6. Tổng quan tình hình nghiên cứu
2.2.1. Tổ chức cơng tác kế tốn của Vườn Quốc gia
Bộ phận kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng biên chế gồm cĩ 05 người, 01 phụ trách kế tốn, 01 viên chức kế tốn theo dõi nguồn kinh phí thường xuyên; 01 viên chức kế tốn theo dõi nguồn XDCB, 01 viên chức kế tốn theo dõi nguồn thu hoạt động Du lịch sinh thái và các nguồn khác, 01 viên chức phụ trách cơng tác thủ quỹ. Sử dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, trình tự ghi sổ kế tốn theo mơ hình chương trình kế tốn máy hình thức ghi sổ kế tốn, dùng hình thức nhất ký chung, để quản lý thực hiện theo hình dưới đây:
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ phận kế tốn tại Vườn Quốc gia U Minh Thượng được biên chế thuộc phịng Kế Hoạch Tài chính, do đĩ chức năng nhiệm vụ của cơng tác kế tốn của Vườn chính là nhiệm vụ của phịng Kế Hoạch Tài chính cụ thể:
Phịng Kế hoạch - Tài chính cĩ chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Vườn về cơng tác kế hoạch, kế tốn tài chính, đầu tư xây dựng cơ bản và cĩ nhiệm vụ sau:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn (năm, tháng, quí) về lĩnh vực kinh tế, tài chính của Vườn trình UBND tỉnh phê duyệt.
Phụ trách kế tốn - TP KHTC Kế tốn dõi nguồn kinh phí thường xuyên- PTP KHTC Kế tốn nguồn thu hoạt động Du lịch sinh thái và nguồn
khác Kế tốn theo dõi
- Quản lý vật tư, tài sản và các nguồn kinh phí của Vườn.
- Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và hướng dẫn các phịng thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
- Làm các thủ tục hợp đồng thiết kế các cơng trình xây dựng cơ bản trình UBND tỉnh phê duyệt đối với các cơng trình lớn.
- Kiểm tra, giám sát các cơng trình xây dựng cơ bản của Vườn.
- Theo dõi, cấp phát và thanh quyết tốn các nguồn vốn của Vườn đúng quy định.
- Tổng hợp hồ sơ thanh tốn, lập các báo cáo tài chính để quyết tốn với cơ quan quản lý cấp trên theo qui định. Cung cấp tơng tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc lập dự tốn, xây dựng định mức chỉ tiêu thanh tra, kiểm tra và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí trong Vườn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân cơng.
2.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Thu nhận thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hồn thành, đây là thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Để tổ chức thu nhận thơng tin và hạch tốn ban đầu, kế tốn ghi nhận thơng tin về đối tượng kế tốn vào các bảng chứng từ kế tốn. Tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn hành chính sự nghiệp áp dụng cho Vườn Quốc Gia U Minh Thượng, tỉnh Kiên Giang được quy định tại Thơng tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. Trong quá trình sử dụng, Vườn khơng được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Cịn đối với mẫu chứng từ kế tốn thuộc loại hướng dẫn thì ngồi các nội dung quy định trên mẫu biểu, đơn vị kế tốn cĩ thể bổ sung thêm chỉ tiêu hay thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của Vườn.
Khi cĩ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phịng Kế hoạch tài chính của đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch tốn ban đầu đầy
đủ ở tất cả các bộ phận và đây là cơng việc khởi đầu của quy trình kế tốn. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lượng nghiệp vụ để kế tốn sử dụng các loại chứng từ kế tốn phù hợp.
Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại Vườn tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bước như sơ đồ dưới đây:
Hình 2.3 - Quy trình luân chuyển chứng từ tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng, tỉnh Kiên Giang
Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế tốn
Quy trình lập chứng từ kế tốn ở mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế tốn. Chỉ được lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Các chứng từ kế tốn đều tập trung ở bộ phận kế tốn của đơn vị. Tất cả các chứng từ kế tốn được lập phải rõ ràng, trung thực đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế tốn chữ viết rõ ràng, khơng được tẩy xĩa, khơng viết tắt; số tiền bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số; ghi rõ trách nhiệm từng người cĩ liên quan đến chứng từ như người lập, kế tốn, chủ tài khoản, chứng từ được lập phải đủ liên quy định; tất cả các liên được lập phải cùng nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than, chứng từ lập trên máy tính phải đảm bảo đúng nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế tốn. Các chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn phải cĩ định khoản kế tốn, các chứng từ phải đảm bảo thực hiện
Lập, tiếp nhận chứng từ kế tốn
Lập, tiếp nhận
chứng từ kế tốn Kiểm tra, ký chứng từ kế tốn Kiểm tra, ký chứng
từ kế tốn Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi
sổ kế tốn
Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi
sổ kế tốn
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
ghi đầy đủ các yếu tố thơng tin trên chứng từ, đảm bảo tính pháp lý cao và đúng chế độ kế tốn hiện hành, làm căn cứ để tiến hành các nghiệp vụ kế tốn và cập nhập dữ liệu vào máy tính trên phần mềm kế tốn đơn vị áp dụng.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế tốn
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn: sau khi được lập, kế tốn tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế tốn, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi chép trên chứng từ kế tốn; đối chiếu chứng từ kế tốn với các tài liệu cĩ liên quan. Kiểm tra chính xác số liệu thơng tin trên chứng từ kế tốn. Bộ phận kế tốn Vườn thực hiện cơng tác kiểm tra lại chứng từ và ký duyệt trước khi trình Giám đốc ký duyệt. Đối với các trường hợp chứng từ sai phạm về nguyên tắc tài chính thì kế tốn từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh tốn, xuất kho) và báo cáo tình hình vi phạm với Giám đốc biết và xử lý theo quy định pháp luật.
