6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2.2. Giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và dùng để ghi sổ kế tốn, vì vậy chứng từ kế tốn cĩ tính chất quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thơng tin kế tốn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế tốn là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thơng tin kế tốn trên các mẫu chứng từ kế
tốn đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế tốn phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Một số giải pháp được đưa ra để hồn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng:
- Sử dụng đầy đủ các mẫu chứng từ chế độ đã ban hành, các chế độ kế tốn đã tương đối đầy đủ và hợp lý các mẫu chứng từ kế tốn.
- Đối với các chứng từ được kế tốn lập và in ra như: Phiếu thu, Phiếu chi theo mẫu quy định cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, cĩ, nội dung chứng từ cần bao quát được tồn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Vườn cần coi trọng việc lưu trữ chứng từ, sắp xếp, bố trí lưu trữ chứng từ sao cho hợp lý, khoa học, theo đúng quy định. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế tốn, phân loại chứng từ theo thời gian lưu. Nếu làm tốt được những nội dung này sẽ rất thuận tiện cho cơng tác hậu kiểm tra.
- Bên cạnh việc sử dụng hợp lý các chứng từ kế tốn, Vườn cũng cần phải xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, xác định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế tốn cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế tốn được cập nhật kịp thời vào sổ kế tốn. Do đĩ, cần quy định các nội dung cơ bản của việc luân chuyển chứng từ, bao gồm:
+ Kiểm tra chứng từ: Quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người được phân cơng cơng việc kiểm tra cần yêu cầu lập lại.
+ Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế tốn: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận cĩ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát
sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất.