7. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Giải pháp tăng cường hoạt động kiểm soát
Dựa trên cơ sở phân tích các rủi ro có thể xảy ra, Công ty cần bổ sung các thủ tục kiểm soát sau đây để tăng cường tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát đối với doanh thu và chi phí:
Cuối mỗi quý, Phòng Kế hoạch phát hành kết hợp với Phòng Kế toán - Tài vụ lập báo cáo doanh số làm cơ sở để có những chính sách bán hàng hợp lý: - Đối với những đại lý có doanh số cao và thời gian thanh toán tiền sớm: Công ty nên có chính sách ưu đãi về định mức, chiết khấu, phúc lợi kèm theo để gia tăng doanh thu bán hàng cho Công ty.
- Đối với những đại lý có thời gian trả tiền chậm và doanh thu thấp, có thể cân nhắc về định mức và đôn đốc việc thanh toán tiền đúng thời hạn hoặc có những chính sách kích thích tiệu thụ.
Công ty cũng cần phân tích lợi nhuận kinh doanh xổ số để đánh giá lợi nhuận mà từng loại hình kinh doanh đem đến cho Công ty.
Phòng Kế toán - Tài vụ cần thường xuyên cập nhật, lưu trữ hồ sơ của nhà cung cấp. Hồ sơ này được lập theo tiêu chí: Chủng loại, chất lượng hàng hóa, chính sách chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại,...Danh sách này là cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp khi đơn vị có nhu cầu mua sắm hàng hóa, rút ngắn thời gian mua hàng.
Chuyển đơn đặt hàng đã được phê duyệt cho Phòng Tổ chức - Hành chính để làm căn cứ đối chiếu khi nhận hàng từ nhà cung cấp đảm bảo hàng nhận được đúng quy cách, chất lượng, đủ về số lượng.
Chuyển các chứng từ thanh toán về kế toán ngay sau khi hoàn thành việc kiểm tra hàng hóa, đặc biệt là đối với các nghiệp vụ mua hàng vào những ngày cuối tháng, quý hoặc cuối năm tài chính. Việc ghi nhận chậm trễ ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính, kế toán của đơn vị.
Thủ tục đối chiếu công nợ với nhà cung cấp cần được thực hiện thường xuyên, giúp phát hiện những gian lận và sai sót nếu có. Đối với nhà cung cấp phát sinh công nợ lớn, thường xuyên (từ 50 triệu đồng trở lên), Công ty nên thực hiện đối chiếu hàng tháng. Đối với nhà cung cấp phát sinh nhỏ, Công ty có thể đối chiếu hàng quý, hình thức đối chiếu có thể là email hoặc điện thoại. Việc ký biên bản xác nhận nên được thực hiện với tất cả các nhà cung cấp định kỳ sáu tháng và cuối năm. Công việc đối chiếu và xác nhận công nợ sẽ được thực hiện bởi kế toán để có những điều chỉnh kịp thời.
Lập báo cáo nhận hàng để theo dõi các đơn hàng chưa thực hiện nhằm đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng hạn. Việc lập báo cáo được thực hiện bởi Phòng Tổ chức - Hành chính.
Báo cáo được chuyển đến Phòng Kế toán - Tài vụ để theo dõi, đôn đốc nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn cam kết. Ngoài ra, báo cáo này cũng sẽ giúp cho Phòng Kế toán - Tài vụ đánh giá lại uy tín của nhà cung cấp trong danh sách và cập nhật lại danh sách, có thể thay thế những nhà cung cấp không đảm bảo yêu cầu bằng nhà cung cấp mới.