6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ
3.2.1. Giải pháp hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn của đơn vị
Tổ chức bộ máy kế tốn hợp lý là một yêu cầu đặc biệt quan trọng của tổ chức cơng tác kế tốn, nĩ cĩ ý nghĩa rất lớn trong việc sử dụng hợp lý cán bộ kế tốn, tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng và tính kịp thời của thơng tin do kế tốn cung cấp. Do vậy, việc khơng ngừng cải tiến chất lượng bộ máy kế tốn là vấn đề luơn được quan tâm nghiên cứu.
Từ thực tế nghiên cứu tổ chức cơng tác kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng, tác giả xin được đưa ra đề xuất các giải pháp hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng như sau:
dụng thêm nhân viên kế tốn cĩ trình độ nghiệp vụ, chuyên mơn, cần phân định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cán bộ kế tốn, giao cho mỗi cán bộ chuyên trách một mảng cơng việc, phù hợp với năng lực của mỗi cán bộ để nhằm hạn chế sự chồng chéo trong việc quản lý thu, chi.
- Định kỳ thực hiện luân chuyển kế tốn trong nội bộ nhằm củng cố, nâng cao khả năng nghiệp vụ cho nhân viên kế tốn, đảm bảo cơng tác chuyên mơn hĩa sâu và rộng cho đội ngũ kế tốn.
- Đội ngũ cán bộ kế tốn là một bộ phận quan trọng và khơng thể thiếu của bộ máy kế tốn nĩi chung và cơng tác quản lý tài chính nĩi riêng. Năng lực làm việc của đội ngũ cán bộ kế tốn tài chính sẽ quyết định chất lượng, hiệu quả cơng tác hạch tốn kế tốn và cơng tác quản lý tài chính, vì vậy nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kế tốn tài chính là yêu cầu đối với bất kỳ một đơn vị nào. Nâng cao năng lực đội ngũ kế tốn, khuyến khích cho cán bộ trẻ đi học tập bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ bằng cách tham gia các lớp học cao học.
- Tập huấn các lớp bồi dưỡng, phổ biến trao đổi và hướng dẫn thực hiện về các văn bản, chế độ chính sách quản lý tài chính mới, giúp cán bộ kế tốn cập nhật văn bản mới, thực hiện đúng các văn bản quản lý của Nhà nước.
- Để kế tốn quản trị phát huy tối đa vai trị của mình, đơn vị nên thành lập bộ phận kế tốn quản trị riêng thuộc phịng Kế Hoạch Tài chính và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Kế tốn trưởng và Giám đốc. Về nhân sự, bộ phận kế tốn quản trị cĩ thể bố trí từ 02 đến 04 người với trình độ từ đại học chuyên ngành kế tốn trở lên và đặc biệt phải qua đào tạo về kế tốn quản trị. Cơng việc của kế tốn quản trị trước hết là lập dự tốn ngân sách, chi phí, dự tốn, sau đĩ, phải theo dõi suốt quá trình, từ lúc nghiệp vụ phát sinh đến lúc hồn thành và xác định kết quả. Ngồi ra để thực hiện tốt quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính bên cạnh cơng tác tài chính đơn vị cần quan tâm đến cơng tác kế tốn quản trị vì kế tốn quản trị giúp đơn vị xây dựng chương trình, chiến lược,
mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả.
- Cán bộ làm cơng tác tài chính kế tốn khơng chỉ là người cĩ trình độ chuyên mơn, nghiệp vụ giỏi mà cịn là người cĩ phẩm chất, đạo đức, tư tưởng chính trị do đĩ phải đào tạo bồi dưỡng cán bộ tồn diện cả về lý luận chính trị lẫn trình độ chuyên mơn.
