HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
2.3.1. Quy định của Agribank về hạch toán kế toán:
Quy định về lập, ký và kiểm soát chứng từ : Việc lập chứng, ký và kiểm soát chứng từ kế toán tại Agribank Phan Đình Phùng được quy định cụ thể trong quyết định số 1000-QĐ-HĐQT-TCKT ngày 06/07/2011 của Hội Đồng Quản Trị Agribank. Trong quyết định đã quy định rõ trách nhiệm của các bộ phận, cụ thể như sau :
- Đối với Giao dịch viên (thanh toán viên) :
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
Kiểm soát tính rõ ràng, đầy đủ của các yếu tố ghi trên chứng từ.
Kiểm soát tính chính xác, khớp đúng của số liệu và các thông tin ghi trên chứng từ.
Kiểm soát các thông tin liên quan đến điều kiện thực hiện của chứng từ. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và khả năng thanh toán của khách hàng
Đối với chứng từ điện tử phải kiểm tra các yếu tố: Mã nhận biết của chứng từ, các mật mã trên chứng từ, đảm bảo không có sự trùng lắp, chứng từ lập đùng mẫu quy định, kiểm tra chữ ký điện tử trên chứng từ, kiểm tra sự tồn tại và các dạng thức của một số vùng bắt buộc, nội dung chứng từ hợp lệ.
Thực hiện giao dịch theo nội dung chứng từ.
Sắp xếp, tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ theo qui định.
- Đối với Kiểm soát viên có trách nhiệm :
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ.
Kiểm soát việc chấp hành chế độ, quy chế giao dịch nội bộ, phạm vi trách nhiệm ký trên chứng từ của giao dịch viên.
Kiểm soát chữ ký trên chứng từ.
Tên tập tin phải được lập đúng tên và mẫu thông tin quy định; kiểm soát đảm bảo không có sự trùng lắp về nội dung thông tin trên chứng từ.
Mã nhận biết trên chứng từ phải đúng.
Kiểm tra sự tồn tại và dạng thức của một số vùng bắt buộc của chứng từ.
Kiểm soát đối chiếu chứng từ cuối ngày tại bộ phận hậu kiểm.
- Trách nhiệm của bộ phận hậu kiểm :
Kiểm tra số lượng chứng từ khớp đúng với liệt kê chứng từ theo từng Giao dịch viên.
Kiểm tra lại tính đầy đủ, chính xác, hợp lệ của chứng từ giao dịch; Kiểm tra các nội dung trên chứng từ với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được cập nhật vào hệ thống và tài khoản sổ cái đảm bảo chính xác, phù hợp.
Kiểm tra, đối chiếu chữ ký cán bộ ngân hàng trên chứng từ phù hợp với bản đăng ký chữ ký mẫu