Trước đây, Eximbank không có một quy trình hoàn chỉnh với với những quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng vị trí, nội dung công việc của từng phân đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động tín dụng tại ngân hàng mà chỉ có những bảng mô tả công việc riêng lẻ, rời rạc, áp dụng cho chức danh cán bộ tín dụng và các sản phẩm cụ thể. Năm 2012, Eximbank ban hành quy định về mô hình ba bộ phận cụ thể: bộ phận quan hệ khách hàng (FO), bộ phận thẩm định rủi ro (MO), bộ phận quản lý nợ (BO). Quy trình này được xem là hoàn chỉnh nhất từ trước đến nay khi phân định rõ nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận. Tuy nhiên, nội dung cụ thể của công việc vẫn còn quy định rất chung chung.
Một cách tổng quát, quy trình xử lý một hồ sơ vay vốn của khách hàng bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng, tiếp cận và xử lý thông tin ban đầu
Căn cứ vào chính sách khách hàng mà Ban giám đốc muốn hướng đến, Bộ phận FO sẽ thực hiện tìm kiếm các khách hàng và tiếp cận khách hàng vay vốn. Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, Bộ phận FO sẽ tiếp cận khách hàng và nắm sơ bộ về hồ sơ pháp lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, nhu cầu vay vốn và điều kiện về tài sản đảm bảo của khách hàng cũng như các yêu cầu khác (ví dụ về lãi suất, mục đích vay, kỳ hạn vay…), thông tin liên lạc, sau đó báo cáo lãnh đạo để có ý kiến tiếp nhận hồ sơ hoặc từ chối khách hàng không đủ điều kiện. Cán bộ FO không được tự ý từ chối khách hàng trước mà không báo cáo lãnh đạo phòng.
Nếu lãnh đạo đồng ý tiếp nhận hồ sơ thì lãnh đạo cùng CBTD (bộ phận FO hoặc kết hợp với bộ phận MO) và cán bộ thẩm định tài sản sẽ kết hợp khảo sát thực tế nhằm kiểm tra lại các thông tin và hồ sơ khách hàng xuất trình; quy mô, quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, tính pháp lý, tình trạng, tính khả mại của tài sản đảm bảo.
Sau khi khảo sát thực tế, cán bộ FO sẽ hướng dẫn khách hàng bổ sung đầy đủ hồ sơ vay vốn để phục vụ cho công tác thẩm định.
Bước 2: Lập báo cáo thẩm định
Báo cáo thẩm định gồm 2 báo cáo chủ yếu: Báo cáo đề xuất của bộ phận FO, báo cáo thẩm định rủi ro của bộ phận MO. Trường hợp nhu cầu vay vốn vượt thẩm quyền của chi nhánh sẽ có thêm tờ trình kết hợp trình Hội sở.
Đối với báo cáo đề xuất: tùy theo từng loại cho vay, đối tượng khách hàng và điều kiện thực tế mà nội dung báo cáo phải đảm bảo các nội dung:
- Giới thiệu tổng quan về pháp lý khách hàng vay vốn.
- Nhu cầu vay vốn của khách hàng: Nội dung đề nghị vay vốn của khách hàng như: số tiền, thời gian, phương thức, lãi suất, kỳ hạn trả nợ, tài sản đảm bảo. - Thẩm định thông tin về khách hàng vay vốn:
Nêu kết quả thẩm định hồ sơ pháp lý (khách hàng có cung cấp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của Eximbank);
Tình hình và lịch sử hoạt động của khách hàng, quy trình kinh doanh, đánh giá vai trò của người điều hành, chủ sở hữu đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; quy mô kinh doanh;
Thị trường đầu vào, đầu ra, đánh giá năng lực cạnh tranh và mở rộng thị trường của khách hàng; phân tích doanh thu 3 năm gần nhất;
Phân tích, nhận xét năng lực tài chính của khách hàng: nhận xét về nguồn vốn – sử dụng vốn, thuyết minh các yếu tố chính trên bảng cân đối kế toán; phân tích kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần nhất.
- Phân tích kế hoạch kinh doanh, phương án, dự án vay vốn khả thi, khả năng trả nợ;
- Phân tích mối quan hệ của khách hàng, nhóm khách hàng liên quan với các tổ chức tín dụng;
- Nêu tài sản đảm bảo, tính khả mại;
- Kết luận, đề xuất cấp tín dụng của bộ phận FO kèm bảng xếp hạng tín dụng.
Đối với báo cáo đánh giá rủi ro: dựa trên báo cáo đề xuất của bộ phận FO, bộ phận MO sẽ tiến hành thẩm định và đánh giá rủi ro, nội dung đánh giá như sau:
- Phân tích tổng quát về khách hàng: đánh giá về hồ sơ pháp lý, lịch sử hoạt động và uy tín của khách hàng;
- Đánh giá về tình hình tài chính của khách hàng: đánh giá các yếu tố biến động trên báo cáo tài chính; phân tích cân đối nguồn vốn và sử dụng vốn; phân tích dòng tiền và khả năng thanh toán; phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh;
- Phân tích hiệu quả phương án vay vốn, tính khả thi;
- Phân tích nhóm khách hàng, các đối tượng được xem là một khách hàng: theo đó, trước đây các đối tượng được xem là nhóm khách hàng chủ yếu có quan hệ sở hữu hoặc quan hệ gia đình, nhưng năm 2012, TGĐ quy định các khách
hàng có cùng chủ sở hữu tài sản đảm bảo cũng được xét vào nhóm khách hàng;
- Đánh giá rủi ro liên quan đến tài sản đảm bảo; - Nhận định các rủi ro và đưa ra biện pháp quản lý; - Kiến nghị của bộ phận MO lên ban lãnh đạo duyệt.
Bước 3: Trình duyệt
Căn cứ theo chính sách tín dụng nội bộ từng thời kỳ, CBTD tập hợp đầy đủ hồ sơ khách hàng kèm tờ trình đề xuất của bộ phận FO, tờ trình thẩm định và phân tích rủi ro của bộ phận MO để trình lãnh đạo phòng kiểm soát và trình Ban giám đốc Chi nhánh phê duyệt hoặc thông qua Ban tín dụng Chi nhánh, HĐTD Hội sở, HĐTD Trung ương. Trường hợp phải trình cấp vượt thẩm quyền Chi nhánh thì phải thông qua Phòng tín dụng Hội sở (nay là Trung tâm tín dụng) để thực hiện tái thẩm định.
Bước 4: Thực hiện các thủ tục cho vay và giải ngân
Sau khi được phê duyệt cấp tín dụng, bộ phận BO sẽ tiến hành hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: lập hợp đồng tín dụng, hợp đồng và các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp sau đó tiến hành công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm theo quy định. Tất cả các thông tin đều được nhập vào hệ thống quản lý Korebank.
Khi khách hàng có nhu cầu giải ngân và cung cấp các chứng từ liên quan nhu cầu sử dụng vốn, bộ phận FO sẽ kiểm tra hồ sơ và lập đề xuất giải ngân, bộ phận BO sẽ lập báo cáo giải ngân thông qua bộ phận MO để trình lãnh đạo phê duyệt. Sau đó bộ phận BO sẽ tiến hành lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Bước 5: Thu hồi nợ
Sau khi giải ngân, định kỳ hàng tháng bộ phận BO sẽ lập thông báo nợ đến hạn gửi bộ phận FO và bộ phận này sẽ gửi thông báo và nhắc nhở việc trả nợ của khách hàng.