Bảng 3.1: Bản mơ tả cơng việc
I. VỊ TRÍ CHỨC DANH CƠNG VIỆC
Chức danh vị trí: Kế tốn thanh tốn
Đơn vị/ Bộ phận: Phịng Kế Hoạch - Tài chính
Báo cáo đến: Kế tốn trưởng – Trưởng phịng Kế Hoạch - Tài chính Ủy quyền khi đi vắng: Theo chỉ đạo của Trưởng phịng
II. MỤC TIÊU CƠNG VIỆC:
- Thu, chi đúng theo quy định;
- Báo cáo tiền mặt, giữ bí mật tiền mặt và sổ sách đúng quy định.
III. YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ, NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM:
1. Trình độ:
- Tốt nghiệp đại học trở lên, đã qua lớp bồi dưỡng kiến thức tài chính, kế tốn thời gian 6 tháng.
- Trình độ tin học từ cơ bản trở lên. Biết sử dụng tin học văn phịng phục vụ trong cơng tác.
2. Năng lực:
- Hiểu được các văn bản pháp luật và các văn bản pháp quy khác của Nhà nước liên quan đến phạm vi được phân cơng.
- Nắm vững phương pháp, quy trình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. - Phân loại, tính tốn, đếm các loại tiền nhập quỹ tiền mặt. - Siêng năng, cần mẫn và luơn cẩn thận trong việc thu chi tiền. - Cĩ kinh nghiệm tối thiểu 05 năm cơng tác.
3. Kinh nghiệm: Phải cĩ kinh nghiệm ít nhất 01 năm cơng tác.
IV. MƠ TẢ CƠNG VIỆC:
Cơng việc chính Cơng việc cụ thể
Kế tốn thanh tốn
- Theo dõi quản lý cấp phát và thanh quyết tốn nguồn vốn được sử dụng theo đúng quy định hiện hành.
- Lập thủ tục và hồ sơ nộp thuế, phí, lệ phí theo đúng qui định hiện hành.
Đồn phí theo đúng qui định.
- Cập nhật chứng từ, lưu chứng từ sổ sách kế tốn theo dỏi hàng ngày và lập báo cáo tài chính để quyết tốn với cơ quan tài chính và đơn vị cĩ liên quan theo quy định.
- Lập các biểu mẩu tạm ứng, thanh tốn, quyết tốn nguồn vốn theo đúng biểu mẩu tài chính quy định.
- Báo cáo cơng nợ hàng tháng khi hợp báo và cĩ đề xuất hướng xử lý.
- Hướng dẫn các Phịng, Đơn vị trực thuộc Vườn làm thủ tục thanh tốn đúng quy định của nhà nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo phịng và Ban giám đốc phân cơng.
V. QUYỀN HẠN:
- Sử dụng tài sản, nhân sự và các nguồn lực khác do Vườn Quốc gia giao để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ.
- Cĩ quyền từ chối thanh tốn hoặc tạm ứng đối với các hồ sơ, chứng từ khơng hợp lệ, khơng đúng quy định hiện hành.
- Tham gia với tư cách là thành viên chính thức tại các hội nghị, hội thảo của Vườn cĩ liên quan đến những vấn đề chuyên mơn được giao.
VI. QUAN HỆ CƠNG TÁC:
- Các phịng ban ở Vườn, các đồng nghiệp, các đơn vị trực thuộc Vườn Quốc gia. - Các đơn vị bên ngồi.
VII. CAM KẾT:
1. Tuân thủ các yêu cầu của Bản mơ tả cơng việc.
2. Chấp hành mọi nội quy, quy chế, quy định của Vườn Quốc gia.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và dùng để ghi sổ kế tốn, vì vậy chứng từ kế tốn cĩ tính chất quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thơng tin kế tốn. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế tốn là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thơng tin kế tốn trên các mẫu chứng từ kế
tốn đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế tốn phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Một số giải pháp được đưa ra để hồn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng:
- Sử dụng đầy đủ các mẫu chứng từ chế độ đã ban hành, các chế độ kế tốn đã tương đối đầy đủ và hợp lý các mẫu chứng từ kế tốn.
