8. Cấu trúc của luận văn
2.5. Kết quả khảo sát
2.5.1. Thực trạng về hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn
văn phòng các trường THPT
2.5.1.1. Thực trạng nhận thức của các khách thể điều tra về tầm quan trọng của hoạt độngbồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng
a. Nhận thức của các khách thể điều tra về sự cần thiết của hoạt động bồi dưỡng
Bảng 2.5. Nhận thức của các khách thể điều tra về sự cần thiết của hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính
Mức độ Rất cần thiết Cần thiết Ít cần thiết Khơng cần thiết
Tổng Đối tượng CB QL CB VP CB QL CB VP CB QL CB VP CB QL CB VP Số lượng 20 30 7 33 0 0 0 0 90 Tỷ lệ (%) 22.2 33.3 7.9 36.6 0 0 0 0 100.0 Tổng (%) 55.5 44.5 0.00 0.00 100.0
Kết quả khảo sát cho thấy, nhìn chung CBQL (hiệu trưởng và hiệu phó), và đội ngũ cán bộ làm cơng tác hành chính văn phòng tại các trường THPT được điều tra đều đánh giá việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính là rất cần thiết và cần thiết. Trong đó, có 20 CBQL (hiệu trưởng và hiệu phó) chiếm 22.2% đánh giá rất cần thiết phải bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, 30 cán bộ văn phòng đánh giá rất cần thiết bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính chiếm 33.3%. Có 7 CBQL (7.9%) đánh giá cần thiết phải bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, và 33 giáo viên (36.6%) đánh giá cần thiết phải bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính. Khơng có cán bộ văn phịng nào đánh giá là khơng cần thiết và ít cần thiết. Với
sự nhận được đầy đủ của 100% cán bộ QL, và CBVP về sự cần thiết của việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các trường THPT cũng như Sở GD&ĐT… trong công tác triển khai và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính.
b. Mức độ tin tưởng của cán bộ quản lý và cán bộ văn phòng đối với hiệu quả của hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính
Bảng 2.6. Mức độ tin tƣởng cán bộ quản lý và cán bộ văn phòng đối với hiệu quả của hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính
Mức độ Rất tin tƣởng Tin tƣởng Tin tƣởng ít Không tin tƣởng Tổng Đối tƣợng CB QL CB VP CB QL CB VP CB QL CB VP CB QL CB VP Số lƣợng 27 45 0 18 0 0 0 0 90 Tỷ lệ (%) 30.0 50.0 0 20.0 0 0 0 0 100.0 Tổng 80.0 20.0 0.00 0.00 100.0
Bảng số liệu trên đã thể hiện rõ sự đánh giá của CBQL (hiệu trưởng và hiệu phó), cán bộ văn phòng về mức độ tin tưởng vào hiệu quả của việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính. Nhìn chung, 100% CBQL đều rất tin tưởng và tin tưởng vào hiệu quả của việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, khơng có CBQL, cán bộ văn phòng nào đánh giá là không tin tưởng và không rõ. Cụ thể: có 80.0% CBQL, CBVP (27 CBQL và 45 CBVP) đánh giá rất tin tưởng vào hiệu quả của việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính, và 20.0% (18 nhân viên hành chính) đánh giá tin tưởng vào hiệu quả việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính. Có được sự tin tưởng, đồng lịng của cả CBQL và đội ngũ nhân viên làm cơng tác hành chính văn phòng vào hiệu quả của việc bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính của nhà trường là một điều hết sức tích cực và có ý nghĩa đối với các nhà trường trong công tác bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho đội ngũ cán bộ làm cơng tác hành chính văn phịng.
2.5.1.2. Thực trạng về nội dung bồi dưỡng
Qua khảo sát đối với cán bộ làm cơng tác hành chính văn phịng cho thấy: Họ đều nhận thức rõ tầm quan trọng của hoạt động bồi dưỡng. Để hoạt đơng bồi dưỡng có hiệu quả thì nội dung bồi dưỡng cũng hết sức quan trọng.
Các nhà QL đều cho rằng phải có một nội dung bồi dưỡng cụ thể cho đội ngũ cán bộ làm cơng tác hành chính văn phịng tại các trường THPT với những nhiệm vụ trọng tâm nhằm tác động tới khả năng và năng lực của đội ngũ cán bộ văn phịng. Khi cơng tác bồi dưỡng được thực hiện với nội dung bổ ích, sẽ mang lại đội ngũ cán bộ văn phịng làm cơng tác hành chính giỏi và vững mạnh về chuyện mơn.
