Như đã đề cập ở chương 1, môi trường kiểm soát được coi là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến các nhận thức kiểm soát của các nhân viên. Đây không chỉ là nhân tố nền tảng trong KSNB mà còn là nhân tố ảnh hưởng đến các nhân tốt khác tạo nên KSNB.
Tính chính trực và hành vi đạo đức: Kết quả của cuộc khảo sát được thể hiện
trong bảng dưới đây. 100% kết quả nhận được cho rằng công ty Honda Việt Nam đã xây dựng được môi trường văn hóa doanh nghiệp và những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị. Công ty đã ban hành sổ tay về quy tắc đạo đức dựa trên các mối quan hệ với khách hàng, với đối tác kinh doanh, với đồng nghiệp/ môi trường làm việc, với tài sản của công ty, với xã hội, với các tổ chức chính trị và chính quyền, với các cổ đông, nhà đầu tư,... Ví dụ như mối quan hệ với đối tác kinh doanh, công ty quy định việc không nhận từ hoặc cung cấp cho các đối tác những lợi ích dưới hình thức vật chất (bằng tiền mặt hay hình thức khác) hoặc các hình thức giải trí ngoài những gì mà xã hội cho là hợp lý hay nghiêm cấm hành vi sử dụng chức vụ và thẩm quyền của cá nhân để nhận bất kỳ lợi ích bất chính nào từ các bên liên quan.
Bên cạnh đó, những nhân viên thực hiện cuộc khảo sát cũng cho rằng các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo đã làm gương, đi đầu trong việc tuân thủ sự chính trực, đạo đức trong công việc. 100% số người trả lời khảo sát được đào tạo về tính chính trực, hành vi đạo đức ngay từ những ngày đầu học nội quy công ty. Tuy nhiên, việc đào tạo hàng năm chỉ được gửi qua mail nội bộ công ty mà chưa có những buổi học trực tiếp với người giảng dạy. Có 49/53 người nhận thấy rằng các hành vi vi phạm đã bị xử phạt hợp lý và kịp thời, chỉ có 4 người cho rằng các hành vi sai phạm đó chưa được tìm hiểu rõ nguyên nhân và chưa công khai thông tin trong bảng tin công ty.
2
Các nhà quản lý, lãnh đạo đã làm gương trong việc tuân thủ sự chính
trực, đạo đức công việc 53 100 0 0
3 Nhân viên đã được đào tạo về tínhchính trực, đạo đức hàng năm 53 100 0 0 4 Các hành vi vi phạm đã bị xử phạt
STT CÂU HỎI _______________KẾT QUẢ_______________ ________CÓ________ KHÔNG Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Cam kết về năng lực 1
Công ty đã ban hành các văn bản quy định tiêu chuẩn năng lực cho từng phòng/ban
51 96,23 2 3,77
2
Công ty đã tổ chức huấn luyện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để đào tạo nâng cao chuyên môn nhân viên
53 100 0 0
3
Trưởng/phó phòng dựa vào năng lực của từng nhân viên để phân chia công việc
37 70 16 30
4
Công ty đã đưa ra những biện pháp xử lý với những nhân viên không đạt đủ năng lực cho công việc
53 100 0 0
Bảng 2.1. Kết quả khảo sát nội dung tính chính trực và hành vi đạo đức trong MTKS
Nguồn: tác giả tổng hợp
Cam kết về năng lực: Theo kết quả bảng 2.4 thì có 51 người tham gia cuộc khảo
sát (chiếm 96,23%) trả lời rằng công ty Honda Việt Nam đã ban hành các văn bản, quy định tiêu chuẩn cho từng phòng/ban. Điều này được thể hiện rõ ngay từ khâu tuyển dụng. Phòng nhân sự khi đăng tin đều ghi rõ vai trò của phòng ban và yêu cầu năng lực chuyên môn từ các ứng viên. Mặt khác, có 2 phiếu lại cho rằng các thông tin giới thiệu phòng ban cần tuyển tuy đã có xong còn chung chung, chưa chi tiết. Việc miêu tả chưa rõ như vậy có thể khiến các nhân viên trúng tuyển không nhận ra được mục tiêu của đơn vị. Ví dụ như với phòng Luật, công ty yêu cầu những người được đào tạo từ đại học trở lên trong môi trường Luật, có kinh nghiệm tối thiểu 1 năm làm việc, 4 kỹ năng tiếng anh tốt, bên cạnh đó nhân viên phải nắm rõ được các quy định văn bản pháp luật hiện hành để xây dựng và tổ chức vào quy định hoạt động của công ty.
