HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
2.5.2. Những hạn chế trong hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình
hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình Phùng :
Tại chi nhánh, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ được Ban Giám đốc chú trọng quan tâm. Mọi mặt hoạt động của chi nhánh đều được chỉ đạo kiểm tra thường xuyên đặc biệt là công tác tín dụng, bảo lãnh, thanh toán quốc tế, … Như vậy, kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh được thực hiện thường xuyên trong hầu hết các nghiệp vụ Ngân hàng. Việc tự kiểm tra và kiểm soát giao dịch được thực hiện hàng ngày bởi giao dịch viên và bộ phận kiểm soát. Ngoài ra, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ hoạt động độc lập với các bộ phận nghiệp vụ, việc kiểm tra của cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ không chịu sự ảnh hưởng bởi các phòng nghiệp vụ. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ đã phát hiện những sai phạm trong quá trình giao dịch và hoạt động để có những biện pháp điều chỉnh kịp thời, góp phần nâng cao chất lượng công tác kiểm soát và hiệu quả hoạt động của Chi nhánh.
Chương trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ luôn được xây dựng và lập kế hoạch theo từng quý, từng năm cũng như tuân thủ theo các quy trình và yêu cầu kiểm tra kiểm soát của Agribank.
Nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kiểm tra, kiểm toán, Ban Giám đốc luôn tổ chức các buổi tập huấn, chuyên đề cũng như cho cán bộ kiểm tra tham gia các khóa học do Agribank và Hiệp hội Ngân hàng tổ chức.
2.5.2.Những hạn chế trong hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình Phùng
2.5.2.1. Cơ chế quản lý – công tác nhân sự :
- Nhân sự phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh chỉ có 2 cán bộ, do đó đối với những đợt kiểm tra dài ngày và phạm vi kiểm tra rộng theo chỉ đạo của
Agribank cũng như của Chi nhánh, nhân sự của đợt kiểm tra phải được trưng tập từ các cán bộ lâu năm của các phòng nghiệp vụ khác. Mặc dù các cán bộ được trưng tập có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi và nhiều kinh nghiệm nhưng không có kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ kiểm tra, kiểm soát nên quy trình, cách thức kiểm tra vẫn còn nhiều bước không chuẩn xác, không có hệ thống và không theo đúng quy trình. Các cán bộ được trưng tập trong quá trình kiểm tra kiểm soát nội bộ vẫn phải thực hiện công việc tại phòng nghiệp vụ, điều này ảnh hưởng đến phần nào đến quá trình và kết quả kiểm tra do không tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
- Kiểm soát viên nội bộ là thành viên của Chi nhánh, mọi sinh hoạt quyền lợi đều trực thuộc Chi nhánh. Điều này làm ảnh hưởng đến tính khách quan, độc lập của kiểm tra viên trong quá trình thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát –vẫn chịu sự chỉ đạo của Giám đốc Chi nhánh.
- Kết quả hoạt động trong công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ chưa cao, đôi khi hoạt động còn mang tính hình thức. Mặc dù hoạt động độc lập và không chịu sự ảnh hưởng bởi các phòng nghiệp vụ nhưng đôi khi cán bộ kiểm tra vẫn né tránh, ngại va chạm dẫn đến việc không phát hiện, ngăn chặn kịp thời các sai sót khi tác nghiệp của các bộ phận nghiệp vụ trong lĩnh vực hoạt động của Ngân hàng.
- Các cán bộ tham gia kiểm soát nội bộ trong Chi nhánh chỉ nắm rõ được một nghiệp vụ chuyên môn nhất định mà không đủ khả năng bao quát chung về hoạt động kinh doanh tại đơn vị nên khó có thể hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
- Báo cáo kiểm tra, kiểm soát thường chỉ nêu lên những sai phạm mà chưa đánh giá được mức độ nghiêm trọng, mức độ rủi ro tiềm tàng do các sai phạm gây ra.
- Bộ phậm kiểm tra – kiểm soát nội bộ chỉ mới làm được vai trò kiểm tra mà thiếu đi chức năng tư vấn cho Ban Giám Đốc do bộ phận kiểm tra kiểm soát chỉ thực hiện vai trò của mình ở khâu cuối cùng nhằm phát hiện và chỉnh sửa các sai sót.
- Hiện nay vẫn có rất ít tài liệu hướng dẫn về kiểm soát nội bộ nhất là các tài liệu hướng dẫn về phương pháp, quy trình kiểm tra kiểm soát hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Ngân hàng.
- Ban kiểm tra – kiểm soát của Agribank nay chưa đặt chuẩn cho các cán bộ kiểm tra, kiểm soát về bằng cấp, trình độ nghiệp vụ. Tại chi nhánh, Giám đốc quản lý về mặt nhân sự và điều hành trực tiếp, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh chỉ chịu sự điều hành của Ban kiểm tra, kiểm soát nội bộ về mặt chuyên môn. Việc thay đổi cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ do Giám đốc chi nhánh quyết định. Vì vậy nhân sự cán bộ tham gia kiểm tra kiểm soát không ổn định, tính chuyên môn hóa chưa cao.
2.5.2.2. Hệ thống kế toán :
- Số lượng giao dịch chứng từ mỗi ngày thực hiện tại Chi nhánh rất nhiều nên khâu nhập dữ liệu và xử lý trên máy được chú ý trong khi đó một số hồ sơ chứng từ khi đưa vào kho lưu trữ thiếu chữ ký một trong các thành phần như: Giám đốc, Giao dịch viên, Thủ quỹ.
- Trong một số chứng từ chi tiêu: thiếu hoặc sai sót trong phần nội dung trên chứng từ như ghi không đầy đủ, hóa đơn mua hàng thiếu chữ ký của người mua…. Do vậy chưa đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và cũng có thể dẫn đến thực hiện trùng lặp một số nghiệp vụ.
- Việc tiếp thu chỉnh sửa các sai sót không được thực hiện nghiêm túc, điều này được thể hiện ở các sai sót thường xuyên bị lặp lại qua các năm …
2.5.2.3. Thủ tục kiểm soát :
- Các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm soát của Chi nhánh mới chỉ chi tiết cho các cấp lãnh đạo. Còn đối với cán bộ tại các phòng chức năng chưa được thực hiện triệt để. Vì vậy dễ dẫn đến gian lận của các cán bộ nghiệp vụ.
- Bên cạnh đó do phải chấp hành quy định về thời gian thực hiện bù trừ điện tử, điện tử liên ngân hàng nên những thời điểm có số lượng giao dịch nhiều thì các chứng từ chủ yếu được kiểm soát về mặt số tiền nên có nhiều trường hợp hạch toán sai.