- Đối với các chứng từ được kế tốn lập và in ra như: Phiếu thu, Phiếu chi theo mẫu quy định cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định: như ngày, tháng, năm, số hiệu, TK nợ, cĩ, nội dung chứng từ cần bao quát được tồn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ cần được ký duyệt, kiểm tra đầy đủ trước khi được lưu trữ.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Vườn cần coi trọng việc lưu trữ chứng từ, sắp xếp, bố trí lưu trữ chứng từ sao cho hợp lý, khoa học, theo đúng quy định. Cần phải lập sổ theo dõi thời gian lưu của chứng từ kế tốn, phân loại chứng từ theo thời gian lưu. Nếu làm tốt được những nội dung này sẽ rất thuận tiện cho cơng tác hậu kiểm tra.
- Bên cạnh việc sử dụng hợp lý các chứng từ kế tốn, Vườn cũng cần phải xây dựng quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ, xác định đường đi của từng loại chứng từ qua từng phần hành kế tốn cụ thể, đảm bảo cho chứng từ kế tốn được cập nhật kịp thời vào sổ kế tốn. Do đĩ, cần quy định các nội dung cơ bản của việc luân chuyển chứng từ, bao gồm:
+ Kiểm tra chứng từ: Quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra chứng từ. Trường hợp những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người được phân cơng cơng việc kiểm tra cần yêu cầu lập lại.
+ Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế tốn: Quy định cho từng loại chứng từ phát sinh ở từng bộ phận cĩ liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát
sinh cần phải qua những bộ phận nào và luân chuyển đến bộ phận nào theo trình tự hợp lý nhất.
3.2.3. Giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn
Kế tốn đơn vị cần nắm rõ nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh để phản ánh vào các TK thích hợp, hệ thống tài khoản kế tốn được sử dụng để phân loại các đối tượng, ghi chép, phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục cĩ hệ thống theo dõi tình hình biến động của từng loại tài sản, nguồn vốn một cách chi tiết, nhằm cung cấp thơng tin cĩ hệ thống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở tại đơn vị.
Qua đĩ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị cần nắm rõ và hạch tốn vào các tài khoản tương ứng thích hợp, để từ đĩ đưa ra những nghiệp vụ phát sinh mới tương ứng những tài khoản mới mà trong hệ thống tài khoản của đơn vị chưa cĩ và được cho phép mở tài khoản chi tiết theo quy định. Trên thực tế xuất phát từ nguyên nhân khơng thể tách biệt tài sản dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ nên giá trị hao mịn của TSCĐ cũng khơng được theo dõi trên tài khoản chi tiết. Bổ sung tài khoản 642 “chi phí quản lý chung” vào hệ thống tài khoản kế tốn. Vì tài khoản này phản ánh các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến hoạt động hành chính sự nghiệp và các hoạt động dịch vụ khơng thể xác định cụ thể, rõ ràng cho từng đối tượng sử dụng nên khơng hạch tốn ngay vào đối tượng chịu chi phí.
Khi phát sinh chi phí chung đơn vị chưa xác định được chi phí này thuộc bộ phận sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hay bộ phận hành chính, sự nghiệp thì khơng được hạch tốn vào TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ mà hạch tốn vào TK 652- Chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí, khi xác định được chi phí chung đĩ thuộc bộ phận quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thì mới được kết chuyển vào TK 642.
Mã hĩa các TK kế tốn: Để phát huy hết hiệu quả của việc sử dụng phần mềm vào trong cơng tác kế tốn, các đơn vị cần thực hiện việc mã hĩa TK kế
tốn sao cho các số liệu trên chứng từ kế tốn vừa được sử dụng để nhận thơng tin cho bộ phận kế tốn tổng hợp, vừa được sử dụng để thu nhận thơng tin cho bộ phận kế tốn chi tiết. Đồng thời, để cĩ thể tổng hợp số liệu liên quan đến các khoản thu, chi, nguồn kinh phí trong từng ngành học; việc mở các TK chi tiết và mã hĩa TK trong một ngành, phải thống nhất với nhau và thực hiện nối mạng vi tính giữa các đơn vị trong cùng một lĩnh vực.
