pháp luật, Quy chế và Điều lệ công ty,… cùng phối hợp với các phòng có liên quan tổ chức mua sắm tài sản, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động kinh doanh đúng quy định.
+ Phòng Phúc tra vé: Thực hiện công tác phúc tra vé xổ số trúng thưởng tại các đơn vị trả thưởng, bảo quản, lưu trữ đảm bảo đúng quy định. Thực hiện việc kiểm đếm vé vé xổ số thanh huỷ đúng quy trình, tổ chức vận chuyển đến kho bảo quản vé xổ số thanh huỷ đảm bảo. Phối hợp cùng các văn phòng đại diện trả thưởng giải thưởng có giá trị lớn cho người trúng thưởng vé xổ đảm bảo chính xác.
+ Văn phòng đại diện: Thực hiện công tác phát hành, thu hồi vé xổ số bán không hết, theo dõi công nợ, trả thưởng vé trúng thưởng cho khách hàng… bám sát địa bàn được phân công để phản ánh cho lãnh đạo Công ty xử lý kịp thời những khó khăn, vướng mắc. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng, đối với đại lý xổ số luôn quan tâm và đảm bảo quyền lợi trong giao dịch, thực hiện thu, thanh toán và chi trả kịp thời, đầy đủ các chi phí theo đúng quy định của nhà nước; điều hành giải quyết công việc hợp lý, đồng thời thường xuyên quan tâm như thăm hỏi, động viên kịp thời đại lý lúc gặp khó khăn, động viên các đại lý phấn đấu đạt doanh thu và tỷ lệ tiêu thụ cao.