Theo tình hình thực tế tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng thì chứng từ kế tốn đều trải qua hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu khi lập chứng từ trình Giám đốc ký, kiểm tra lần cuối khi sắp xếp chứng từ đề nghị thẩm định quyết tốn cho đơn vị.
Kiểm tra lần đầu là nhiệm vụ của các kế tốn để kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng như những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng đánh giá mức độ kịp thời, chính xác, hạch tốn đúng nguồn, tài khoản, mục lục ngân sách ngay sau khi hồn thành nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần cuối do bộ phận kế tốn trực tiếp kiểm tra lại sau khi lập hồ sơ đề nghị quyết tốn với cơ quan quản lý tài chính về các chứng từ nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế tốn.
danh quy định trên chứng từ mới cĩ giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế tốn đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, khơng được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đĩ. Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), của kế tốn trưởng (hoặc người được ủy quyền) và dấu đĩng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký cịn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế tốn trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Người được ủy quyền khơng được ủy quyền lại cho người khác.
Đơn vị phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, nhân viên kế tốn, Thủ trưởng đơn vị (và người được ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đĩng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký. Khơng được ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế tốn do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, an tồn tài sản.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế tốn và ghi sổ kế tốn
Chứng từ kế tốn sau khi được kiểm tra sẽ phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng đơn vị. Tuy nhiên, tiêu thức được sử dụng chủ yếu tại Vườn là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ. Bên cạnh đĩ, các chứng từ kế tốn tại Vườn thường phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện nay hầu hết các các đơn vị được khảo sát đều đã thực hiện tin học hĩa cơng tác kế tốn nên số lượng chứng từ gốc
thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã cĩ đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế tốn. Việc ghi sổ kế tốn chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế tốn tại các đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế tốn
Các chứng từ kế tốn phát sinh hàng tháng, sau khi đã được ghi sổ kế tốn hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều được đĩng thành tập, ghi rõ bên ngồi tập chứng từ các thơng tin về thời gian và số hiệu, sau đĩ đưa vào lưu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Việc lưu trữ chứng từ kế tốn ở đơn vị do bộ phận kế tốn đảm nhận. Thời gian lưu trữ chứng từ khơng trực tiếp ghi sổ tối thiểu là 5 năm, chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính tối thiểu là 10 năm, và một số chứng từ kế tốn phải lưu trữ vĩnh viễn theo quy định pháp luật.
Như vậy, tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn tại Vườn Quốc Gia U Minh Thượng, tỉnh Kiên Giang đã gĩp phần quan trọng vào việc kiểm sốt thu - chi tài chính của đơn vị, qua đĩ tăng cường cơng tác quản lý các nguồn thu, các khoản chi. Từ hệ thống chứng từ ghi nhận ban đầu, Vườn Quốc Gia U Minh Thượng, tỉnh Kiên Giang đã tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế tốn nhằm ghi chép, hệ thống hĩa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Bên cạnh đĩ, cơng tác kế tốn Vườn Quốc gia, khu bảo tồn cũng cịn nhiều mặt hạn chế sau:
Về chứng từ kế tốn: Đa số các đều khơng sử dụng các chứng từ thuộc chỉ tiêu vật tư như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hầu hết vật tư mua về sử dụng trực tiếp cho hoạt động của đơn vị.
Về nội dung thu, chi: Trong cơng tác thu chi tài chính chưa nghiên cứu kỹ các văn bản hướng dẫn về chế độ quản lý tài chính của Nhà nước Quy định, nên trong vấn đề thu –chi tài chính cịn để xảy ra sai phạm (Kết luận thanh tra Sở tài chính năm 2018 đã nêu)
Về thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước: Vườn chưa quan tâm đến việc kê khai thuế, nên dẫn đến việc kê khai thiếu thuế thu nhập doanh nghiệp từ nguồn thu dịch vụ hoạt động du lịch sinh thái.
Các đơn vị sử dụng chứng từ, ban hành theo Chế độ kế tốn Hành chính sự nghiệp và Thơng tư số 08/2013/TT-BTC, ngày 10/01/2013, của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế tốn Nhà nước, áp dụng cho Hệ thống thơng tin quản lý ngân sách và Kho bạc. Ngồi ra, các đơn vị cịn sử dụng các chứng từ sau: Bảng thanh tốn tiền dạy vượt giờ, phiếu kê khai tiết dạy, bảng kê tiền làm thêm giờ và kiêm nhiệm cơng tác.