BẢO HIỂM TÀI SẢN KỸ THUẬT TẠI TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BẢO VIỆT
2.2.3.1. Công tác khai thác
Quy trình khai thác
Công tác khai thác nghiệp vụ bảo hiểm tài sản kỹ thuật tại Bảo Việt luôn lấy phương châm là “Không ngừng sáng tạo, nâng cao năng suất và lấy khách hàng làm trung tâm của mọi hoạt động, tất cả hoạt động phục vụ công tác khai thác bảo hiểm”. Bảo hiểm Bảo Việt đã ban hành và cập nhật quy trình khai thác theo định hướng đó như sau:
Hình 2.2: Quy trình khai thác nghiệp vụ bảo hiểm tài sản kỹ thuật của Bảo hiểm Bảo Việt
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm từ khách hàng (Yêu cầu bảo hiểm mới, tái tục, sửa đổi bổ sung)
+ CBKT tiếp xúc khách hàng để tìm hiểu nhu cầu về bảo hiểm, tuyên truyền vận động khách hàng tham gia bảo hiểm, hoặc nhận thông tin từ đại lý bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm.
+ CBKT tập hợp yêu cầu bảo hiểm và gửi đề nghị chào phí/cấp đơn đến PHTKD.
+ Phương tiện giao dịch: Trực tiếp, Lotus Notes
Bước 2: Hướng dẫn nghiệp vụ, tạo yêu cầu chào phí
+ CBNV-PHTKD tiếp nhận hồ sơ khai thác từ CBKT, liên hệ khách hàng để đánh giá rủi ro
+ CBNV-PHTKD gửi hồ sơ khai thác đầy đủ tới BQLNV.
+ Phương tiện giao dịch: Lotus Notes, QLHA.
+ Thời gian thực hiện: Tối thiểu 10 ngày trước ngày bắt đầu hiệu lực đơn bảo hiểm. Bước 3. Tiếp nhận yêu cầu và đánh giá rủi ro
+ CBNV-BQLNV tiếp nhận yêu cầu:
− Nếu dịch vụ thuộc đối tượng hạn chế khai thác theo quy định của BHBV theo từng thời kỳ hoặc rủi ro không đảm bảo, CBNV-BQLNV trả lời từ chối chào phí cho PHTKD của CTTV/ BKD kèm theo lý do cụ thể.
− Nếu thông tin không đầy đủ theo yêu cầu, CBNV-BQLNV đề nghị CTTV hoặc BKD bổ sung và hoàn thiện. Trong thời hạn 1 ngày làm việc, PHTKD hoặc BKD có trách nhiệm bổ sung các thông tin còn thiếu theo yêu cầu của CBNV-BQLNV.
− Đối với trường hợp CTTV/ BKD không cung cấp được GYCBH hợp lệ, CBNV- BQLNV sẽ xem xét yêu cầu chào phí dựa trên những thông tin do CTTV/ BKD cung cấp (có kèm bằng chứng giao dịch). CTTV/ BKD sẽ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của thông tin cung cấp.
+ Phương tiện giao dịch: Lotus Notes, QLHA.
Bước 4. Kiểm tra hợp đồng tái bảo hiểm cố định
+ CBNV-BQLNV kiểm tra thông tin:
− Dịch vụ vượt phạm vi hợp đồng tái bảo hiểm cố định; dịch vụ có tỷ lệ ĐBH dưới 50%; dịch vụ có TCĐ và/hoặc dịch vụ có TTRR: Chuyển bước 5
− Dịch vụ thuộc phạm vi hợp đồng tái bảo hiểm cố định: Chuyển bước 6.
+ Trong trường hợp có TTRR thì CBNV-BQLNV phải thông báo cho cán bộ PDLTT để tạo một mã đơn vị rủi ro tích tụ trên InsureJ.
+ Phương tiện thực hiện: Lotus Notes, QLHA.
+ Thời gian thực hiện: 0,25 ngày.
Bước 5. Thu xếp tái bảo hiểm (Nếu dịch vụ trong phân cấp bỏ qua bước này)
+ CBNV-BTBH tiếp nhận Hồ sơ khai thác từ CBNV-BQLNV gồm: Bản ĐGRR, Bản chào phí được lập trên InsureJ hoặc bản chào do Môi giới bảo hiểm soạn, thông tin ĐBH (nếu có), thông tin TCĐ (nếu có), báo cáo thống kê TTRR (nếu có), báo cáo đánh giá rủi ro, danh mục tài sản chi tiết, biên bản kiểm tra phòng cháy chữa cháy…
+ Phương tiện thực hiện: Lotus Notes, QLHA.
+ Thời gian thực hiện: 2-15 ngày.
