7. Kết cấu của đề tài
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Kế toán - Tài vụ thực hiện các chức năng như: Tổ chức hạch toán kế toán theo hệ thống sổ sách kế toán do nhà nước quy định, lập BCTC và quyết toán định kỳ cũng như đột xuất cho cấp trên khi cần; lập kế hoạch thu, chi tài chính; tổng hợp tình hình kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế nhằm báo cáo kịp thời cho lãnh đạo điều hành kinh doanh; chuẩn bị vốn phục vụ chi trả thưởng được kịp thời cho khách hàng nhằm tạo uy tín cho Công ty vì đối với ngành xổ số kiến thiết chi phí về trả thưởng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí, trên 50% doanh thu bán vé; giải quyết các chế độ lương, thưởng ... cho người lao động, tổ chức ghi chép, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ....
Xuất phát từ các chức năng chính của Phòng Kế toán - Tài vụ, bộ máy kế toán của Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên gồm 06 người. Chức năng nhiệm vụ của từng người như sau:
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm quản lý tài chính và tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán của toàn công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm kiểm tra các công việc hạch toán hàng ngày, kiểm tra việc thực hiện các chế độ kế toán, hướng dẫn nhân viên kế toán trong việc thực hiện các chính sách,... theo quy định của nhà nước.
- Phó trưởng phòng kiêm kế toán tổng hợp: Là người giúp việc cho kế toán trưởng, thực hiện phần hành kế toán tổng hợp (lập bảng cân đối tài khoản, lập các BCTC, lập các báo cáo thuế), chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính, tổ chức hạch toán kế toán và quản lý tài chính toàn công ty.
- Phó trưởng phòng kiêm kế toán CCDC, TSCĐ: Theo dõi và hạch toán kế toán phần hành có liên quan đến CCDC, TSCĐ của toàn công ty.
- Kế toán thanh toán, thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi và hạch toán kế toán các phần hành có liên quan đến việc thanh toán tiền mặt của công ty.
- Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty, đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ với các cơ quan, cá nhân có liên quan; thanh toán tiền gửi ngân hàng.
- Kế toán trả thưởng: Theo dõi tình hình trả thưởng của toàn công ty đối với khách hàng.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Phú Yên
Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty
Về đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán, Công ty dùng hình thức chứng từ ghi sổ. Hiện nay, công tác hạch toán được thực hiện bằng máy vi tính thông qua phần mềm kế toán Bravo. Vì thế, các phần việc trung gian sau khi định
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán CCDC, TSCĐ Kế toán thanh toán, thu chi tiền mặt. Kế toán công nợ, TGNH Kế toán trả thưởng Kế toán tổng hợp
khoản và nhập số liệu từ chứng từ gốc như phân loại, vào sổ chi tiết, lên bảng cân đối thử, bảng cân đối số phát sinh... sẽ được máy tính xử lý và thực hiện để từ đó có thể in ra các sổ báo cáo kế toán theo yêu cầu quản lý.
Sau đây là các sổ kế toán mà các Công ty thường dùng:
- Sổ kế toán chi tiết: Do đặc thù nên Công ty mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh, các loại sổ chi tiết công ty sử dụng, bao gồm: Sổ quỹ của kế toán tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng, sổ theo dõi tài khoản phải thu khách hàng (sổ này được mở mỗi tháng một quyển, mỗi đại lý được theo dõi trên một trang sổ), sổ theo dõi nhập xuất kho các loại vé xổ số kiến thiết của thủ kho, sổ theo dõi nhập xuất kho các loại vé xổ số kiến thiết của kế toán, sổ theo dõi công cụ lao động của thủ kho, sổ theo dõi công cụ lao động của kế toán, sổ theo dõi doanh thu, chi phí trả thưởng các loại vé xổ số kiến thiết, thẻ tài sản cố định...
- Sổ kế toán tổng hợp: Công ty sử dụng 2 sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký), sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh. Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán.
* Ghi chú:
:Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH MTV XSKT Phú Yên Phần mềm Chứng từ gốc Phần mềm Kế toán Phần mềm Kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các BCTC. Các BCTC được lập trên máy tính dựa trên số liệu của chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp thực hiện.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.
Về đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhìn chung, Công ty sử dụng hệ thống tài khoản như các công ty khác.
Về đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán, trong hệ thống BCTC được Bộ Tài chính quy định, Công ty sử dụng 4 loại BCTC là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC. Các báo cáo này công ty lập hàng quý và cả năm.
Ngoài ra, Công ty còn lập báo cáo nội bộ hàng tháng để phục vụ cho nhu cầu điều hành và quản trị doanh nghiệp: Báo cáo doanh thu vé xổ số kiến thiết theo từng địa bàn, báo cáo tình hình tiêu thụ vé xổ số kiến thiết các loại.