5. Kết cấu của luận văn
3.2.1 Phân tích công việc
Phân tích công việc là một nội dung quan trọng, nó giúp cho nhà lãnh đạo xác định được các kỳ vọng đối với NLĐ. Đồng thời, giúp cho NLĐ hiểu rõ được các nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong công việc. Bên cạnh đó, phân tích công việc cũng là căn cứ quan trọng để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định quản trị NNL khác như: các quyết định về hoạch định NNL, quyết định về đánh giá, khen thưởng, kỷ luật NLĐ,....
Hai sản phẩm của phân tích công việc đó là: bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Thực tế, hiện nay tại LienVietPostBank Lào Cai, việc phân tích công việc đã được triển khai thực hiện khá tốt. Chi nhánh đã xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với từng vị trí việc làm. Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc tại các vị trí việc làm tại LienVietPostBank Lào Cai được thể hiện ở Phần Phụ lục.
Có thể thấy, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc tại các vị trí việc làm được LienVietPostBank Lào Cai xác định khá rõ ràng, chi tiết và cụ thể. Trong bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đã thể hiện rõ các yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng,.... Tại bản mô tả công việc mô tả chi tiết, rõ ràng các công việc cần thực hiện tại mỗi vị trí việc làm. Với việc xác định, mô tả một cách rõ ràng các
công việc như vậy sẽ giúp cho NLĐ nắm rõ được các công việc họ cần thực hiện là gì, quy trình xử lý công việc ra sao,... Bên cạnh đó, còn giúp cho nhân viên hiểu và nắm được các công việc của nhân viên khác để có thể hỗ trợ nhau khi cần thiết, hoặc khi được điều động, luân chuyển sang vị trí mới nhân viên được điều động, luân chuyển không bị bị động vì đã nắm được các công việc cần thực hiện ở vị trí mới là gì. Ngoài ra, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc còn là căn cứ quan trọng để lãnh đạo Chi nhánh, lãnh đạo phòng ban, bộ phận sử dụng để phục vụ cho công tác tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, bố trí, sắp xếp công việc, đảm bảo đúng người, đúng việc.
* Kết quả khảo sát về công tác phân tích công việc
Tác giả đã tiến hành khảo sát toàn bộ CBNV tại LienVietPostBank Lào Cai về công tác phân tích công việc. Kết quả khảo sát được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 3.6: Kết quả khảo sát về công tác phân tích công việc tại LienVietPostBank Lào Cai
TT Tiêu chí
Số người đánh giá theo
các mức độ Điểm
TB Ý nghĩa
1 2 3 4 5
1 NLĐ nắm rõ được công việc,
trách nhiệm, quyền hạn của mình 0 1 16 62 19 4,01 Đồng ý 2
NLĐ nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các nhân viên khác trong Chi nhánh
1 7 31 51 8 3,59 Đồng ý
3
NLĐ nắm rõ được các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tại các vị trí công việc
0 3 38 44 13 3,68 Đồng ý
4
Hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc được quy định đầy đủ, rõ ràng
1 4 40 48 5 3,56 Đồng ý
Kết quả khảo sát cho thấy, công tác phân tích công việc tại LienVietPostBank Lào Cai được đánh giá khá tốt. Trong số 04 tiêu chí đưa ra cả 04 tiêu chí đạt mức đồng ý. Cụ thể:
05 tiêu chí được đưa ra đánh giá là “NLĐ nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của mình”, “NLĐ nắm rõ được công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các nhân viên khác trong Chi nhánh”, “NLĐ nắm rõ được các yêu cầu đối với người thực hiện công việc tại các vị trí công việc” và tiêu chí “Hệ thống các tiêu chuẩn thực hiện công việc được quy định đầy đủ, rõ ràng” với mức điểm trung bình lần lượt là 4,01 điểm, 3,59 điểm, 3,68 điểm và 3,56 điểm.
Như vậy có thể thấy, bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc được Chi nhánh xây dựng khá rõ ràng, chi tiết và được công bố công khai, rộng rãi tới toàn thể CBNV tại Chi nhánh. Từ đó, giúp cho CBNV nắm được các công việc cần thực hiện tại các vị trí công việc khác nhau tại Chi nhánh, đồng thời nắm được các tiêu chuẩn cần thiết đối với người thực hiện công việc tại các vị trí công việc đó.