100% số phiếu trả lời đồng ý với việc công ty đã tổ chức huấn luyện hoặc thuê dịch vụ bên ngoài để đào tạo nâng cao chuyên môn (việc đào tạo này áp dụng cả với khu vực hành chính và khu vực nhà máy) và việc công ty đã có những biện pháp xử lý với những cá nhân chưa có đủ năng lực chuyên môn trong công việc. Cuối mỗi quý và
30
năm tài chính, các trưởng phó phòng sẽ gặp mặt kín từng nhân viên một để đánh giá và xếp loại năng lực. Neu chưa đủ năng lực sẽ bị nhắc nhở để cải thiện, sau đó sẽ có những biện pháp mạnh hơn như: kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng hoặc cách chức. Trong điều 34- khoản c (Những vi phạm nghiêm trọng) của Nội quy lao động HVN có nêu rõ hành vi làm giả tài liệu nhân sự, khai man lý lịch, hồ sơ; dùng bằng cấp giả hoặc cạo, sửa bằng cấp để được tuyển dụng vào các vị trí yêu cầu trình độ tương ứng với bằng cấp đó là hành vi vi phạm nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của công ty. Cũng trong nội quy này, tại điều 35- khoản a (Xử lý vi phạm) cũng nêu rõ nếu như các cá nhân không trung thực trong các giấy tờ chứng minh năng lực thì công ty có quyền đơn phương sa thải nhân viên đó, không phụ thuộc và việc thiệt hại hoặc tổn thất đã thực tế xảy ra hay chưa. (Phụ lục 2)
Bên cạnh đó có 37 người (chiếm 70%) cho rằng các trưởng, phó phòng đã giao các công việc dựa trên năng lực của nhân viên, tuy nhiên có tới 30% cho rằng các công việc này hầu như được chia đều tới các cá nhân chứ ít khi chia theo năng lực, kinh nghiệm. Điều này có thể đảm bảo rằng nhân viên đều có cơ hội thử qua mọi giai đoạn hay công việc của phòng ban để tránh bỡ ngỡ nếu có sự luân chuyển.
STT
CÂU HỎI ___________KẾT QUẢ___________
CÓ KHÔNG
Số lượng Tỷ
lệ Số lượng Tỷlệ
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
1
BGĐ xác định được KSNB là một việc làm quan trọng và tất yếu đến mục tiêu của đơn vị
53 100 0 0
2 BGĐ và các nhà quản lý có tháiđộ đúng đắn, gương mẫu trong việc thực hiện các quy định
53 100 0 0
3 BGĐ công khai về báo cáo kết
quả KSNB ____________________ 0 0 53 100
4 BGĐ có đủ năng lực và trình độ
để hoàn thành công việc 53 100 0 0
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát nội dung cam kết về năng lực trong MTKS
Nguồn: tác giả tổng hợp
31
Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Ket quả khảo sát được thể
Bảng 2.3. Kết quả khảo sát nội dung Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc trong MTKS
Nguồn: tác giả tổng hợp
Bảng trên đã cho thấy triết lý và phong cách điều hành của BGĐ ở công ty Honda Việt Nam là tốt và phù hợp với mục tiêu phát triển. Tại đây, BGĐ luôn xác định được mức độ quan trọng và cần thiết của KSNB trong hoạt động kinh doanh của công ty. BGĐ nhận thức được mình là những người đi đầu cho công tác nên luôn làm gương, có thái độ đúng đắn trong việc thực hiện các quy trình, lan tỏa tinh thần cho các nhân viên. Tuy nhiên, BGĐ chỉ công khai kết quả báo cáo KSNB tới các cấp quản lý, chứ không công khai tới toàn bộ nhân viên HVN. Honda là một tập đoàn kinh doanh trên toàn cầu. Trong đó, Honda Việt Nam luôn là một trong những doanh nghiệp có sự đóng góp đặc biệt với nền kinh tế đất nước. Có được sự thành công đó phải nhờ một phần đến năng lực điều hành của BGĐ và các cấp quản lý. Mỗi nhiệm kì sẽ có sự thay đổi trong các nhân sự cấp cao, đây đều là những nhà cầm quân có nhiều kinh nghiệm trên thương trường cũng như năng lực cá nhân nổi trội để có thể đảm nhiệm phụ trách quản lý của cả công ty. Hiện nay, tổng giám đốc đương nhiệm tại HVN là ông Keisuke Tsuruzono từ ngày 1/4/2019, trước đó ông cũng đảm nhiệm các
STT CÂU HỎI ___________KẾT QUẢ___________ CÓ KHÔNG Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Cơ cấu tổ chức
1 Công ty đã thiết kế cơ cấu tổchức phù hợp với trách nhiệm của từng phòng ban
53
100
0 0
vai trò như Phó chủ tịch cấp cao của Honda khu vực Bắc Mỹ, giám đốc khối Châu Âu, Giám đốc bộ phận Ke hoạch kinh doanh và Máy động lực của tập đoàn. Không chỉ tổng giám đốc mà toàn bộ BGĐ đều là những người gắn bó rất lâu với HVN, có kinh nghiệm quản lý nhiều năm không chỉ ở Việt Nam mà còn trên thế giới. Tại HVN, các cấp quản lý sẽ không được tuyển trực tiếp từ bên ngoài mà đều phải bắt đầu làm việc tại đây, bằng năng lực để đạt được những vị trí quản lý cao hơn.
