Hiện nay, công ty đã thiết lập được rất nhiều các hoạt động kiểm soát ở mọi hoạt động của công ty, xong các hoạt động kiểm soát này phải đáp ứng được các nguyên tắc bắt buộc như: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn; nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Công ty cần bổ sung và bố trí thêm các nhân lực vào các vị trí để tránh tồn tại việc một cá nhân chịu trách nhiệm nhiều giai đoạn khác nhau trong hoạt động nào đó. Việc phê chuẩn cũng cần được thực hiện nghiêm túc và chính xác. Những nhân viên làm báo cáo hay rà soát chứng từ cần kiểm tra kĩ lại nội dung cũng như chữ kí cấp trên trước khi nhập vào hệ thống, tránh trường hợp gian lận xảy ra. Hiện nay, công ty HVN đang thực hiện việc phê duyệt cả trên hệ thống và trên bản cứng. Khi phê duyệt trên hệ thống, bắt buộc người kí phải sử dụng đúng tài khoản cá nhân, tránh để lộ thông tin cho người khác biết. Có thể lấy ví dụ như quá trình mua hàng sau:
1 Cdc bp phận/phàng ban . ■ ữẽ nghi Γ∏11□ ^""∖ h⅛β
__________________________' ________________________________________________
I Phàng mun hảng
T
Tim kiẼTT.. lun chpn nhả cung Cnp
1 Ban Innh dga
Khàng Duv⅛t ^j>- ■ 4 Phàng mun hảng I Lgp rfσn hnπg∕ hqφ M dang mun
S Ban Innh dga
Khàng Duv⅛t ^j>- ■ 4 Kho ⅜ N h⅛ι hảng, kiếm tr□ vả nhập kha 7 Kẽ Ecjn ⅜
Thanh toàn. Iiru ErirhD SD
B Phàng mun hảng
jt X Th eo d□i, d∏[∏h 'X
Bảng 3.11. Quy trình phê duyệt mua hàng
Bên cạnh đó, công ty cũng cần bố trí những nhân viên có kinh nghiệm và năng lực để thực hiện các hoạt động kiểm soát; cần tăng cường các hoạt động kiểm soát đối với những rủi ro bất ngờ xảy ra như thiên tai, dịch bệnh,.. .Các hoạt động kiểm soát với rủi ro thông tin cũng cần hoàn thiện thêm. Việc kiểm tra tại cổng ra vào của công ty được thực hiện bởi con người nên nhiều khi không tránh khỏi sự sai sót. Công ty cần lắp thêm các cửa từ để phát hiện ra các thiết bị di động mang vào. Điều này sẽ tiết kiệm được nhân lực kiểm tra cũng như đảm bảo được thông tin của công ty sẽ không bị lộ ra ngoài.
Tóm lại, với quy mô hoạt động rộng thì HVN cần thực hiện hoạt động kiểm soát ở từng giai đoạn khác nhau. Những giải pháp cụ thể cần được thực hiện như: tăng
cường các hoạt động kiểm soát theo từng phòng/ban hay lĩnh vực kinh doanh; thực hiện việc kiểm tra, giám sát định lỳ hay đột xuất tại các kho, phân xưởng sản xuất; kiểm soát được chất lượng sản phẩm hoàn thành phù hợp với tiêu chuẩn; tăng cường kiểm tra các mục chi phí để tối đa hóa việc tiết kiệm trong sản xuất,...