Bảng 2.9. Kết quả khảo sál giám sál các kiểm soát
Nguồn: tác giả tổng hợp
Trên đây là bảng kết quả khảo sát về thực trạng giám sát các kiểm soát tại công ty Honda Việt Nam. BGĐ đã có bố trí nhân sự giám sát ở từng phòng ban. Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng khối Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm cùng với nhân sự giám sát từng phòng để thuận tiện trong việc giám sát các kiểm soát. Bộ phận KTNB là một khối chức năng dưới sự quản lý của BGĐ và có hoạt động độc lập với các khối sản xuất, kinh doanh để đảm bảo sự công bằng trong việc giám sát.
Ngoài ra, công ty cũng thuê công ty kiểm toán KPMG để kiểm toán BCTC hàng năm. Phòng KTNB luôn tuân thủ các nguyên tắc độc lập khi giám sát các kiểm soát và thực hiện các cuộc giám sát định kỳ theo kế hoạch thông báo trước đó tới từng phòng/ ban. Sau mỗi cuộc kiểm toán nội bộ, phòng KTNB sẽ họp với phòng được kiểm toán để có thể thống nhất đưa ra được kết quả kiểm toán cuối cùng. Thông thường, cuộc họp sẽ bao gồm trưởng phó phòng của hai bên, các KTV và các nhân viên chịu trách nhiệm với công việc được kiểm toán. Sau khi đưa ra những lỗi trong quá trình hay rủi ro có thể gặp phải, trưởng phòng phòng được kiểm toán sẽ xác nhận lại với nhân viên và nêu lên ý kiến bản thân. Sau khi trao đổi, hai bên sẽ thống nhất được kết quả kiểm toán cuối cùng để trình lên BGĐ, đồng thời phòng KTNB cũng đưa ra những đề xuất giúp mọi hoạt động của công ty được tiến hành hiệu quả.
Trong kết quả khảo sát, có tới 23 người (chiếm 43,4%) cho rằng các cuộc giám sát đột xuất cũng được thực hiện với tần số ít do tính chất của công việc. Ví dụ như việc giám sát đột xuất chất lượng nhà cung cấp sẽ tiến hành khi trưởng phòng cho rằng là cần thiết và chỉ tiến hành trong phạm vi xác nhận, kiểm chứng phù hợp với các mục đích trong trường hợp như: phát sinh sản phẩm không phù hợp chất lượng nghiêm trọng mà nguyên nhân là do nhà cung cấp; khi sản xuất trên đoạn gia công mới do sản xuất model mới hoặc model có phát sinh; khi bắt đầu quan hệ với nhà cung cấp mới;...
Quy trình giám sát của công ty Honda Việt Nam được lên kế hoạch dựa theo các văn bản đã ban hành với từng phòng ban. Trong văn bản số 08030BS- PQC-2W/QM- 01 (Phụ lục 6) thì ngoài việc giám sát chất lượng NCC đột xuất như ở các trường hợp trên thì phòng Quản lý chất lượng còn tổ chức giám sát định kỳ chất lượng NCC, theo văn bản ban hành sẽ trải qua những bước như sau:
Lên kế hoạch: Dựa vào tình hình chất lượng sản xuất, chất lượng thị trường, phòng quản lý chất lượng (QC- Quality Control) kết hợp với phòng cung ứng (PUR- Purchase) sẽ thiết lập hạng mục giám sát và kế hoạch giám sát định kì hàng năm bao gồm lựa chọn NCC thuộc đối tượng giám sát. Sau đó, phòng QC sẽ xác nhận và kế hoạch và bố trí người thực hiện giám sát kế hoạch. Phòng PUR sẽ xác nhận kế hoạch năm tiếp theo với các phòng liên quan sau đó xin phê duyệt và thông báo tới các phòng ban đó.
Chuẩn bị giám sát: Ở giai đoạn này, người giám sát của phòng QC sẽ kết hợp
với phòng PUR để chuẩn bị trước tài liệu cho việc giám sát. Dựa vào kế hoạch năm, phòng PUR tiến hành điều chỉnh trước với người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng NCC được giám sát trước 30 ngày trước khi thực hiện. Sau đó, phòng PUR sẽ điều chỉnh thời gian, địa điểm, nội dung thực hiện với kiểm toán viên nội bộ của công ty (trước 10 ngày) và người chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng (trước 14 ngày).
Thực hiện giám sát: Người thực hiện giám sát sẽ tiến hành kiểm chứng hiện
trường, thẩm tra tài liệu theo các hạng mục đã đề ra trong kế hoạch giám sát, sau đó sẽ tổng hợp kết quả báo cáo cho trưởng bộ phận và gửi lại cho người phụ trách của phòng cung ứng.
Xúc tiến đối sách giám sát: Người chịu trách nhiệm giám sát sẽ kết hợp với
người phụ trách giám sát phòng cung ứng để xác nhận nội dung kế hoạch cải tiến, nếu cần thiết tiến hành thảo luận nội dung với người có liên quan nhằm sửa đổi kế hoạch cải tiến cho phù hợp.
Báo cáo kết quả giám sát: Người thực hiện giám sát khi thấy các hạng mục mình
giám sát chỉ ra là phù hợp thì sẽ xác nhận và báo cáo lại cho trưởng bộ phận xác nhận trước khi gửi phòng cung ứng. Sau đó, phòng PUR sẽ phát hành báo cáo lần 1 cho NCC, đồng thời cho các phòng ban liên quan và các KTVNB cũng như biểu đánh giá thể chế đảm bảo chất lượng.
Họp thảo luận chất lượng: Người có trách nhiệm giám sát và các KTVNB giải
thích kết quả nội dung kết quả giám sát cho NCC, tiếp nhận và kiểm tra báo cáo cải tiến cho từng hạng mục xử lý và đối sách cho hiện tượng từ NCC. Sau đó, những người tham gia cuộc họp thảo luận chất lượng, đưa ra phương án cải tiến có thể thuyết
phục hai bên về hướng cải tiến nếu không thể đánh giá được sự phù hợp của kết quả kiểm tra.