THÔN VIỆT NAM CHI NHÁNH PHAN ĐÌNH PHÙNG
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG
NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM CHI NHÁNH PHAN ĐÌNH PHÙNG
- Đảm bảo các nguyên tắc cơ bản trong thủ tục kiểm tra kiểm soát như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền, và phê chuẩn…Các nguyên tắc trên không chỉ áp dụng cho các cấp lãnh đạo mà cần áp dụng đối với các cán bộ các phòng chức năng để tránh dẫn đến gian lận của các bộ phận nghiệp vụ.
- Mặt khác để mỗi nghiệp vụ hoàn thành chính xác, mang lại hiệu quả chung cho hoạt động tại Chi nhánh đòi hỏi mỗi các nhân, phòng ban khi thực hiện nhiệm vụ đều phải tự kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện công việc của mình theo trình tự sau :
Tự kiểm tra công việc thực hiện, đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình và quy định trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
So sánh mức độ thực hiện với mục tiêu, yêu cầu đề ra.
Kiểm tra, đánh giá lại hiệu quả sau khi thực hiện các biện pháp khắc phục.
- Nâng cao kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ giao dịch cũng như cán bộ thuộc phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao chất lượng và kết quả kiểm tra. Các cán bộ giao dịch nếu có thể làm tốt vai trò của mình sẽ giúp cho công tác kiểm tra của cán bộ phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhẹ nhàng hơn và giúp cho cán bộ kiểm tra có điều kiện thực hiện thêm chức năng đo lường và dự báo rủi ro để có thể tham mưu cho Ban Giám Đốc nhằm hạn chế rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra.
- Cơ cấu tổ chức – nhân sự :
Bổ sung nguồn nhân lực cho phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ.
Thiết lập quyền hạn và đảm bảo sự độc lập tương đối cho các nhân viên phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ.
Cơ chế phân cấp, uỷ quyền rõ ràng, tách bạch quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân để tránh việc chồng chéo về quyền lợi
và nghĩa vụ giữa các phòng, các cá nhân có liên quan. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan.
Gắn trách nhiệm của con người vào công việc của họ để hạn chế sai sót xảy ra.
Trong thời gian qua công tác đào tạo cán bộ tại Chi nhánh rất được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm. Chi nhánh đã có nhiều biện pháp để nâng cao chất lượng cán bộ Ngân hàng như thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ, các buổi học ngoại khóa, các đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, … Tuy nhiên, ít có các khóa học dành cho cán bộ thuộc phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ. Với cán bộ kiểm tra kiểm soát nội bộ, yêu cầu đặt ra ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ còn phải nắm chắc các kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, pháp luật, thông lệ quốc tế. Ngoài ra kiểm soát viên còn phải có khả năng phân tích, dự báo…. Do đó để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác kiểm toán Chi nhánh phải xây dựng kế hoạch đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ làm nhiệm vụ kiểm tra để nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức pháp luật, kỹ năng và đạo đức nghề nghiệp làm chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán bộ làm công tác này.
- Đối với cán bộ công nhân viên : Phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, có trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ cũng như trình độ tin học, am hiểu các lĩnh vực liên quan đến công việc của mình, nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm.
- Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học mới. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát.
- Chi nhánh cần nhanh chóng bồi dưỡng trình độ tin học của nhân viên trong chi nhánh bằng cách mở lớp đào tạo về hệ thống IPCAS cho nhân viên mới tại chi nhánh và tại các phòng giao dịch; yêu cầu bắt buộc nhân viên phải có chứng chỉ tin học; tuyển dụng nhân viên có trình độ tin học cao vào Chi nhánh.
- Tạo điều kiện cho phòng kiểm tra kiểm soát nội bộ sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động kiểm tra của mình.
- Tăng cường ứng dụng công nghệ tin học cần đặt ra yêu cầu quản lý rủi ro công nghệ - vấn đề này không được quan tâm nhiều tại chi nhánh trong khi đối với hoạt động ngân hàng, nếu rủi ro công nghệ xảy ra sẽ mang lại những tổn thất vô cùng to lớn.
- Ngoài ra, để hoạt động kiểm tra kiểm soát tài chính đạt hiệu quả hơn, Ban lãnh đạo cần chú trọng đến việc kiểm soát trước khi thực hiện một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với mục đích hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng quy định nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể xảy ra gây thất thoát tiền bạc, tài sản của đơn vị, gây thiệt hại trong kinh doanh.
- Mỗi Cán bộ phải xác định được kiểm tra, kiểm soát là hoạt động hàng ngày, ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm soát trước, trong và sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tổ chức đánh giá thường xuyên chất lượng tín dụng để đưa ra các biện pháp kịp thời điều chỉnh hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Thiết lập hạn mức bảo lãnh tín dụng cho từng khách hàng, ban hành qui trình đánh giá bảo lãnh tương tự như các khoản cho vay, thiết lập các qui trình quản lý các tài khoản ngoại bảng một cách chính xác và đầy đủ đặc biệt ở cấp chi nhánh.