Bảng số liệu sau sẽ đánh giá sự cần thiết về nội dung cần bồi dưỡng của cán bộ văn phịng làm cơng tác hành chính:
Bảng 2.7. Đánh giá của các khách thể điều tra về mức độ cần thiết của các nội dung bồi dƣỡng
TT Nội dung bồi dƣỡng
Mức độ đánh giá Rất thiết thực Thiết thực Không thiết thực 1 Bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư
lưu trữ 30 (33.3%) 55 (61.1%) 5 (5.6%) 2 Bồi dưỡng các kỹ năng soạn thảo
văn bản, tổng hợp thông tin…
60 (66.7%) 30 (33.3%) 0 (0.0%) 3 Bồi dưỡng về tin học văn phòng,
ngoại ngữ 50 (55.5%) 38 (42.2%) 2 (2.3%) 4 Bồi dưỡng kiến thức về xã hội,
giao tiếp, ứng xử 20 (22.2%) 30 (33.3%) 40 (44.5%) 5 Bồi dưỡng về lý luận chính trị 45
(50.0%)
41 (45.5%)
4 (4.5%)
Qua bảng thống kê cho thấy, cả 5 nội dung bồi dưỡng đều nhận được sự tán thành cao của đội ngũ cán bộ làm cơng tác hành chính văn phịng.
Các nội dung bồi dưỡng như: Bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về cơng tác hành chính văn phịng, bồi dưỡng về tin học văn phòng, ngoại ngữ, bồi dưỡng về lý luận chính trị, các ý kiến tán thành đều trên 95%. Đặc biệt có nội dung bồi dưỡng kiến thức chuyên mơn về văn phịng là bồi dưỡng các kỹ năng soạn thảo văn bản, tổng hợp thông tin 100% cán bộ làm cơng tác văn phịng đều tán thành.
Đối với nội dung bồi dưỡng về kiến thức xã hội, giao tiếp và ứng xử chỉ có 70 cán bộ, nhân viên tán thành còn 40 cán bộ, nhân viên (44.5%) cảm thấy không cần thiết phải bồi dưỡng.
Trong thời gian qua, các trường THPT, Sở GD&ĐT và các Sở, Ban, Ngành liên quan đã có các chương trình bồi dưỡng, đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả cho cán bộ nhân viên làm cơng tác hành chính văn phịng. Bảng số liệu sau sẽ đánh giá mức độ phù hợp của các nội dung bồi dưỡng đã được triển khai.
Bảng 2.8. Đánh giá của các khách thể điều tra về mức độ phù hợp của các nội dung bồi dƣỡng
CBQL CBVP Tổng số Mức độ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Rất phù hợp 20 74.1 55 87.3 75 83.3 Phù hợp 5 18.5 5 7.9 10 11.1 Bình thường 2 7.4 3 4.8 5 5.6 Không phù hợp 0 0.0 0 0.0 0 0.0 Tổng 27 100.0 63 100.0 90 100.0
(Nguồn: Số liệu điều tra)
Bảng số liệu cho thấy, trong số 90 cán bộ, nhân viên làm cơng tác hành chính văn phịng thì có 85 người đánh giá rằng các nội dung được bồi dưỡng trước đây là cần thiết và phù hợp với cơng việc, trong đó có 75 người đánh giá
là rất cần thiết chiếm 83.3%, và 10 người đánh giá là cần thiết chiếm 11.1%. Bên cạnh đó có 5 người đánh giá các nội dung được bồi dưỡng trước đây là bình thường và chiếm 5.6%. Khơng có cán bộ làm công tác hành chính văn phịng đánh giá là khơng phù hợp. Trong đó 25 cán bộ QL, và 60 CBVP đánh giá là phù hợp và rất phù hợp
Nhìn chung, các nhà QL, cơ quan cấp trên cần xem xét để đưa ra những nội dung bồi dưỡng thiết thực, cần thiết cho công việc của cán bộ làm cơng tác văn phịng, tránh việc bồi dưỡng đào tạo tràn lan, không phù hợp, thiếu thiết thực và gây ra lãng phí nguồn lực.
2.5.1.3. Thực trạng về hình thức tổ chức bồi dưỡng
Hình thức tổ chức bồi dưỡng sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả, chất lượng của công tác bồi dưỡng. Bảng số liệu sau sẽ đánh giá mức độ phù hợp của các hình thức tổ chức bồi dưỡng.
Bảng 2.9. Đánh giá của các khách thể điều tra về mức độ cần thiết các hình thức tổ chức bồi dƣỡng TT Hình thức tổ chức bồi dƣỡng Mức độ thực hiện Rất cấn thiết Cần thiết Không cần thiết 1
Bồi dưỡng dài hạn, ngắn hạn theo hình thức học tại chức, chuyên tu, từ xa....
