Môi trường kiểm soát được coi là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến các thủ tục kiểm soát cũng như nhận thức kiểm soát của các nhân viên. Đây không chỉ là nhân tố nền tảng trong KSNB mà còn là nhân tố ảnh hưởng đến các nhân tốt khác tạo nên KSNB. Để có thể hoàn thiện được môi trường kiểm soát, công ty cần chú trọng vào những nội dung sau:
Tính chính trực và hành vi đạo đức: Công ty Honda Việt Nam đã xây dựng
được một môi trường văn hóa và đạo đức doanh nghiệp với sự gương mẫu thực hiện ngay từ ban giám đốc. Trong mọi hoạt động, nhà quản lý cần tuyên dương kịp thời những nhân viên chấp hành tốt các quy chuẩn về tính chính trực và hành vi đạo đức; đồng thời xử lý nghiêm khắc các hành vi vô ý hoặc cố tình không tuân thủ để răn đe cho các nhân viên khác. Công ty cần đưa ra những văn bản hướng dẫn chi tiết các quy định tính chính trực và hành vi đạo đức không chỉ đến ban giám đốc mà còn cần đến các nhân viên.Ví dụ như quy tắc đạo đức về mối quan hệ với đồng nghiệp/môi trường làm việc. Công ty cần làm rõ hơn mối quan hệ này dựa trên 3 phương diện: Giao tiếp tại nơi làm việc; Tôn trọng quyền con người; An toàn và sức khỏe. Các quy định đưa ra phải phù hợp với truyền thống, văn hóa của dân tộc, cũng như phù hợp với những quy định của pháp luật ban hành.
Giao tiếp nơi làm việc: Các nhân viên phải nỗ lực hết sức để giao tiếp nơi làm
việc nhằm tạo ra một môi trường làm việc hài hòa. Cán bộ, nhân viên tại HVN gặp nhau phải chào hỏi lịch sự, thân thiện đúng mực. Khi gặp các cấp quản lý, nhân viên phải chào trước thể hiện sự kính trọng. Các cấp quản lý đáp lại lời chào bằng sự gật đầu, mỉm cười. Ngôn ngữ sử dụng tại nơi làm việc nên đơn giản, dễ hiểu, tránh sử dụng những từ lóng, từ ngữ địa phương.
Tôn trọng quyền con người: các nhân viên làm việc tại HVN phải tôn trọng các
bạn đồng nghiệp dù ở bất kì vị trí nào, luôn tương tác với đồng nghiệp một cách trung thực và đúng mực; nghiêm cấm hành vi tham gia vào bất kì hình thức lăng mạ, bất công hay phân biệt đối xử nào tại nơi làm việc.
58
An toàn và sức khỏe: Nhân viên bắt buộc phải tuân thủ các luật lệ, quy định cũng
như nội quy của công ty liên quan đến an toàn và sức khỏe, nỗ lực duy trì môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, không an toàn không sản xuất, đồng thời phòng tránh và hạn chế tai nạn.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần khuyến khích việc báo cáo vấn đề, gửi ý kiến đóng góp và tham vấn cấp quản lý, phòng luật hoặc liên hệ thông qua hòm thư góp ý của Ủy ban đạo đức & Tuân thủ khi phát hiện ra các hành vi thiếu đạo tính chính trực và đạo đức, hay hành vi vi phạm quy định ban hành.
Ngoài ra, công ty cũng nên có các biện pháp mạnh mẽ hơn trong việc đào tạo sau tuyển dụng cho nhân viên về tính chính trực và hành vi đạo đức trong công việc. Công ty cần bố trí lại một ngày làm việc để đào tạo thay vì gửi mail nội dung đào tạo tới nhân viên. Mặt khác, công ty cần yêu cầu các nhân viên nộp lại bản báo cáo sau buổi đào tạo hay làm bài kiểm tra để có thể chắc chắn rằng nội dung đào tạo này đã được truyền tải có hiệu quả đến nhân viên toàn công ty.
Cam kết về năng lực và Chính sách & thông lệ về nhân sự: Công ty cần thiết
lập được những bảng mô tả công việc cho từng vị trí hay các tiêu chí đánh giá nhân viên để qua đó có thể đưa ra mức lương thưởng hợp lý. Ví dụ như với vị trí nhân viên Xe máy và Đào tạo đại lý xe máy (Phòng Quan hệ khách hàng) có thể đưa ra bảng mô tả công việc chi tiết như sau:
Nhiệm '"ụ. chuyên môn
Đảo tạo quan hệ khách hảng:
-Hô trợ các đại lý xe máy do Honda ủy nhiệm (HEAD) thòng qua việc đảo tạo các nhản viên các
HEAD, theo dõi lịch hoạt động của HEAD đê đảm bảo tuân thủ chât lirợng
- Cung càp các tài liệu càn thièt và ưa lời các càu hõi của HEAD ưong việc tnẽn khai trung tàm, bộ phận quan hệ khách hảng.
-
Thu thập phân hòi của khách hàng vê các HEAD, đưa ra các đè xuàt cãi ứèn____________________
Nhiêm vụ chung
Thu thập và cưng câp đâu vào cho kê hoạch hành động, kê hoạch ngàn sách, đàu tư vả nhản lực theo yêu Cau
-Tich cực học hói và chia sẻ kiên thữc với cá nhàn khác.
- Phoi hợp vỡi các bèn lièn quan Uong và ngoái Honda đẻ hoán thánh công việc được phàn công. -Tuân thủ các quy định của Honda
Bảng 3.10. Mô tả công việc vị trí nhân viên Xe máy và Đào tạo đại lý xe máy- Phòng CR
Ngoài ra, công ty cũng cần khuyến khích các cá nhân tự đưa ra được tiêu chuẩn, năng lực cho chính công việc mình đang làm để đối chiếu với yêu cầu của công ty, qua
đó biết được mục tiêu của nhân viên và kỳ vọng của công ty có thực sự liên kết và phù hợp với nhau hay không.
Công ty cũng cần đưa ra các chính sách để thu hút được nguồn nhân lực chất lượng cao, tránh tình trạng “chảy máu chất xám”. Công ty cần rà soát, phân chia lại công việc sao cho phù hợp với năng lực, tránh tình trạng những người giỏi lại không được trọng dụng. Bên cạnh đó, công ty phải luôn đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời, có những chính sách khen thưởng chính xác với kết quả làm việc, quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên để họ yên tâm với công sức bỏ ra và gắn bó lâu dài với công ty.
Ngoài ra, công ty cũng cần đa dạng hóa các hình thức đào tạo để nhân viên có thể áp dụng những kiến thức đó vào chính công việc hàng ngày. Thay vì mời các chuyên gia đến giảng dạy cho các nhân viên thì công ty có thể đưa ra các hình thức khác như: tổ chức các cuộc thi, cho nhân viên đi quan sát thực tế tại các doanh nghiệp khác hay cho nhân viên tự thực hành áp dụng vào công việc luôn dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia. Đối với các công nhân trực tiếp tham gia sản xuất ở các dây chuyền, công ty cũng cần tập trung đào tạo trình độ chuyên môn kỹ thuật phù hợp với yêu cầu của sản phẩm, cũng như đào tạo vấn đề an toàn lao động tại nơi làm việc, tránh hậu quả đáng tiếc có thể xảy ra.
Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: BGĐ điều hành công ty
Honda Việt Nam đều là những người có năng lực và kinh nghiệm trên thương trường. Tuy nhiên, BGĐ luôn phải xác định được KSNB phải đáp ứng được những yêu cầu chính sau: Mục tiêu hiệu quả (doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý các nguồn lực để tối đa hóa kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh); Mục tiêu ngăn ngừa rủi ro (KSNB phải được thiết lập dựa trên mục tiêu phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro); Mục tiêu thông tin (các hệ thống thông tin trong công ty phải luôn chính xác và kịp thời để có thể đưa ra được các quyết định hợp lý); Mục tiêu tuân thủ (KSNB được thiết lập dựa trên quy định của công ty xong phải đảm bảo tuân thủ được các văn bản pháp luật nhà nước ban hành). Bên cạnh đó, BGĐ cũng cần công khai các kết quả báo cáo, đánh giá KSNB tại công ty tới toàn thể nhân viên để các nhân viên biết được liệu việc kiểm soát có đang diễn ra đúng theo dự tính của BGĐ hay không; biết được liệu công việc của mình có đang diễn ra theo đúng lộ trình hay không. Một khi nhận được sự đồng lòng thực hiện
của nhân viên thì việc xây dựng, thiết kế, áp dụng KSNB vào hoạt động hàng ngày sẽ dễ dàng và tối đa hóa hiệu quả đạt được.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức sẽ đảm bảo các thông báo của BGĐ sẽ được
thực hiện nhất quán từ trên xuống dưới. Cơ cấu tổ chức của công ty phải bố trí đủ nhân sự, đủ năng lực và trình độ. Đồng thời, công ty cũng cần ban hành các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng ban để đảm bảo việc hoạt động xuyên suốt. Ví dụ liên quan đến phòng Kiểm toán nội bộ. BGĐ đã ra các quy định rằng KTV có quyền truy cập không giới hạn về cuộc kiểm toán song trong một vài trường hợp, nhân viên tại phòng ban này cố tình gây khó dễ để không đưa đủ giấy tờ chứng minh. Để giải quyết vấn đề này, các cấp trưởng phòng cũng cần nhắc nhở các nhân viên phải chịu trách nhiệm với công việc mình đang làm cũng như công việc chung với các phòng ban khác, không gây khó dễ khi không hơp tác hoàn thành.
Ngoài ra, các phòng ban phải có sự phân công lại các nhân viên một cách hợp lý hơn. Không để xảy ra tình trạng một cá nhân làm quá nhiều việc, khiến họ cảm thấy áp lực. Khi phân chia công việc, các trưởng phó phòng phải chia đều công việc dựa trên năng lực cá nhân. Việc bố trí, sắp xếp công việc hợp lý sẽ đảm bảo được chất lượng công việc hoàn thành, tạo điều kiện cho các cá nhân học hỏi thêm các nghiệp vụ khác.
Bên cạnh đó, công ty nên thường xuyên thực hiện luân chuyển công việc - là việc điều chuyển (như được chấp thuận bởi hoặc theo yêu cầu của công ty) một nhân viên sang một vị trí hoặc nhiệm vụ mới. Việc luân chuyển sẽ giúp nhân viên phát triển kỹ năng tổng thể và thích ứng đa dạng hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển nghề nghiệp có thể đảm đương các vị trí quản lý trong tương lai hoặc theo nhu cầu công việc và yêu cầu của công ty. (Ví dụ như luân chuyển từ nhà máy Vĩnh Phúc tới nhà máy Hà Nam với những nhân viên sống tại khu vực Vĩnh Phúc và ngược lại).