Hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình Phùng:

HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN

2.4.2. Hoạt động kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Phan Đình Phùng:

Nông thôn Việt Nam -Chi nhánhPhan Đình Phùng:

Trong hoạt động kinh doanh, giao dịch hàng ngày của Agribank Phan Đình Phùng, hoạt động kiểm tra kiểm soát luôn được thực hiện song song với công tác giao dịch nghiệp vụ, cụ thể như :

- Giao dịch viên phải tự kiểm tra tính hợp lý của hồ sơ, chứng từ trước khi thực hiện giao dịch và chuyển cho kiểm soát viên phê duyệt.

- Kiểm soát viên tiến hành kiểm soát chứng từ giao dịch do giao dịch viên chuyển sang.

- Một giao dịch chỉ được thực hiện hoàn thiện sau khi kiểm soát viên phê duyệt.

- Cuối ngày, giao dịch viên kiểm tra, rà soát và tổng hợp chứng từ giao dịch theo ngày và nộp cho bộ phận hậu kiểm vào ngày hôm sau.

- Bộ phận hậu kiểm kiểm tra một lần nữa tính hợp lý của chứng từ giao dịch và kiểm tra độ chính xác giữa chứng từ giấy và chứng từ điện tử trong chương trình giao dịch.

- Định kỳ hàng tháng, hàng quý, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ của Chi nhánh sẽ thực hiện kiểm tra theo chuyên đề do Agribank đưa ra, hoặc thực hiện kiểm tra theo kế hoạch đã được phê duyệt từ Giám đốc Chi nhánh.

Việc tự kiểm tra và kiểm tra tại Chi nhánh luôn được thực hiện hàng ngày, tuy nhiên do tính chất công việc cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của mỗi cán bộ công nhân viên mà việc sai sót vẫn còn tồn tại nhiều, mặc dù mức độ nghiêm trọng của sai sót không lớn. Do đó, năm 2009, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ được thành lập tại Chi nhánh theo yêu cầu của Agribank nhằm mục đích kiểm tra lại một cách toàn diện những hoạt động giao dịch đã diễn ra để kịp thời khắc phục sai sót.

Trên cơ sở kiểm tra tổng quan, kiểm tra nội bộ theo quy định của Agribank, Chi nhánh xây dựng chương trình kiểm tra cụ thể của từng quý trong mỗi năm như sau :

Quý 1

- Rà soát số liệu trên báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính đảm bảo sự khớp đúng theo yêu cầu của ngân hàng Nhà nước, Agribank và Bộ tài chính.

- Kiểm tra công tác hạch toán chi tiêu nội bộ.

- Kiểm tra công tác Quản lý nợ.

- Kiểm tra đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc Chi Nhánh hoặc Agribank.

Quý 2

- Kiểm tra hoạt động các phòng giao dịch.

- Kiểm tra nghiệp vụ tiết kiệm và phát hành thẻ.

- Kiểm tra hồ sơ mở tài khoản của tổ chức và cá nhân.

- Kiểm tra đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc Chi Nhánh hoặc Agribank.

Quý 3

- Kiểm tra nghiệp vụ bảo lãnh.

- Kiểm tra công tác kế toán tài sản.

- Kiểm tra đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc Chi Nhánh hoặc Agribank.

Quý 4

- Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ ngân quỹ.

- Kiểm tra hoạt động xây dựng cơ bản.

- Kiểm tra đột xuất theo chỉ đạo của Giám đốc Chi Nhánh hoặc Agribank.

Thực hiện theo kế hoạch kiểm tra của Agribank và kế hoạch kiểm tra cụ thể của phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Agribank Phan Đình Phùng. Từ đầu năm 2012 đến cuối năm 2014, phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Agribank Phan Đình Phùng đã thực hiện rất nhiều đợt kiểm tra. Ngoài những đợt kiểm tra nằm trong kế hoạch kiểm tra định kỳ trong từng quý tại Agribank Phan Đình Phùng. Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Aribank Phan Đình Phùng đã thực hiện các cuộc kiểm tra khác theo yêu cầu của Agribank.

2.4.2.1. Công tác kiểm tra hoạt động tín dụng :

Hoạt động tín dụng là hoạt động tồn tại nhiều rủi ro nhất trong các nghiệp vụ cơ bản của Agribank nói chung và của Chi nhánh Phan Đình Phùng nói riêng. Do đó, việc thực hiện kiểm tra về công tác tín dụng luôn được Agribank và Giám đốc Chi nhánh quan tâm và đôn đốc thực hiện kiểm tra định kỳ, thường xuyên để có thể khắc phục kịp thời những sai sót đang tồn tại.

