6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
1.3.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Thơng tin kế tốn ban đầu là những thơng tin về sự vận động của các đối tượng kế tốn. Đây là thơng tin được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thật sự hồn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Do đĩ, thu thập thơng tin kế tốn ban đầu là thu thập thơng tin ban đầu về các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị nhằm phục vụ cho quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là cơng việc khởi đầu của tồn bộ quy trình kế tốn và cĩ ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế tốn và báo cáo kế tốn, đồng thời thơng tin kế tốn ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm sốt các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. Như vậy tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn chính là cơng việc tổ chức thu nhận thơng tin về nội dung các nghiệp vụ, giao dịch kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ và giao dịch đĩ.
Từ những phân tích trên cĩ thể thấy vai trị của tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn được xác định là “khâu cơng việc quan trọng đối với tồn bộ quy trình kế tốn bởi nĩ cung cấp nguyên liệu đầu vào - các thơng tin ban đầu về các đối tượng kế tốn”. Về nội dung, tổ chức chứng từ kế tốn được hiểu là “tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế tốn sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thơng tin, kiểm tra thơng tin đĩ phục vụ cho ghi sổ kế tốn và tổng hợp kế tốn”. Xét theo mục đích thì tổ chức chứng từ kế tốn chính là thiết kế hệ thống thơng tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ được luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch tốn.
Do vậy khi tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hồn thành của đơn vị sự nghiệp cơng lập theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị.
thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để cĩ thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đĩ khi cần thiết.
- Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính tốn, xác định số liệu các chỉ tiêu trên. Qua đĩ, giúp cho việc kiểm tra, kiểm sốt hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị.
- Thơng tin kế tốn ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị. Hiệu lực của thơng tin kế tốn ban đầu chỉ phát huy cao khi thơng tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời.
Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập một mặt phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mơ, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp. Do đĩ khi tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập bao gồm những cơng việc như sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế tốn áp dụng ở đơn vị.
Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp cơng lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp mỗi đơn vị sự nghiệp cơng lập lựa chọn loại chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế tốn, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Việc vận
dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc; cịn các chứng từ hướng dẫn thì các đơn vị sự nghiệp cơng lập cĩ thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp và thuận lợi cho cơng tác kế tốn. Bên cạnh đĩ, các đơn vị sự nghiệp cần phải thiết kế một số chứng từ kế tốn cần thiết phục vụ cho cơng tác quản trị nội bộ mà chế độ kế tốn Nhà nước chưa quy định hoặc cần cụ thể hĩa và bổ sung thêm một số nội dung trên cơ sở hệ thống chứng từ kế tốn đã được quy định trong các chế độ kế tốn, để phục vụ cho việc thu thập thơng tin cho mục tiêu quản lý; đồng thời cũng cĩ thể sử dụng một số loại chứng từ nghiệp vụ, chứng từ tính tốn trung gian do đơn vị xây dựng.
Tĩm lại, đối với các đơn vị sự nghiệp cơng lập triển khai áp dụng cơ chế tự chủ tài chính, việc xác định danh mục chứng từ kế tốn là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thơng tin ban đầu phục vụ quản lý thu, chi, quản lý tài chính trong cơ chế tự chủ.
Thứ hai,tổ chức lập chứng từ kế tốn.
Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Bộ phận kế tốn quy định và hướng dẫn việc ghi chép ban đầu chính xác, đầy đủ các yếu tố trên chứng từ kế tốn. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ kế tốn rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác nội dung quy định trên mẫu. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở nhiều địa điểm, thời điểm khác nhau, liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau địi hỏi kế tốn phải quy định, hướng dẫn cách ghi chép trên các chứng từ kế tốn một cách cụ thể, chi tiết đảm bảo cho các chứng từ kế tốn được lập đúng yêu cầu của pháp luật và chính sách chế độ kế tốn của Nhà nước làm căn cứ đáng tin cậy để ghi sổ kế tốn.
Các bộ phận của đơn vị sự nghiệp cơng lập luơn là trung tâm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và nhân viên kế tốn cĩ trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thơng tin kế tốn trên chứng từ. Bộ phận kế tốn cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ tồn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế tốn và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế tốn trong việc kiểm tra thơng tin trên chứng từ kế tốn. Kiểm tra thơng tin trên chứng từ kế tốn cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế tốn.
Thứ tư, quy định luân chuyển chứng từ kế tốn.
Chứng từ kế tốn sau khi được kiểm tra và hồn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế tốn cĩ liên quan cĩ thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế tốn, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế tốn nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế tốn khơng cần thiết và tiết kiệm thời gian.
Thứ năm, cơng tác bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế tốn.