3.2.2. Hoạch định nguồn nhân lực
Để thực hiện thành công mục tiêu và chiến lược phát triển của LienVietPostBank Lào Cai, ban lãnh đạo Chi nhánh cần phải kết hợp đồng bộ nhiều yếu tố như kỹ thuật, công nghệ, năng lực tài chính, cơ sở vật chất hiện có và tình hình trên thị trường... Nhưng yếu tố quan trọng nhất để thực hiện thành công mục tiêu, chiến lược phát triển chính là yếu tố NNL. Chính vì vậy, công tác hoạch định NNL đã được ban lãnh đạo Chi nhánh quan tâm và đặt ra ngay từ khi bắt đầu thực hiện mục tiêu, chiến lược phát triển. Kết quả hoạch định thể hiện dự báo về sự biến động nhân lực trong thời gian tới và đề xuất số lượng tuyển dụng mới.
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai có thể mô tả qua hình dưới đây:
Sơ đồ 3.2: Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai
(Nguồn: Phòng Hỗ trợ hoạt động, LienVietPostBank Lào Cai)
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai gồm có 05 bước:
Bước 01: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Tại bước này, Chi nhánh căn cứ vào chiến lược, mục tiêu phát triển của mình, căn cứ vào các sản phẩm, dịch vụ dự kiến triển khai trong tương lai, vào quy mô hoạt động của Chi nhánh,… để dự báo nhân cầu nhân lực cho Chi nhánh. Trong đó, việc dự báo nhu cầu nhân lực cho Chi nhánh phải xác định rõ: số lượng nhân viên cho từng vị trí công việc, những phẩm chất và kỹ năng cần thiết đối với nhân viên ở các vị trí công việc đó và nhu cầu nhân sự tại mỗi mốc thời gian khác nhau,…
Bước 02: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Bước này nhằm xác định những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế của nguồn nhân lực hiện có tại Chi nhánh. Khi phân tích thực trạng nguồn nhân lực, một
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Lập kế hoạch thực hiện
số yếu tố cần chú ý như: Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực làm việc thái độ làm việc và các phẩm chất cá nhân của nguồn nhân lực hiện có; Các chính sách quản lý nguồn nhân lực hiện đang áp dụng tại Chi nhánh (tuyển dụng, đào tạo,khen thưởng, kỷ luật,…),….
Bước 03: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Trong bước này, Chi nhánh so sánh nhu cầu nhân lực với thực trạng nguồn nhân lực của Chi nhánh để xác định xem nhân lực hiện tại đang dư thừa hay thiếu hụt so với nhu cầu của Chi nhánh để từ đó lựa chọn được các giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt nhân lực.
Bước 04: Lập kế hoạch thực hiện
Sau khi xác định được thực trạng nhân lực thừa hoặc thiếu so với nhu cầu của Chi nhánh và lựa chọn được giải pháp để khắc phục sự dư thừa hoặc thiếu hụt đó, Chi nhánh lập kế hoạch để thực hiện các giải pháp đó. Kế hoạch có thể bao gồm: kế hoạch tuyển dụng nhân viên, kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, kế hoạch đề bạt hoặc thuyên chuyển nhân viên, kế hoạch tinh giảm lao động dư thừa,…
Bước 05: Đánh giá thực hiện kế hoạch
Sau khi thực hiện kế hoạch, bước tiếp theo là Chi nhánh sẽ đánh giá việc thực hiện kế hoạch. Tức là, ở bước này Chia nhánh sẽ xem xét quá trình thực hiện có gì sai lệch với kế hoạch đề ra không và có nảy sinh vấn đề gì mới không. Từ đó, tìm nguyên nhân và đưa ra cách giải quyết.