Thông qua yêu cầu của Agribank và Giám đốc Chi nhánh Phan Đình Phùng, việc thực hiện nghiệp vụ tín dụng được tiến hành qua nhiều giai đoạn và nhiều người kiểm soát. Do đó, ngoài việc các cán bộ nghiệp vụ phải kiểm tra, rà soát và thực hiện đúng quy định thì việc kiểm soát hồ sơ của các Trưởng, phó phòng và việc kiểm tra lại sau cho vay của phòng kiểm tra kiểm tra, kiểm soát nội bộ cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời để đảm bảo việc phát hiện và khắc phục sai sót.

Từ năm 2012 đến 2014, phòng KTKSNB tại Chi nhánh đã thực hiện rất nhiều đợt kiểm tra theo chỉ đạo của Agribank và Giám đốc chi nhánh Phan Đình Phùng, cụ thể như sau :

Số văn bản kiểm tra

Nội dung kiểm

tra Nội dung chi tiết cần kiểm tra Kiểm tra theo yêu cầu của Agribank Việt Nam

Kiểm tra theo văn bản số

2159/NHNo – TCKT ngày 10/04/2013

Kiểm tra, rà soát việc nhập xuất kho tài sản đảm bảo nợ vay

- Đối chiếu số liệu trên bảng cân đối và sao kê tài sản đảm bảo với số liệu kiểm kê thực tế.

- Kiểm tra tính tuân thủ của toàn bộ tài sản đảm bảo nợ vay đang quản lý.

Kiểm tra theo kế hoạch 1719 / NHNo - KTNB ngày 21/03/2012

Kiểm tra hoạt động tín dụng

- Kiểm tra việc chấp hành quy định, quy trình về cho vay :

Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ hợp pháp của hồ sơ cho vay.

Kiểm tra việc định giá tài sản đảm bảo

Kiểm tra việc chấp hành thẩm quyền phê duyệt tín dụng.

Kiểm tra quy trình, thủ tục giải ngân, chứng từ giải ngân.

Kiểm tra công tác kiểm tra, giám sát tiền vay sau giải ngân.

- Kiểm tra việc định kỳ hạn nợ gốc, lãi và phân kỳ trả nợ (hồ sơ trên giấy và hồ sơ trên máy).

- Kiểm tra chất lượng tín dụng.

- Kiểm tra việc thực hiện các quy định về lãi suất cho vay của Agribank.

Kiểm tra theo kế hoạch kiểm tra 1819 / NHNo - KTNB ngày 26/03/2013

Kiểm tra công tác tín dụng

Kiểm tra theo đề cương

2910/NHNo- KHDN ngày 23/04/2014

Kiểm tra hồ sơ tín dụng

Số văn bản kiểm tra

Nội dung kiểm

tra Nội dung chi tiết cần kiểm tra Kiểm tra chỉ đạo của Giám đốc Agribank Phan Đình Phùng

Trong năm 2014 -Kiểm tra hồ sơ vay định kỳ

-Kiểm tra hồ sơ cơ cấu

-Kiểm tra hồ sơ nợ nhóm 3

- Kiểm tra việc đình kỳ hạn nợ gốc, lãi.

- Kiểm tra sự phù hợp của việc phân loại nợ (đối chiếu với hồ sơ giấy và trên máy), các biện pháp xử lý thu hồi nợ xấu, nợ đã xử lý rủi ro.

- Kiểm tra chất lượng tín dụng.

- Kiểm tra công tác phòng ngừa và xử lý rủi ro:

Về thông tin và phòng ngừa.

Kiểm tra việc thực hiện chấp hành các quy định, quy chế và các văn bản khác có liên quan đến công tác thông tin khách hàng, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin giữa hồ sơ gốc và hệ thống IPCAS.

Thông tin khách hàng và thông tin về TSBĐ.

- Kiểm tra về phân loại nợ, trích lập quỹ dự phòng, xử lý rủi ro, kiểm tra quản lý, theo dõi nợ đã XLRR, thực hiện thu hồi nợ đã XLRR.

Kiểm tra theo QĐ số 111/QĐ/CNPDP- HCNS của Giám đốc NHNo Phan Đình Phùng ngày 09/09/2013 “V/v kiểm tra nợ xấu, nợ quá hạn”

Căn cứ vào các chương trình và kế hoạch kiểm tra của phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh, phòng KTKSNB đã thực hiện nghiêm túc theo đúng chỉ đao và hướng dẫn của Agribank và Giám đốc Chi nhánh. Kết quả kiểm tra công tác tín dụng được tổng hợp trong bảng 2.5 .

Bảng 2.5: Bảng tổng hợp tình hình hoạt động kiểm tra

công tác tín dụng tại Agribank Phan Đình Phùng từ năm 2012 đến 2014

Thời gian kiểm tra Nội dung kiểm tra Đơn vị Năm 2012 2013 2014

Thời hiệu kiểm tra

Từ 01/03/2011 đến 31/08/2012 Từ 01/09/2012 đến 30/04/2013 Từ 30/04/2013 đến 31/05/2014 Phạm vi kiểm tra HS và 2 PGD HS và 2 PGD HS và 2 PGD Số lần kiểm tra Lần 2 4 5 Tổng HS tín dụng tại CN 796 669 1122

Tổng số hồ sơ kiểm tra

(kiểm tra chọn mẫu) Hồ sơ 459 407 325

Tổng dư nợ của HS kiểm tra Tỷ đồng 1,254 934 597

Số hồ sơ phát hiện thiếu, sai

sót Hồ sơ 97 66 24

Tỷ lệ sai sót/tổng HS tín dụng đã kiểm tra

% 21.1 16.2 7.4

Số hồ sơ đã chỉnh sửa ngay sau kiểm tra

Hồ sơ 77 54 24

Tỷ lệ HS đã chỉnh sửa, bổ sung/HS phát hiện sai sót

% 79.4 81.8 100

Tỷ lệ rủi ro % 12 9.8 2.14

Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra 2012 – 2013 - 2014 của Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Agribank Phan Đình Phùng

Thông qua bảng tổng hợp kiểm tra công tác tín dụng từ năm 2012 đến hết năm 2014 (bảng 2.5), số lần kiểm tra công tác tín dụng tại Chi nhánh tăng dần qua các năm. Nguyên nhân của việc tăng cường kiểm tra công tác tín dụng từ năm 2013 là do tỷ lệ nợ xấu từ cuối năm 2012 là 2.14% và số tiền trích lập dự phòng rủi ro trong năm 2012 là 12 tỷ đồng.

Công tác kiểm tra hoạt động tín dụng tại Chi nhánh được tăng cường qua các năm (2012: 2 lần, 2013: 4 lần, 2014: 5 lần) chứng tỏ lãnh đạo của Agribank và Agribank Phan Đình Phùng rất chú trọng đến việc kiểm tra công tác tín dụng nhằm hạn chế sai sót và rủi ro có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của Chi nhánh cũng như toàn hệ thống. Công tác kiểm tra được tăng cường hàng năm, kết quả đạt được là tỷ lệ sai sót, tỷ lệ rủi ro qua các năm giảm dần, đặc biệt giảm nhiều trong năm 2014 (24 hồ sơ có sai sót và toàn bộ đều được chỉnh sửa). Tổng số chứng từ, hồ sơ tín dụng có sai sót sau khi kiểm tra qua mỗi năm thực tế không nhiều và chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số hồ sơ tín dụng được kiểm tra.

Các sai sót phát hiện trong các đợt kiểm tra đều giảm dần qua các năm, điều này cho thấy cán bộ kiểm tra hoạt động nghiêm túc, tích cực và triệt để chức năng và nhiệm vụ của mình, đồng thời các cán bộ giao dịch tại Chi nhánh cũng tiếp thu, học hỏi và chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp về quy trình cho vay, hạn chế được nhiều sai sót tồn tại trong quá trình giao dịch.

2.4.2.2. Kiểm tra về công tác huy động vốn :

Công tác huy động vốn tại Chi nhánh được thực hiện một cách linh hoạt theo từng thời điểm và theo từng khách hàng. Việc đảm bảo ổn định về công tác huy động vốn sẽ góp phần đảm bảo tình hình hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh. Song song với việc tăng trưởng và ổn định chất lượng dư nợ, Ban giám đốc Chi nhánh rất chú trọng phát triển công tác huy động vốn. Việc thực hiện nghiệp vụ giao dịch khách hàng, hạch toán kế toán, áp dụng lãi suất huy động hợp lý là điều quan trọng để đảm bảo sự ổn định của nguồn vốn huy động. Công tác tự kiểm tra và kiểm tra kiểm soát nội bộ về huy động vốn được phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ thực hiện như sau :

Số văn bản kiểm tra

Nội dung

kiểm tra Nội dung chi tiết cần kiểm tra

Kiểm tra theo văn bản 1719/NHNo- KTNB ngày 21/03/2012 Kiểm tra công tác nguồn vốn và KHTH

- Khảo sát, đánh giá tình hình thực trạng về công tác huy động nguồn vốn; đánh giá thị phần, cơ cấu nguồn vốn huy động của chi nhánh trên địa bàn.

- Kiểm tra việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ huy động vốn (tiền gửi tiết kiệm, phát hành giấy tờ có giá).

- Kiểm tra lãi dự chi.

- Kiểm tra việc triển khai các sản phẩm huy động vốn theo quy định của Agribank Việt Nam triển khai chỉ đạo của NHNo Việt nam và giải pháp của chi nhánh về công tác huy động vốn.

- Kiểm tra việc nhận vốn của tổ chức tại các chi nhánh (TCTD, TCTC, BHXH…). Việc hạch toán các khoản tiền gửi, tiền vay theo quy định hiện hành.

- Kiểm tra việc tổ chức thực hiện các thoả thuận giữa Agribank Việt nam với các tổ chức (Bảo hiểm xã hội, Kho bạc nhà nước, Bảo hiểm nhân thọ…).

+ Kiểm tra việc áp dụng lãi suất, phương pháp tính lãi và chi trả lãi tiền gửi (các trường hợp rút vốn trước hạn, trả lãi trước, lãi suất bậc thang, lãi suất luỹ tiến theo số dư…);

+ Lãi suất tiền gửi, tiền vay nội, ngoại tệ của các TCTD, TCTC, tại các chi nhánh có đúng quy định của Agribank VN; Kiểm tra theo văn bản 1819/NHNo- KTNB ngày 26/03/2013 4256/NHN o - KTNB ngày 26/06/14 Thực hiện kiểm tra hoạt động kinh doanh năm 2014

Bảng 2.6: Bảng tổng hợp tình hình hoạt động kiểm tra công tác huy động nguồn vốn tại Agribank Phan Đình Phùng từ 2012 đến năm 2014

Thời gian kiểm tra Nội dung kiểm tra Đơn vị Năm 2012 2013 2014

Thời hiệu kiểm tra

Đến 31/03/2012 Đến 31/03/2013 Đến 31/08/2014 Số lần kiểm tra 1 1 1 Số món huy động vốn

được kiểm tra Món 345 397 579

Số sai sót phát hiện được Món 37 42 31

Tỷ lệ sai sót/tổng số món

kiểm tra % 10.72 10.57 5.35

Số sai sót đã khắc phục

ngay sau kiểm tra Món 37 42 31

Nguồn: Báo cáo công tác kiểm tra 2012 – 2013 - 2014 của Phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Agribank Phan Đình Phùng

Dựa vào số liệu trong bảng 2.6 cho thấy, Chi nhánh đã tiến hành kiểm tra công tác huy động vốn mỗi năm một lần, việc kiểm tra số lượng các món huy động vốn tăng dần qua các năm chứng tỏ công tác huy động vốn tại chi nhánh hoạt động hiệu quả và ngày càng thu hút được nguồn vốn từ bên ngoài (các tổ chức kinh tế và vốn nhàn rỗi từ dân cư). Thông qua kết quả kiểm tra, tỷ lệ sai sót của các món huy động vốn giảm dần qua mỗi năm và cũng chiếm tỷ lệ thấp so với tổng số món huy động vốn được kiểm tra. Điều này cho thấy công tác huy động vốn tại Chi nhánh được thực hiện và kiểm soát nghiêm túc, theo đúng quy trình, các cán bộ kiểm tra đã thực hiện nghiêm túc trong việc kiểm tra, phát hiện sai sót và đôn đốc sửa sai. Tuy vẫn tồn tại sai sót nhưng tất cả các sai sót đều được chỉnh sửa.

2.4.2.3. Kiểm tra công tác tài chính kế toán, chi tiêu nội bộ, giao dịch khách hàng :