8. Cấu trúc của luận văn
1.2. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến đề tài
1.2.4. Nghiệp vụ hành chính, nghiệp vụ hành chính của cán bộ văn phòng
1.2.4.1. Nghiệp vụ hành chính
Nghiệp vụ hành chính là những cơng việc hành chính đơn thuần như: những công việc hàng ngày như quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty, sắp xếp lịch làm việc, lịnh họp, đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ, mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phịng ban, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phịng cịn có nhiệm vụ đối ngoại cho công ty, chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình.
Các phương tiện hỗ trợ cho cơng việc hành chính văn phịng bao gồm: máy tính, máy fax, máy in, điện thoại, file hồ sơ, tài liệu, tủ đựng hồ sơ và các văn phịng phẩm khác…
1.2.4.2. Nghiệp vụ hành chính của cán bộ văn phịng
Nghiệp vụ hành chính văn phòng bao gồm các tác nghiệp và thủ tục hành chính liên quan đến các hoạt động quản trị công sự như: thu thập xử lý thông tin trong nghiệp vụ văn phòng; nghiệp vụ thư ký; tổ chức các cuộc họp, hội nghị và công tác của lãnh đạo; nghiệp vụ giao tiếp hành chính; cơng tác văn thư; cơng tác lưu trữ.
Thơng tin trong hoạt động quản lý là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý
và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất , nguồn lực, không gian và thời gian với các khách thể quản lý.
Thông tin quản lý nhà nước rất đa dạng, trong đó thơng tin pháp lý chiếm vị trí đặc biệt bên cạnh những thơng tin phản ánh việc triển khai và kết quả của quá trình quản lý xã hội. Thơng tin pháp lý tạo điều kiện để các cơ quan hoạt động đúng pháp lý hiện hành, cịn thơng tin thực tiễn cho phép các cơ quan tiếp cận được thường xuyên các nhu cầu về xã hội, với đời sống chính trị-kinh tế của đất nước.
Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phịng, có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có sự kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Cơng tác giao tiếp hành chính là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người trong tổ chức liên quan tới cơng tác hành chính của nhân viên hành chính.
Cơng tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết
1.3. Một số vấn đề cơ bản về QL hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng các trƣờng THPT