Sau khi ghi sổ kế tốn, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an tồn tại phịng kế tốn của các đơn vị sự nghiệp cơng lập để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc kỳ kế tốn năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu
mà thời gian lưu trữ quy định cĩ thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Tĩm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp cơng lập cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế tốn nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế tốn cho phù hợp để cung cấp thơng tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.3.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Để hệ thống hĩa được thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính nhằm phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, quản lý tài sản ở các đơn vị, kế tốn phải sử dụng phương pháp tài khoản kế tốn. Tài khoản kế tốn là hình thức biểu hiện của phương pháp tài khoản kế tốn, được sử dụng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, cĩ hệ thống và sự vận động của đối tượng kế tốn cụ thể. Tập hợp các tài khoản kế tốn sử dụng trong kế tốn hình thành hệ thống tài khoản kế tốn. Hệ thống tài khoản kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng của kế tốn bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Theo điều 24 của Luật Kế tốn Việt Nam quy định: “Đơn vị kế tốn phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng ở đơn vị.
Đơn vị kế tốn được chi tiết các tài khoản kế tốn đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”.
Như vậy, tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn được xem là “xương sống” của hệ thống kế tốn, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thơng tin hữu ích cho người sử dụng. Do đĩ, khi tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn khơng đơn thuần là các đơn vị sự nghiệp cơng lập sử dụng tài khoản kế tốn do Nhà nước ban hành vào cơng tác kế tốn; xét theo tính độc lập tương đối thì các nội
dung của cơng tác kế tốn cĩ mối quan hệ chặt chẽ với nhau, do đĩ nghiên cứu nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn đơn vị sự nghiệp cơng lập phải đặt trong mối quan hệ với các nội dung khác nhau như sau:
Một là, tổ chức sử dụng thơng tin thu thập trên hệ thống chứng từ: Chứng từ kế tốn là cơ sở pháp lý, nguồn số liệu để hạch tốn vào các tài khoản kế tốn tương ứng phù hợp. Tùy theo mức độ phân loại, xử lý và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế tốn vận dụng hệ thống chứng từ và hạch tốn ban đầu mà nhân viên kế tốn cĩ thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế tốn theo từng đối tượng kế tốn.
Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn: Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp cơng lập hiện nay được thực hiện theo Chế độ kế tốn HCSN ban hành theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp. Các đơn vị sự nghiệp cơng lập căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mơ, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch tốn đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngồi ra trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị sự nghiệp cơng lập cần cĩ nhu cầu lớn về thơng tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi. Theo chúng tơi, các đơn vị sự nghiệp cơng lập cĩ thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản kế tốn chi tiết để phù hợp với kế hoạch, dự tốn đã lập và phù hợp với yêu cầu cung cấp thơng tin quản trị nội bộ về những nghiệp vụ trọng yếu, gĩp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chi tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế tốn mà chế độ quy định.
Bên cạnh đĩ, trong trường hợp các đơn vị sự nghiệp cơng lập sử dụng phần mềm kế tốn, cơng việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế tốn phải
được mã hĩa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế tốn do chế độ quy định được bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hĩa các tài khoản chi tiết. Đảm bảo tính thống nhất trong tồn đơn vị; đáp ứng yêu cầu cĩ thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
Như vậy, việc lựa chọn hợp lý các tài khoản sẽ giúp bộ máy kế tốn đơn vị xử lý, hệ thống hĩa và cung cấp thơng tin kế tốn đầy đủ, kịp thời, hữu ích, phục vụ hiệu quả cho yêu cầu quản lý của đơn vị. Đối với từng tài khoản, đơn vị cĩ thể quy định chi tiết tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của nhân viên kế tốn, phương tiện kỹ thuật thu nhận, xử lý, tổng hợp và cung cấp thơng tin kế tốn.
Ba là, xử lý sơ bộ, hệ thống hĩa và tổng hợp thơng tin kế tốn: Việc hệ thống hĩa và tổng hợp thơng tin kế tốn cĩ thể được tổng hợp báo cáo từ bộ phận hạch tốn ban đầu, cũng cĩ thể nhân viên kế tốn phải xử lý tổng hợp theo từng đối tượng kế tốn để phản ánh vào các tài khoản phù hợp và đáp ứng yêu cầu quản lý.
Bốn là, tổ chức cung cấp thơng tin phục vụ lập báo cáo kế tốn: Sau khi phân loại, hệ thống hĩa và tổng hợp thơng tin thu nhận từ các chứng từ kế tốn trong kỳ, nhân viên kế tốn phải tổng hợp theo từng đối tượng kế tốn trên từng tài khoản kế tốn để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế tốn.
Tĩm lại, việc vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế tốn sẽ là định hướng cĩ tính chất quyết định đến hệ thống thơng tin của đơn vị. Do đĩ các đơn vị sự nghiệp cơng lập cần phải cĩ sự quan tâm đúng mức khi vận dụng hệ thống tài