40 (44.4%) 45 (50.0%) 5 (5.6%)
2 Cung cấp tài liệu để cán bộ văn phòng tự nghiên cứu, tự bồi dưỡng
15 (16.8%) 25 (27.7%) 50 (55.5%) 3
Bồi dưỡng thông qua làm việc trực tiếp và học hỏi kinh nghiệm của người đi trước
10 (11.1%) 20 (22.3%) 60 (66.6%)
4 Bồi dưỡng theo chuyên đề 40
(44.4%)
45 (50.0%)
0 (5.6%)
Bảng số liệu trên cho thấy, quan khảo sát thì mỗi cán bộ văn phịng làm cơng tác hành chính đều có những đánh giá rất khác nhau về hình thức bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính văn phịng.
Đối với hình thức “Bồi dưỡng dài hạn, ngắn hạn theo hình thức học tại chức, chuyên tu, từ xa....” có 40 cán bộ chiếm 44.4% cho rằng hình thức bồi dưỡng này rất cần thiết, có 50% số cán bộ được khảo sát cho rằng là cần thiết, và có 5 người chiếm 5.6% cho rằng là khơng cần thiết.
Với hình thức “Cung cấp tài liệu để cán bộ văn phòng tự nghiên cứu, tự bồi dưỡng”, có tới 50 người được khảo sát chiếm 55.5% khơng đồng tình với hình thức bồi dưỡng này.
Bồi dưỡng thông qua làm việc trực tiếp và học hỏi kinh nghiệm của người đi trước, có 66.6% số người được điều tra khơng đồng tình với hình thức này, chỉ có 30 người là tán thành chiếm 33.4%.
Hình thức “Bồi dưỡng theo chuyên đề” có 40 cán bộ chiếm 44.4% cho rằng hình thức bồi dưỡng này rất cần thiết, có 50% số cán bộ được khảo sát cho rằng là cần thiết, và có 5 người chiếm 5.6% cho rằng là không cần thiết.
Các trường THPT, Sở GD&ĐT và các Sở, Ban, Ngành cũng đã tổ chức các khóa bồi dưỡng với nhiều hình thức khác nhau từ trực tiếp, gián tiếp để nâng cao kiến thức chuyên môn, hiệu quả làm việc cho cán bộ làm công tác hành chính văn phịng. Bảng số liệu sau sẽ đánh giá mức độ phù hợp của các nội dung bồi dưỡng đã được triển khai.
Bảng 2.10. Đánh giá của các khách thể điều tra về mức độ phù hợp của các hình thức tổ chức bồi dƣỡng Mức độ CBQL CBVP Tổng số Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ Rất phù hợp 5 5.6 10 11.1 15 16.6 Phù hợp 10 11.1 10 11.1 20 22.3 Bình thường 12 44.4 38 71.9 50 55.5 Không phù hợp 0 0.0 5 5.6 5 5.6 Tổng 27 100.0 63 100.0 90 100.0
Bảng số liệu cho thấy, trong số 90 cán bộ QL, nhân viên làm cơng tác hành chính văn phịng thì có tới 50 người đánh giá rằng hình thức, phương pháp bồi dưỡng trước đây là bình thường. Có 15 người đánh giá là rất phù hợp chiếm 22.3%. Bên cạnh đó vẫn 5 cán bộ, nhân viên làm cơng tác hành chính văn phịng đánh giá là khơng phù hợp. Trong đó có 5 cán bộ QL đánh giá các hình thức đào tạo trước đây rất phù hợp, 10 người đánh giá phù hợp; 10 cán bộ văn phịng đánh giá các hình thức đào tạo trước đây rất phù hợp, 10 người đánh giá phù hợp.
2.5.1.4. Thực trạng về kết quả bồi dưỡng
Trong những năm qua sự nghiệp giáo dục Quảng Ninh nói chung, cấp THPT nói riêng đã được thừa hưởng sự chuyển mình về kinh tế, chính trị xã hội của tỉnh, đời sống của nhân dân được nâng lên, những điều kiện tác động khách quan tích cực đến hoạt động dạy và học ở các trường THPT, nó thúc đẩy hoạt động giáo dục ở các nhà trường đi vào nề nếp, phát triển tương đối ổn định. Bên cạnh đó, hoạt động bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ hành chính cho đội ngũ cán bộ văn phòng cũng được quan tâm đúng mức tuy nhiên còn hạn chế nhất định.