Cơ cấu tổ chức: Ket quả như bảng 2.6 dưới đây đã cho thấy 100% số người trả
lời rằng công ty đã có cơ cấu tổ chức phù hợp với trách nhiệm từng phòng ban và công ty đã đảm bảo sự độc lập giữa các phòng ban. Như đã đề cập ở mục 2.1.4.TỔ chức bộ
máy quản lý thì công ty Honda Việt Nam đã xây dựng hết sức chi tiết và hoàn chỉnh
các hoạt động của công ty. Công ty sẽ chia thành các mảng hoạt động chính, dưới đó là các khối, phòng ban hỗ trợ với từng mảng đó. Ví dụ như phòng Hành chính, ngoài hoạt động chính ở tại nhà máy sản xuất Vĩnh Phúc thì cũng sẽ có ở văn phòng đại diện Hà Nội để đảm bảo các công việc như vận chuyển văn thư, sắp xếp xe công tác, sai sót về máy tính,.. diễn ra theo đúng lịch trình. Từng phòng/ban sẽ có trưởng, phó phòng chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của nhân viên, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc để công việc diễn ra không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, các phòng ban tại Honda Việt nam cũng hoạt động độc lập với nhau. Ví dụ như quá trình mua văn phòng phẩm. Những phòng có nhu cầu mua phải lập ra Purchase Request và được ký duyệt bởi trưởng phòng rồi chuyển đến phòng Purchase để đánh giá tính khả thi của yêu cầu đó. Các nhân viên phòng Purchase sẽ phải lập ra Purchase Order và đi tìm các nhà cung cấp với giá cả thấp nhất và chất lượng tốt nhất. Từng giai đoạn công việc này sẽ do các phòng và các cá nhân khác nhau thực hiện để tránh sai sót hay gian lận có thể xảy ra. Công ty cũng đã có những hành động cập nhập về sơ đồ cơ cấu tổ chức một cách nhanh chóng và kịp thời. 49 người trả lời cho rằng công ty đã ban hành các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban xong có 4 người lại cho rằng các văn bản này đã có nhưng chưa thật sự chi tiết mà chỉ chung chung.
2 Khi có sự thay đổi, công ty cậpnhật về sơ đồ cơ cấu tổ chức nhanh chóng__________________
53 100 0 0
3 Công ty đã có các văn bản quyđịnh về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
49 92 4 8
4 Công ty đã có sự đảm bảo độc lập
Bảng 2.4.Ket quả khảo sát nội dung cơ cấu tổ chức trongMTKS
Nguồn: tác giả tổng hợp
Chính sách về thông lệ và nhân sự: Qua khảo sát cho thấy công ty Honda đang
có những chính sách về thông lệ và nhân sự để phát triển năng lực của nhân viên. Ngay trong quá trình đăng bài tuyển dụng, công ty luôn nêu rõ yêu cầu năng lực đối với ứng viên. Tại buổi phỏng vấn và giai đoạn thử việc, phòng nhân sự kết hợp với phòng ban tuyển luôn có những đánh giá khách quan nhất về năng lực chuyên môn và hành vi đạo đức, ứng xử. Tại công ty Honda Việt Nam thì “người giỏi nhất chưa phải đã là người phù hợp nhất.” Công ty luôn tìm những ứng viên thật sự phù hợp với mục tiêu hoạt động.
