8. Cấu trúc của luận văn
1.3.3. Hiệu trưởng các trường THPT với vai trò QL hoạt động bồi dưỡng
nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng
1.3.3.1. Chức năng, nhiệm vụ hiệu trưởng trường THPT
Điều 54 luật giáo dục năm 2005, khoản 1 có ghi:"Hiệu trưởng là người
chịu trách nhiệm quản lí các hoạt động của nhà trường, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền bổ nhiệm, cơng nhận" [23].
Như vậy, người HT là người đại diện nhà trường thực hiện chức trách về hành chính trước cơ quan QL trực tiếp với trường THPT đó là Ủy ban nhân dân quận (huyện) và Sở Giáo dục và Đào tạo. Để thực hiện chức trách được giao, người HT phải là người có phẩm chất chính trị, đạo đức tốt, có trình độ CM, nghiệp vụ sư phạm vững vàng, có năng lực QL nhà trường tốt; đảm bảo về sức khoẻ và đặc biệt là người được tập thể sư phạm nhà trường tín nhiệm.
Trong xu thế phát triển xã hội hiện tại, đòi hỏi GD phải đổi mới để đáp ứng u cầu của xã hội thì người HT cịn cần phải năng động, nhanh nhạy để nắm bắt những cơ hội (bên trong cũng như bên ngoài nhà trường) để có thể tạo điều kiện cho nhà trường xây dựng mơi trường sư phạm ngày một tốt hơn góp phần đưa chất lượng GD của nhà trường tiến tới mục tiêu GD tồn diện nhanh hơn.
Để có được điều đó, người HT phải khơng ngừng học hỏi, suy nghĩ, đầu tư nghiên cứu để tìm ra được những biện pháp tối ưu giúp cho việc QL nhà trường có hiệu quả nhất, phù hợp với yêu cầu của xã hội là đào tạo người lao động mới - lao động có trí tuệ cao.
Vì vậy mà điều 20 của Điều lệ của trường THPT quy định rất rõ:
- Hiệu trưởng trường THPT là người chịu trách nhiệm tổ chức, quản lí các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhà trường. Hiệu trưởng do Giám đốc
Sở GD&ĐT bổ nhiệm đối với trường THPT công lập, công nhận đối với trường THPT tư thục theo quy trình bổ nhiệm hoặc cơng nhận Hiệu trưởng của cấp có thẩm quyền.
- Người được bổ nhiệm hoặc cơng nhận làm Hiệu trưởng trường THPT phải đạt chuẩn hiệu trưởng trường THPT.
- Nhiệm kì của Hiệu trưởng trường THPT là 5 năm. Sau 5 năm, Hiệu trưởng được đánh giá và có thể được bổ nhiệm lại hoặc công nhận lại. Đối với trường THPT cơng lập, Hiệu trưởng được quản lí một trường THPT khơng q hai nhiệm kì. Mỗi Hiệu trưởng chỉ được giao quản lí một trường THPT.
- Sau mỗi năm học, mỗi nhiệm kì cơng tác, Hiệu trưởng trường THPT được cán bộ, giáo viên trong trường và cấp có thẩm quyền đánh giá về cơng tác quản lí các hoạt động và chất lượng giáo dục của nhà trường theo quy định.
- Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng:
+ Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch dạy học, giáo dục; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền;
+ Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó;
+ Phân cơng, quản lí, đánh giá, xếp loại; tham gia q trình tuyển dụng, thuyên chuyển; khen thưởng, thi hành kỉ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định;
+ Quản lí hành chính; quản lí và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản của nhà trường;
+ Quản lí học sinh và tổ chức các hoạt động giáo dục của nhà trường; tiếp nhận, giới thiệu học sinh chuyển trường; quyết định khen thưởng, kỉ luật, phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại, danh sách học sinh lên lớp, ở lại lớp; tổ chức kiểm tra, xác nhận việc hồn thành chương trình THPT cho học sinh trong nhà trường và các đối tượng khác trên địa bàn trường phụ trách;
+ Dự các lớp bồi dưỡng về chính trị, chun mơn, nghiệp vụ quản lí; tham gia giảng dạy bình quân 2 tiết trong một tuần; được hưởng chế độ phụ cấp và các chính sách ưu đãi theo quy định;
+ Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở và tạo điều kiện cho các tổ chức chính trị - xã hội trong nhà trường hoạt động nhằm nâng cao chất lượng giáo dục;
+ Thực hiện xã hội hoá giáo dục, phối hợp tổ chức, huy động các lực lượng xã hội cùng tham gia hoạt động giáo dục, phát huy vai trò của nhà trường đối với cộng đồng.
Từ nhiệm vụ và quyền hạn của HT ta có thể thấy được nội dung QL nhà trường của người HT về QL công tác HC - QT: Chỉ đạo công tác HC - QT trong nhà trường là một hoạt động không thể thiếu của người HT. Làm tốt công tác này là người HT đã xây dựng tốt kỷ cương, nền nếp làm việc của mọi bộ phận, mọi thành viên trong nhà trường. Muốn vậy người HT cần tổ chức thực hiện tốt “quy chế dân chủ trong trường học”. Đó là muốn xây dựng được một quy chế làm việc của nhà trường trên cơ sở các văn bản pháp quy của Nhà nước cũng như của ngành, trong đó chỉ rõ nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên trong trường, có tiêu chuẩn thi đua, quy định thưởng phạt rõ ràng. Có như vậy mới tạo được điều kiện thuận lợi cho mọi thành viên trong trường hồn thành nhiệm vụ của mình.
Như vậy, QL cơng tác hành chính là một trong những nhiệm vụ cơ bản của HT trường THPT.
1.3.3.2. Nội dung QL hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng
a. Lập kế hoạch tổ chức hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng
Mục tiêu của bước này là xây dựng được kế hoạch triển khai các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng và sau khí lập kế hoạch, kế hoạch sẽ được lãnh đạo tổ chức phê chuẩn.
Trong kế hoạch này, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống QL phát triển nguồn nhân lực, quản lý cơng tác bồi dưỡng, cũng như khung chính sách phát triển nguồn nhân lực phù hợp với chủ trương, kế hoạch chiến lược và nhiệm vụ của đơn vị đã được phân định rõ ràng.
Để lập được kế hoạch tổ chức các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng thì cần thành lập Ban chỉ đạo và tổ cơng tác, sau đó sẽ tiến hành lập kế hoạch triển khai chi tiết, sau khi kế hoạch thông qua sẽ được triển khai, đánh giá, và tổng kết.
Bộ phận QL bồi dưỡng, cần lập kế hoạch triển khai chi tiết trình Ban chỉ đạo duyệt. Kế hoạch này xác định các hoạt động cần phải tiến hành kèm theo cả khung thời gian, trách nhiệm của các đơn vị liên quan để cùng phối hợp thực hiện.
b. Tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng
* Chuẩn bị triển khai kế hoạch.
Xác định đơn vị tổ chức thực thi kế hoạch
- Đơn vị chủ chốt chịu trách nhiệm chính là đơn vị phụ trách QL nguồn nhân lực. Đơn vị này có nhiệm vụ QL chung và chủ trì tồn bộ q trình thực thi kế hoạch.
- Các cơ quan phối hợp có vai trị góp phần thúc đẩy việc thực thi kế hoạch: Bộ nội vụ, các đơn vị tài trợ nước ngoài của các dự án hợp tác quốc tế…
Xây dựng chương trình hành động
- Chương trình được xây dựng nên cần chú ý đến sự phân công trách nhiệm của từng đơn vị trong quan hệ phối hợp chung và thời gian thực hiện công việc. Cần có phân cơng cụ thể, tổ chức theo dõi phối hợp chung, tổ chức các nguồn lực theo tiến độ, theo dõi kết quả thực hiện được so với mục tiêu đề ra.