Đối với các khoản chênh lệch thu, chi hoạt động sự nghiệp, hoạt động SXKD cung ứng dịch vụ các đơn vị cần phản ánh vào TK 421- Chênh lệch thu chi chưa xử lý để xác định được kết quả của từng hoạt động, sau đĩ mới tiến hành xử lý số chênh lệch đĩ.
- TK 421 chênh lệch thu chi chưa xử lý:
+ TK 4212 - Chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất, dịch vụ; + TK 42121 - Chênh lệch thu chi hoạt động sản xuất, dịch vụ;
+ TK 42122 - Chênh lệch thu chi sản xuất, dịch vụ (40% tạo nguồn); - TK 111 Tiền mặt:
+ TK 1111 – Tiền Việt Nam;
- TK 112 Tiền gửi Ngân hàng, kho bạc: + TK 1121 – Tiền Việt Nam;
+ TK 11211 – Tiền gửi kho bạc;
+ TK 11212 – Tiền gửi kho bạc các khoản khác; + TK 11214 – Tiền gửi ngân hàng (thu dịch vụ); + TK 11215 – Tiền gửi tạm chi lương;
- TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động:
+ TK 4612 – Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; + TK 46121 – Nguồn kinh phí thường xuyên;
+ TK 46122 – Nguồn kinh phí khơng thường xuyên; - TK 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh:
+ TK 5312 – Thu phí. Lệ phí tham quan; + TK 5313 – Thu các hoạt động dịch vụ khác; - TK 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh:
+ TK 6311 – Chi hoạt động dịch vụ du lịch sinh thái; + TK 6312 – Chi hoạt động thu phí, lệ phí;
- TK 661 Chi hoạt động:
+ TK 6612 – Chi hoạt động năm nay;
+ TK 66121 – Chi hoạt động thường xuyên năm nay;
+ TK 661211 – Chi hoạt động thường xuyên KP khơng tự chủ; + TK 66122 – Chi hoạt động khơng thường xuyên,
3.2.4. Giải pháp hồn thiện tổ chức hệ thống sổ kế tốn và hình thức kếtốn tốn
Về hình thức kế tốn và tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế tốn: Phần mềm kế tốn đang sử dụng hiện nay chưa đáp ứng theo yêu cầu. Cụ thể, khi chế độ kế tốn thay đổi, các mẫu sổ kế tốn trên phần mềm khơng thể điều chỉnh cho phù hợp, khơng thể bổ sung thêm các chỉ tiêu vào sổ kế tốn theo yêu cầu quản lý; phần mềm chưa cĩ khả năng phát hiện và ngăn chặn các sai sĩt khi nhập dữ liệu và quy trình xử lý thơng tin kế tốn; khơng cĩ khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế tốn về việc sửa chữa các số liệu kế tốn đã được truy cập chính thức vào hệ thống.
Để hồn thiện tổ chức hệ thống sổ kế tốn tại đơn vị theo đúng quy định về chế độ kế tốn cần cĩ những giải pháp sau:
- Mở sổ kế tốn cho tất cả các tài khoản cĩ phát sinh nghiệp vụ kế tốn với hai hệ thống: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Hai hệ thống sổ này tồn tại song song, khơng thể thay thế lẫn nhau. Việc lập loại sổ này nhất thiết phải được thực hiện vì đây là cơng việc vừa đúng chế độ quy định vừa thuận tiện cho việc kiểm tra và cung cấp số liệu.
- Mặt khác, các sổ sách kế tốn khi được lập và in ra cần phải được thực hiện các yếu tố pháp lý như: điền đầy đủ số trang sổ, ngày mở sổ, ký duyệt đầy đủ, đĩng dấu đơn vị và đĩng dấu giáp lai vào sổ, nghiêm túc chấp hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đã ghi sai trên sổ kế tốn theo đúng phương pháp chữa sổ