Bước 6. Xây dựng bản chào phí trên InsureJ
+ PDLTT xây dựng bản chào trên InsureJ dựa trên yêu cầu đã có kết quả thu xếp tái bảo hiểm và xác nhận nghiệp vụ của CBNV-BQLNV, đồng thời gắn số đơn vị rủi ro tích tụ (nếu cần) vào đơn bảo hiểm.
+ Phương tiện giao dịch: Lotus Notes, QLHA, InsureJ
+ Thời gian thực hiện: 0,25 ngày.
Bước 7. Xác nhận và gửi bản chào phí.
+ PDLTT gửi bản chào đã được lập trên InsureJ cho CBNV-PHTKD.
+ Phương tiện thực hiện: QLHA, Lotus Notes.
+ Thời gian thực hiện: 0,25 ngày.
Bước 8. Phát hành bản chào phí.
chào. Riêng các BKD được ký các bản chào trên cơ sở tuân thủ quy định và phân cấp của BHBV theo từng thời kỳ.
+ CBNV-PHTKD chuyển bản chào đã ký tên, đóng dấu cho CBKT đi đàm phán khách hàng.
+ Thời gian thực hiện: 0,25 ngày.
Bước 9. Đàm phán khách hàng.
+ CBKT đàm phán trực tiếp hoặc chuyển bản chào cho đại lý, môi giới để đàm phán với khách hàng.
− Nếu khách hàng từ chối bản chào phí, CBKT thông báo nguyên nhân cho CBNV- PHTKD và BQLNV để đóng hồ sơ chào phí.
− Nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh bản chào: Quay lại bước 3.
− Nếu khách hàng đồng ý với bản chào: Chuyển đến bước 10.
+ Phương tiện thực hiện: Lotus Notes, điện thoại, trực tiếp. Bước 10. Cấp giấy chứng nhận bảo hiểm.
+ CBNV-PHTKD gửi đề nghị cấp đơn đến BQLNV.
+ PDLTT tiếp nhận đề nghị cấp đơn bảo hiểm
+ Phương tiện thực hiện: InsureJ, Lotus Notes.
+ Thời gian thực hiện: 0,5 ngày.
Bước 11. Ký đơn và hợp đồng bảo hiểm.
+ PDLTT gửi đơn bảo hiểm, nội dung điều khoản bổ sung, thông báo thu phí cho CBNV-PHTKD. Nếu khách hàng yêu cầu Hợp đồng bảo hiểm hai bên ký, CBNV-PHTKD tự soạn hợp đồng trên cơ sở nội dung đơn bảo hiểm đã nhận được từ PDLTT.
+ CBNV-PHTKD kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của bộ đơn/hợp đồng bảo hiểm và chuyển cho cán bộ khai thác.
+ Phương tiện thực hiện: QLHA, trực tiếp.
+ Thời gian thực hiện: 0,25 ngày.
Bước 12. Gửi bộ đơn bảo hiểm cho khách hàng.
tài liệu liên quan từ PHTKD của CTTV, CBKT và/hoặc đại lý gửi đơn và hợp đồng bảo hiểm, xuất hóa đơn cho khách hàng.
+ Tiếp nhận lại bản hợp đồng đã có chữ ký/ đóng dấu của khách hàng. Chuyển bản cứng bộ đơn/Thông báo thu phí và Hợp đồng (đã ký) về CTTV để lưu trữ. Scan và hoàn thành yêu cầu trên QLHA.
+ Phương tiện thực hiện: QLHA, Lotus Notes, trực tiếp
+ Thời gian thực hiện: Trong ngày.
Bước 13. Thu phí và hạch toán phí bảo hiểm.
+ CBKT thu phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn theo nội dung thông báo thu phí, gửi bảng kê trực tiếp cho kế toán.
+ CVKT CTTV và/hoặc CVKT TCT phân tích phí vào đơn bảo hiểm trên InsureJ theo quy định.
+ Phương tiện giao dịch: Thanh toán tiền mặt trực tiếp, chuyển khoản, InsureJ.
+ Thời gian thực hiện: Thu phí theo thỏa thuận thanh toán phí, phân tích phí trong ngày.
Bước 14. Lưu trữ hồ sơ và chăm sóc khách hàng.
+ CBKT của CTTV/ BKD tiếp tục chăm sóc khách hàng, đốc thúc thu phí và xử lý các yêu cầu của khách hàng trong suốt thời hạn bảo hiểm.
+ Hồ sơ khai thác được lưu bản cứng tại các CTTV/ Ban KD TSC và bản mềm tại PDLTT với thời hạn 05 năm.
+ Yêu cầu cấp sửa đổi bổ sung hoặc tái tục dịch vụ: bắt đầu lại quy trình từ bước 1.