Phương pháp bồi dưỡng là một trong những yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công tác bồi dưỡng. Phương pháp bồi dưỡng rất phong phú, mỗi phương pháp có các ưu nhược điểm riêng phù hợp với điều kiện công việc, đối tượng và nguồn tài chính của từng tổ chức.
*Tổ chức triển khai kế hoạch
Căn cứ kế hoạch mở khóa bồi dưỡng đã được xây dựng theo kế hoạch, đơn vị chịu trách nhiệm chính tiến hành triển khai các hoạt động theo kế hoạch từng khóa. Trước khi khóa học được tổ chức nên xác định rõ các cơng việc cần hồn thiện và chuẩn bị trước: Kế hoạch mở khóa bồi dưỡng phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, mở khóa bồi dưỡng phải cụ thể về thời gian, địa điểm…
Phối hợp các lực lượng trong công tác QL hoạt động bồi dưỡng NVHC cho CBVP.
c. Chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng
Việc theo dõi điều chỉnh được tiến hành sau từng khóa bồi dưỡng nhưng được tổng hợp hàng năm để rút kinh nghiệm điều chỉnh.
Khi triển khai kế hoạch hàng năm phải dựa vào thực tế công tác bồi dưỡng của từng đơn vị mà có các giải pháp mang tính đồng bộ, khoa học đồng thời huy động tối đa nguồn lực để đạt đạt được mục tiêu đề ra. Các kế hoạch hàng năm phải xác định rõ đối tượng, nội dung bồi dưỡng cũng như các bước thực hiện cho từng hoạt động cụ thể.
Trong việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng, người QL cần:
- Hoạch định: xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau...) và lên các kế hoạch hành động.
- Lãnh đạo, động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).
- Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ được thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra).
Để việc chỉ đạo thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả cao, người lãnh đạo cần thực hiện theo các yêu cầu sau:
- Tất cả các nội dung trong kế hoạch được đưa ra bàn luận và thống nhất với các cấp QL và các bộ phận khác.
- Nhà QL phải hiểu thực hiện các chính sách và chiến lược ở đâu và như thế nào.
- Mỗi đơn vị đều phải có một kế hoạch hành động cụ thể
- Nhà QL cần đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch một cách thường xuyên. Thông qua khảo sát HT xác định nhu cầu, nguyện vọng của cán bộ, nhân viên hành chính về các hình thức bồi dưỡng, phân cơng nhiệm vụ cho các lực lượng tham gia.
Trong quá trình triển khai dần dần chuyển giao năng lực tổ chức, kỹ năng lựa chọn phương tiện, hình thức bồi dưỡng… giúp cán bộ, nhân viên tự bồi dưỡng và hình thành năng lực cơng tác.
d. Kiểm tra, đánh giá kết quả bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng
Nhằm cung cấp thơng tin về hiệu quả của các hoạt động bồi dưỡng đối với từng cá nhân trong công việc thực tế của họ. Đánh giá sau bồi dưỡng là phương thức đánh giá những chuyển biến của học viên khi thực hiện công việc thực hiện công việc của họ sau quá trình được bồi dưỡng phản ánh tính hợp lý của các hoạt động bồi dưỡng đối với từng cá nhân trong công việc thực tế của họ. Nói chung, đánh giá sau bồi dưỡng là công cụ để cung cấp các thơng tin hữu ích cho HT.
Nội dung kiểm tra đánh giá bao gồm những nhiệm vụ sau:
+ Đánh giá thực trạng, xác định mục tiêu dự kiến ban đầu và toàn bộ kế hoạch đã đạt được ở mức độ nào, kết quả có phù hợp với mục tiêu dự kiến.
+ Phát hiện những sai sót trong việc triển khai kế hoạch.
