6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Theo quy định của Luật Kế tốn, yêu cầu các đơn vị sự nghiệp cơng lập phải “Tổ chức bộ máy kế tốn, bố trí người làm kế tốn hoặc thuê làm kế tốn”. Như vậy tổ chức bộ máy kế tốn cần được hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế tốn cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính tốn, thơng tin được trang bị để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thơng tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ cơng tác quản lý. Thơng thường những nội dung chính của tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập bao gồm xác định số lượng nhân viên cần phải cĩ; yêu cầu về trình độ nghề nghiệp; bố trí và phân cơng nhân viên thực hiện các cơng việc cụ thể; xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế tốn với nhau cũng như giữa bộ phận kế tốn với các bộ phận quản lý khác cĩ liên quan, kế hoạch cơng
tác và việc kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp cơng lập cĩ thể tổ chức bộ máy kế tốn theo các hình thức sau:
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung: Cịn gọi là mơ hình một cấp. Đơn vị kế tốn độc lập chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm để thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế tốn tổng hợp, kế tốn chi tiết, lập báo cáo kế tốn, phân tích kinh tế các hoạt động. Trường hợp đơn vị kế tốn cĩ các đơn vị trực thuộc thì khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng mà chỉ cĩ nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch tốn ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc phạm vi đơn vị mình, kiểm tra các chứng từ thu nhận được và định kỳ gửi tồn bộ chứng từ về phịng kế tốn trung tâm.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, cĩ tư cách pháp nhân đầy đủ, khơng cĩ sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp cĩ hoạt động tập trung về mặt khơng gian và mặt bằng hoạt động, cĩ kỹ thuật xử lý thơng tin hiện đại.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán: Cịn gọi là mơ hình hai cấp. Bộ máy kế tốn được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc. Kế tốn ở cả hai cấp đều tổ chức sổ kế tốn và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế tốn phân cấp.
Kế tốn trung tâm thực hiện các phần cơng tác tài chính và cơng tác thống kê trong tồn đơn vị; hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc, gửi lên và lập báo cáo tài chính, thống kê tổng hợp cho tồn đơn vị.
Kế tốn trực thuộc thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn, thống kê, tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch tốn ban đầu, ghi sổ kế tốn đến lập các
báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị cĩ quy mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tán, chưa trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong cơng tác kế tốn.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán: Cịn gọi là mơ hình hỗn hợp. Mơ hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung và tổ chức bộ máy kế tốn phân tán. Theo mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn này, ở đơn vị chính thành lập phịng kế tốn trung tâm, làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra kế tốn đơn vị, ở các đơn vị trực thuộc lớn, đủ trình độ quản lý được phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ ở mức độ cao thì cho tổ chức kế tốn riêng. Cịn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ hoặc chưa đủ trình độ quản lý, chưa được phân cấp quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ở mức độ cao thì khơng cho tổ chức kế tốn riêng mà chỉ bố trí nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm.
Trong trường hợp này cơng việc kế tốn ở tồn đơn vị tổng thể được phân cơng phân cấp như sau:
Phịng kế tốn là trung tâm thực hiện cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc khơng cĩ cơng tác kế tốn riêng; hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính ở các đơn vị trực thuộc cĩ tổ chức kế tốn riêng gửi đến và lập báo cáo tài chính tổng hợp tồn đơn vị tổng thể; thực hiện cơng tác tài chính, thống kê, tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính đơn vị.
Ở các đơn vị kế tốn phụ thuộc cĩ nhiệm vụ thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị mình, cơng tác tài chính, thống kê trong phạm vi đơn vị mình và định kỳ lập các báo cáo tài chính, thống kê gửi về phịng kế tốn trung tâm.
Các nhân viên hạch tốn ở các đơn vị trực thuộc khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng thực hiện các phần cơng việc hạch tốn được phịng kế tốn trung tâm giao và định kỳ gửi chứng từ kế tốn về phịng kế tốn trung tâm.
Với những đặc điểm trên, mơ hình này thích hợp với các đơn vị cĩ quy mơ lớn cĩ nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau.
Việc tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập cĩ thể thực hiện theo các mơ hình khác nhau, phù hợp với đặc điểm và quy mơ hoạt động của từng đơn vị. Sau khi xác định, lựa chọn mơ hình tổ chức thích hợp từ các mơ hình trên, các đơn vị sự nghiệp cơng lập cĩ thể tổ chức phân cơng cơng việc cụ thể trong bộ máy. Theo đĩ kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn của các đơn vị cĩ trách nhiệm phân cơng, bố trí nhân viên kế tốn đảm trách các phần hành kế tốn cụ thể. Việc phân cơng cán bộ kế tốn phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thơng tin diễn ra nhanh chĩng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng cơng việc nhằm tối ưu hĩa bộ máy kế tốn.
Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế tốn với sự phân cơng, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế tốn với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế tốn với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hồn tồn tới chất lượng cơng tác kế tốn của một đơn vị.