Trong văn bản HR/QĐTD thì quy trình tuyển dụng tại công ty Honda Việt Nam được chia thành 4 bước: Ứng tuyển (khi có các vị trí mới tuyển dụng, công ty sẽ tiến hành đăng tuyển lên website chính thức; những ai quan tâm sẽ nộp CV qua mail hoặc nộp ngay trên website của công ty); Thi tuyển- vòng thi viết (các ứng viên có hồ sơ đạt với yêu cầu tuyển dụng sẽ phải tham gia 2 bài thi viết: IQ và Ngoại ngữ); Thi tuyển- vòng thi phỏng vấn (các ứng viên vượt qua bài thi viết sẽ được mời phỏng vấn cho vị trí dự tuyển bao gồm 2 cuộc phỏng vấn: phỏng vấn với nhân sự và phỏng vấn với phòng ban chuyên môn); Nhận việc (các ứng viên sau khi trải qua các vòng thi và
STT CÂU HỎI _____________KẾT QUẢ_____________ CÓ KHÔNG Số lượng Tỷ lệ lượngSố Tỷ lệ Chính sách về thông lệ và nhân sự 1
Trong quá trình tuyển dụng, công ty luôn chú trọng đến năng lực chuyên môn và hành vi đạo đức của các ứng viên
53
100
0 0
đồng ý nhận việc sẽ tiến hành kí kết hợp đồng và trở thành nhân viên của Honda Việt Nam). (Phụ lục 3)
Với mỗi vị trí tuyển dụng thì sẽ có các tiêu chuẩn khác nhau, ví dụ như tuyển dụng nhân viên phòng nhân sự- phụ trách công đoàn thì yêu cầu chuyên môn phải đạt được là: Tổng hợp các quy định, văn bản liên quan đến quan hệ, pháp luật lao động và hoạt động công đoàn để đối chiếu với các quy định nội bộ của công ty nhằm đảm bảo quyền lợi cho nhân viên công ty. Vị trí tuyển dụng này yêu cầu trình độ học vấn từ Đại học trở lên, ưu tiên những ngành học liên quan đến Công đoàn; ngoài ra, vị trí cũng yêu cầu thêm các kĩ năng Tiếng Anh phải thành thạo, tin học văn phòng tốt.
Hiện nay, Honda đã xây dựng được các chính sách làm việc để tạo thuận tiện nhất cho nhân viên. Trong Nội quy lao động, điều 8 (Thời gian làm việc của những nhân viên làm việc theo giờ hành chính) có quy định với các nhân viên làm việc theo giờ hành chính: thời gian làm việc là 8 giờ/ ngày và không quá 46 giờ/ tuần trừ những người đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi. Giờ làm việc hàng ngày bắt đầu từ 7 giờ 30 sáng đến 11 giờ 30; buổi chiều từ 12 giờ 15 đến 16 giờ 30. Công ty đã rút ngắn 15 phút nghỉ ăn tức để nghỉ bù vào một ngày trong tháng (Phụ lục 4). Với các nhân viên làm việc theo giờ sản xuất, giờ làm ca được chia thành 4 ca trong ngày. Những nhân viên vi phạm đều bị xử lý theo đúng quy định của công ty; ngược lại, những nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao sẽ nhận được những khen thưởng phù hợp.
Công ty Honda Việt Nam luôn đề cao đào tạo chuyên sâu cho nhân viên thông qua các buổi gặp mặt chuyên gia, các buổi hội thảo,... Ví dụ như công ty đã mời các chuyên gia bên E&Y Việt Nam đến đào tạo về phân tích dữ liệu, thực hiện thí điểm phân tích dữ liệu cho khối Kiểm toán Nội bộ của HVN. Tuy nhiên, có 5 người cho rằng tại phòng ban làm việc chưa có nhiều các buổi nâng cao chuyên môn do đặc thù công việc.
2 Công ty có những biện pháp xử lývới những nhân viên vi phạm 53 100 0 0
3 Công ty có những quy định về khenthưởng 53 100 0 0
4 Kết quả làm việc của nhân viên
được đánh giá định kỳ 49 92,45 4 7,55
5 Công ty đã có chính sách để đào tạonâng cao năng lực công, nhân viên 48 90,57 5 9,43
STT CÂU HỎI
_____________KẾT QUẢ_____________
CÓ KHÔNG
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
Quy trình đánh giá rủi ro
1 Công ty đã có những quy định liênquan đến quy trình đánh giá rủi ro 53 100 0 0
2 Công ty đã có nhân sự phụ trách
công tác đánh giá rủi ro 53 100 0 0