+ Điều chỉnh kế hoạch và tìm biện pháp uốn nắn những sai sót.
Theo lý thuyết thơng tin, kiểm tra nhằm thiết lập mối quan hệ ngược và là khâu không thể thiếu trong QL. Kiểm tra để QL, muốn QL tốt thì phải kiểm tra. Thơng qua kiểm tra, người lãnh đạo đánh giá thành tựu, kết quả của hoạt động bồi dưỡng để kịp thời chỉnh sửa nội dung, phương pháp, hình thức bồi dưỡng sao cho hợp lý và phù hợp.
Kết luận chƣơng 1
QL đã và đang khẳng định vai trị của nó trong mọi mặt của đời sống xã hội. QL nói chung và QL nhà trường nói riêng, đặc biệt là nhà trường THPT địi hỏi người hiệu trưởng phải nắm thật vững những vấn đề cơ bản về khoa học QL nói chung và QL nhà trường THPT nói riêng. Luận văn đã hệ thống các lý luận cơ bản về QL, QL giáo dục, QL nhà trường THPT, nghiệp vụ hành chính và QL nghiệp vụ hành chính, nhiệm vụ quyền hạn của người hiệu trưởng trường THPT, nhiệm vụ của tổ chun mơn, tổ văn phịng, của tổ trưởng chuyên môn và tổ trưởng tổ văn phòng làm cơ sở lí luận cho quản lí hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ văn phịng. Bên cạnh đó, luận văn cũng xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động bồi dưỡng.
Trên đây là những cơ sở lý luận cơ bản về QL hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho đội ngũ cán bộ văn phòng ở trường THPT; nghiên cứu cho thấy:
- Cơng tác Hành chính - Văn phịng là một trong những nhiệm vụ cơ bản, nhằm tổ chức, kiểm sốt q trình xây dựng, ban hành, chuyển giao và quản lý để cung cấp thông tin, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, công tác này không thực sự được coi trọng và đầu tư bồi dưỡng trong các trường THPT. Và điều này cần được sự quan tâm hơn nữa của chính phủ và cán bộ quản lý cấp cao của các trường.
- Nghiệp vụ hành chính của cán bộ văn phòng ở trường THPT gồm những nội dung như nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ tổng hợp thông tin, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, các kỹ năng ứng dụng CNTT trong cơng việc.
- Để quản lí tốt hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng các trường THPT thì hiệu trưởng cần: Lập kế hoạch quản lí hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng; Tổ chức thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng; Chỉ đạo thực hiện kế
hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng; Kiểm tra, đánh giá kết quả bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng.
- Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động bồi dưỡng gồm 02 nhóm yếu tố chính: Nhóm yếu tố khách quan (Nhận thức của đội ngũ cán bộ văn phòng; Năng lực quản lý và năng lực tham gia quản lý; Kinh phí được cấp cho hoạt động bồi dưỡng) và nhóm yếu tố chủ quan (Nhận thức của các cấp quản lý; Sự phù hợp giữa công tác quy hoạch, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng cán bộ văn phịng với nhu cầu cần bồi dưỡng; Trình độ, nhận thức của đội ngũ cán bộ trực tiếp QL cơng tác bồi dưỡng).
Quản lí hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng được tiến hành với nội dung, quy trình, phương pháp xác định nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ văn phòng trong các trường THPT. Đồng thời cũng địi hỏi hiệu trưởng phải khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ, trau dồi cho mình năng lực QL nhà trường. Trên cơ sở đó vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo trong QL hoạt động tổ văn phịng của trường mình nhằm thực hiện được mục tiêu phát triển bền vững, nâng cao chất lượng về mọi mặt, tạo được niềm tin và thương hiệu.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG BỒI DƢỠNG VÀ QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG BỒI DƢỠNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHO CÁN BỘ
VĂN PHỊNG CÁC TRƢỜNG THPT TỈNH QUẢNG NINH