Về cơ bản có thể thấy, Chi nhánh đã xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực khá bài bản và chặt chẽ. Tuy nhiên, hiệu quả hoạch định nguồn nhân lực của Chi nhánh chưa cao, luôn có sự chênh lệch khá lớn giữa kế hoạch và thực hiện. Cụ thể kết quả hoạch định nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai giai đoạn 2017 – 2019 được thể hiện qua bảng số liệu dưới đây:
Bảng 3.7: Kết quả hoạch định nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai giai đoạn 2017 - 2019 Chỉ tiêu Nắm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Kế hoạch (người) Thực hiện (người) Tỷ lệ TH/K H (%) Kế hoạch (người) Thực hiện (người) Tỷ lệ TH/KH (%) Kế hoạch (người) Thực hiện (người) Tỷ lệ TH/KH (%) Nghỉ hưu 2 2 100 0 0 - 1 1 100 Thuyên chuyển trong Chi nhánh 2 4 200 7 5 71,4 4 5 125,0 Nghỉ việc 12 10 83,3 9 12 133,3 11 15 136,3 Tuyển dụng mới 23 20 86,9 17 17 100 20 19 95
(Nguồn: Phòng Hỗ trợ hoạt động, LienVietPostBank Lào Cai)
Số liệu trong bảng trên cho thấy, công tác hoạch định nhân lực tại LienVietPostBank Lào Cai chưa thực sự hiệu quả, luôn cho sự chênh lệch giữa số kế hoạch và số thực hiện. Duy nhất, chỉ có việc hoạch định số lượng người nghỉ hưu là sát với thực tế. Còn lại, việc hoạch định số lượng cán bộ thuyên chuyển trong Chi nhánh, số lượng người nghỉ việc và tuyển dụng mới đều không sát với số thực tế. Phần lớn, số lượng nhân lực được dự báo không đáp ứng nhu cầu thực tế. Cụ thể, dự báo số lượng người nghỉ việc năm 2018 là 9 người nhưng thực tế là 12 người, năm 2019 dự báo 11 người nghỉ việc nhưng thực tế là 15 người. Hay như dự báo số lượng tuyển dụng mới năm 2017 là 23 người nhưng chỉ tuyển được 20 người và năm 2019 dự báo tuyển được 20 người nhưng thực tế chỉ tuyển được 19 người,…
* Kết quả khảo sát về công tác hoạch định công việc
Tác giả đã tiến hành khảo sát toàn bộ 98 CBNV tại LienVietPostBank Lào Cai về công tác hoạch định công việc. Kết quả khảo sát được thể hiện qua bảng dưới đây:
Bảng 3.8: Kết quả khảo sát về công tác hoạch định công việc tại LienVietPostBank Lào Cai
TT Tiêu chí
Số người đánh giá theo
các mức độ Điểm
TB Ý nghĩa
1 2 3 4 5
1
Công tác hoạch định NNL được thực hiện dựa trên các căn cứ khoa học
1 31 42 19 5 2,96 Bình thường
2 Hoạch định NNL trong cả
ngắn hạn và dài hạn 5 26 54 11 2 2,79 Bình thường 3
Công tác hoạch định NNL tại Chi nhánh đáp ứng được nhu cầu thực tế
0 17 49 22 10 3,26 Bình thường
(Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả)
Kết quả khảo sát cho thấy, cả 03 tiêu chí được đưa ra để đánh giá về công tác hoạch định công việc tại LienVietPostBank Lào Cai đều chỉ được đánh giá ở mức bình thường. Cụ thể:
Tiêu chí “Công tác hoạch định NNL được thực hiện dựa trên các căn cứ khoa học” chỉ đạt 2,96 điểm, tiêu chí “Hoạch định NNL trong cả ngắn hạn và dài hạn” chỉ đạt 2,79 điểm và tiêu chí “Công tác hoạch định NNL tại Chi nhánh đáp ứng được nhu cầu thực tế” đạt 3,26 điểm.
Sở dĩ các tiêu chí đánh giá việc hoạch định công việc tại LienVietPostBank Lào Cai không được đánh giá cao là do công tác hoạch định NNL tại Chi nhánh chưa bám sát vào kế hoạch, chiến lược và mục tiêu từng thời kỳ của Chi nhánh. Thêm vào đó, công tác hoạch định chủ yếu là do Phòng Hỗ trợ hoạt động tổng hợp dựa trên kế hoạch nhân lực của từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc, căn cứ vào sự biến động nhân lực các năm trước mà chưa có những phân tích, đánh giá cụ thể, chi tiết về thực trạng nhân lực của toàn bộ Chi nhánh để dự báo nhu cầu nhân lực phục vụ đáp ứng cho chiến lược phát triển kinh doanh của Chi nhánh trong tương lai. Do đó, công tác hoạch định NNL tại Chi nhánh về cơ bản chưa đáp ứng được
nhu cầu thực tế. Ngoài ra, công tác hoạch định nhân lực tại Chi nhánh mới chỉ xác định nhu cầu nhân lực trong từng năm mà chưa hoạch định trong dài hạn.
Nhìn chung có thể thấy, mặc dù đã xây dựng một quy trình hoạch định nguồn nhân lực rõ ràng, cụ thể nhưng thực tế việc hoạch định nhân lực tại Chi nhánh chưa thật sự hiệu quả, chưa được thực hiện dựa trên đầy đủ các căn cứ khoa học, vẫn có sự chênh lệch giữa số lượng kế hoạch và thực tế, chưa thực hiện hoạch định trong dài hạn, điều này ảnh hưởng đến việc bố trí, sắp xếp nhân lực cho các vị trí công việc của Chi nhánh, từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của Chi nhánh.
3.2.3. Tuyển dụng nguồn nhân lực
3.2.3.1 Nguồn tuyển dụng
Do đặc thù Lào Cai là một tỉnh miền núi, xa trung tâm Thủ đô Hà Nội, thêm vào đó, do nhu cầu tuyển dụng số lượng khá lớn lao động đáp ứng nhu cầu mở rộng mạng lưới hoạt động của mình nên trong thời gian qua, LienVietPostBank Lào Cai đã xác định nguồn tuyển dụng là sinh viên đã tốt nghiệp không chỉ ở các cơ sở đào tạo top đầu mà ở cả các cơ sở đào tạo top giữa và top dưới như: Học viện Tài chính, Đại học Kinh tế quốc dân, Học viện Ngân hàng, Đại học Tài chính Kế toán Hà Nội, Đại học Công đoàn, Đại học Kinh tế & QTKD – ĐHTN, Đại học Trưng Vương, Đại học Đại Nam, Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội,.... Với việc xác định nguồn tuyển dụng như vậy giúp cho Chi nhánh có nhiều cơ hội lựa chọn được người giỏi từ các trường khác nhau.
Thực tế, trong nhiều trường hợp nguồn tuyển dụng dành nhiều ưu tiên cho những người có hộ khẩu thường trú trên địa bàn tỉnh Lào Cai để hạn chế sự thuyên chuyển công tác, nghỉ việc,... gây ảnh hưởng tới việc quản lý, đào tạo nhân lực tại Chi nhánh.
3.2.3.2 Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng tại LienVietPostBank Lào Cai có thể được mô tả qua hình dưới đây.
Sơ đồ 3.3: Quy trình tuyển dụng tại LienVietPostBank Lào Cai
(Nguồn: Phòng Hỗ trợ hoạt động, LienVietPostBank Lào Cai)
Quy trình tuyển dụng tại LienVietPostBank Lào Cai gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng
Trong công tác này, LienVietPostBank Lào Cai sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng, yêu cầu đối với từng vị trí tuyển dụng sau đó xin ý kiến của LienVietPostBank. Sau khi được LienVietPostBank chấp thuận, LienVietPostBank Lào Cai sẽ thực hiện các công việc để chuẩn bị cho việc tuyển dụng. Công tác này do Phòng Hỗ trợ hoạt động của Chi nhánh thực hiện. Phòng Hỗ trợ hoạt động sẽ lên kế hoạch về thời gian, chi phí và nhân sự phụ trách tuyển dụng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng được đăng công khai trên website tuyển dụng của LienVietPostBank (http://job.lienvietpostbank.com.vn). Ngoài ra, LienVietPostBank Lào Cai còn đăng thông tin tuyển dụng trên các mạng xã hội như Facebook,…., các website tuyển dụng như: vietnamworks.com, careerbuilder.vn, vieclam.24h.com.vn,….giúp cho các đối tượng quan tâm dễ dàng tiếp cận thông tin
Thông báo tuyển dụng
Thu, nhận hồ sơ
Thi tuyển
Thông báo kết quả tuyển dụng
Tiếp nhận Chuẩn bị tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng bao gồm đầy đủ các thông tin như: các vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, các tiêu chí tuyển dụng, hướng dẫn nộp hồ sơ,….
Bước 3: Thu, nhận hồ sơ
Tại website tuyển dụng của LienVietPostBank
(http://job.lienvietpostbank.com.vn) đã hướng dẫn khá chi tiết, cụ thể việc nộp hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng của Ngân hàng. Cụ thể như sau:
Các ứng viên sẽ tải mẫu đơn đăng ký ứng tuyển dưới định dạng file excel (Phụ lục) trên website tuyển dụng của LienVietPostBank, sau đó hoàn thiện đơn đăng ký. Tên file được đặt theo hướng dẫn.
Sau đó, ứng viên sẽ gửi Đơn đăng ký ứng tuyển về địa chỉ email: tuyendung@lienvietpostbank.com.vn.
Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ theo mẫu của Ngân hàng, định dạng file excel và đặt tên file theo đúng hướng dẫn trên. LienVietPostBank có quyền từ chối tuyển dụng đối với các ứng viên nộp hồ sơ không theo quy định của LienVietPostBank hoặc ứng