Để đánh giá kết quả của các hoạt đông bồi dưỡng trước đây về nghiệp vụ hành chính văn phịng đối với cán bộ, nhân viên làm hành chính văn phịng tại các trường THPT trên địa bàn, chúng tôi đã tiến hành khảo sát một số cán bộ, nhân viên làm hành chính văn phịng (90 cán bộ, nhân viên tại 10 trường được lựa chọn). Kết quả điều tra như sau:
Bảng 2.11. Đánh giá của các khách thể điều tra về hiệu quả của hoạt động bồi dƣỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng
STT Mức độ Số lƣợng Tỷ lệ
1 Rất hiệu quả với công việc 10 11,2
2 Hiệu quả 22 23,3
3 Ít hiệu quả 50 55,5
4 Chưa hiệu quả 9 10
Tổng 90 100.0
(Nguồn: Số liệu điều tra)
Bảng 2.11 cho thấy, hiệu quả của các hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phịng đã triển khai trong thời gian qua nhìn chung là chưa tốt. Qua điều tra chỉ có 31 cán bộ đánh giá là khi được bồi dưỡng thì thấy hiệu quả và rất hiệu quả khi áp dụng vào cơng việc. Trong khi đó có tới 50 cán bộ thì cảm thấy ít hiệu quả và vẫn còn 9 cán bộ (chiếm 10%) đánh giá là chưa hiệu quả.
2.5.2. Thực trạng về QL hoạt động bồi dưỡng nghiệp vụ hành chính cho cán bộ văn phòng các trường THPT tỉnh Quảng Ninh
Qua điều tra thực trạng QL hoạt động tổ văn phòng ở các trường THPT trong tỉnh Quảng Ninh cho thấy:
Tất cả các Hiệu trưởng đều nhận thức rất rõ vị trí cũng như tầm quan trọng của tổ văn phòng và hoạt động của tổ văn phịng là điều kiện khơng thể thiếu được trong việc góp phần hồn thành nhiệm vụ nhà trường. Công tác HC- QT là một điều kiện phục vụ nhiệm vụ QL nhà trường theo mục tiêu được đặt
ra; là một trong những chức năng QL trường học; là phương tiện giúp hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng với pháp luật của Nhà nước, đúng với chế độ chính sách giáo dục của Đảng và quy chế chun mơn của ngành. Ngồi những hoạt động chủ yếu, nhân viên hành chính cịn có thêm khá nhiều hoạt động mang tính xã hội, phong trào khác không liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ trọng tâm được đưa vào nhà trường cũng làm tăng khối lượng công việc hành chính.
Cơng tác HC-QT thường chiếm khoảng 25 % thời gian của hiệu trưởng. Thực tế ở các trường THPT hiện nay một số bộ phận phụ trách công tác văn thư, thiết bị, thủ quỹ, y tế còn kiêm nhiệm nên HT mất rất nhiều thời gian và sức lực cho riêng phần thực hiện cơng tác QL hành chính. Song, QL hoạt động tổ văn phòng trong các nhà trường THPT tỉnh Quảng Ninh đã thể hiện rất rõ khả năng phối hợp kinh nghiệm QL với khoa học QL để tiến hành việc QL hoạt động tổ văn phịng của các HT.
Tuy nhiên khơng phải tất cả các HT đều QL hoạt độngtổ văn phòng như nhau mà tuỳ theo đặc điểm tình hình cụ thể của từng nhà trường, mà quan điểm của từng HT về tầm quan trọng của các biện pháp QL hoạt độngcủa tổ văn phòng khác nhau. Điều tra thực trạng và các biện pháp QL hoạt động tổ văn phòng của HT đang được sử dụng phổ biến trong các trường THPT, chúng tôi nhận thấy quan điểm QL thực sự chưa thống nhất và đồng bộ. Có những quan điểm QL hoạt độngcủa tổ văn phòng đi quá sâu đến tận cá nhân, như vậy vai trò chỉ đạo của người tổ trưởng quá mờ nhạt, HT không phát huy được khả năng tự chủ, độc lập, sáng tạo, linh hoạt trong phương pháp chỉ đạo của họ. Vì vậy, cần có biện pháp thống nhất trong chỉ đạo hoạt động tổ văn phòng ở các trường THPT làm cho người tổ trưởng văn phòng thực sự trở thành một người lãnh đạo đơn vị sản xuất, họ có điều kiện phát huy hết khả năng của mình trong cơng tác cũng như lãnh đạo tổ. Thực hiện được điều này
cũng chính là đã thực hiện chủ trương đường lối của Đảng trong đổi mới cơ chế QL là phân cấp, phân quyền trong QL nói chung, QL hoạt động của tổ văn phịng nói riêng.
Chúng tơi tiến hành khảo sát việc thực hiện các biện pháp QL theo các chức năng QL của HT, chúng tôi điều tra 27 cán bộ QL (hiệu trưởng và phó hiệu
trưởng) và 63 nhân viên hành chính. Kết quả điều tra thể hiện qua bảng 2.12: