HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
2.3.2. Quy định của Agribank về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
2.3.2.1. Tổ chức nhân sự :
- Mỗi đơn vị có ít nhất 2 lãnh đạo là Trưởng, phó phòng nhưng không quá 5 cán bộ lãnh đạo phòng (Chi nhánh thực hiện việc bổ nhiệm chức danh phó phòng thứ 3 trở lên phải có công văn đề nghị và được Tổng giám đốc chấp thuận).
- Số lượng cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ không ít hơn 6 cán bộ (bao gồm cả trưởng phó phòng).
2.3.2.2. Nguyên tắc hoạt động :
- Các rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của Agribank phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ và mục tiêu kinh doanh mới,
Agribank phải rà soát, nhận dạng rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình kiểm soát nội bộ phù hợp.
- Hoạt động của hệ thống KTKSNB là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của Agribank. Kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi truy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của Agribank dưới nhiều hình thức như:
Phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong hệ thống Agribank.
Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch.
Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 02 cán bộ tham gia, một người thực hiện giao dịch và một người kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được Agribank cho phép, phù hợp với quy định của pháp luật.
- Phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong Agribank không có điều kiện để thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ của Agribank.
- Bảo đảm chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong Agribank và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành hiệu quả.
- Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của Agribank phải được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập,
đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành Ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của Agribank.
- Đảm bảo cán bộ, nhân viên của Agribank đều phải hiểu được tầm quan trọng của hoạt động KSNB; vai trò của từng cá nhân trong quá trình KSNB có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ được giao vá phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan.
- Người điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB; các tồn tại, bất cập của hệ thống KSNB phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo ngay cho Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát.
- Cá nhân, bộ phận ở các cấp của Agribank phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện đúng quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ được giao trước Agribank và trước pháp luật.
2.3.2.3. Kế hoạch kiểm tra :
Lập kế hoạch là chức năng cơ bản nhất trong số các chức năng quản lý, nhằm đảm bảo cho các thành viên của một tổ chức biết rõ nhiệm vụ của họ để đạt được mục tiêu của tập thể. Lập kế hoạch thực chất là quyết định trước xem sẽ phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai sẽ làm.
Lập kế hoạch có 4 mục đích: để giảm bớt độ bất định, để chú trọng vào các mục tiêu đề ra, để tạo khả năng đạt mục tiêu một cách kinh tế nhất, và đặc biệt nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch còn cho phép người quản lý có thể kiểm soát quá trình tiến hành nhiệm vụ một cách hữu hiệu.