Hạn chế về các hoạt động kiểm soát

Một phần của tài liệu 515 hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty honda việt nam,khoá luận tốt nghiệp (Trang 67 - 68)

Trong các hoạt động kiểm soát, đôi khi nguyên tắc phân công phân nhiệm còn chưa được thực hiện rõ ràng. Một vị trí có thể chịu trách nhiệm nhiều nhiệm vụ nên việc xử lý công việc đôi khi bị quá tải và không bao quát được hết. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn đã được thực hiện đúng xong một số chứng từ đôi khi còn thiếu ngày kí nên có thể xảy ra sai sót không mong muốn. Hạn chế này xảy ra là do sự thiếu xót của các cá nhân có thẩm quyền khi ký quên ghi ngày. Đôi khi, việc này xảy ra cũng do sự thiếu cẩn trọng của nhân viên lập chứng từ bởi vì nhân viên đó là người có trách nhiệm rà soát lại tất cả các nội dung trước khi lưu chuyển hay tải lên hệ thống của công ty. Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, về cơ bản thì công ty đã thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên ở số ít bộ phận cũng có tình trạng một nhân viên chịu trách nhiệm nhiều công việc. Vấn đề một nhân viên chịu trách nhiệm nhiều công việc là do khối lượng công việc cần xử lý ở HVN đôi khi là quá lớn, chưa sắp xếp kịp nhân lực hoặc do cá nhân nào đó chưa đủ năng lực để làm dẫn đến công việc bị tồn đọng cần giải quyết.

Công ty Honda Việt Nam đã có những hoạt động kiểm soát với rủi ro thông tin. Các kết quả hiện nay vẫn đảm bảo được mức độ bảo mật xong quá trình lại có các vấn đề nhỏ. Ví dụ như công ty quy định không cho phép nhân viên đem điện thoại cá nhân

vào khu vực làm việc và đã có bộ phận bảo vệ kiểm tra trước khi vào. Tuy nhiên, tại văn phòng Hà Nội, việc kiểm tra này chỉ được làm theo thủ tục lúc đầu giờ làm việc. Sau đó, các nhân viên có ra ngoài đi vệ sinh hay tham gia các cuộc họp ở tầng dưới, họ hoàn toàn có thể lấy điện thoại và đem vào sử dụng mà bộ phận bảo vệ không kiểm tra. Vấn đề này xảy ra là sự thiếu ý thức của một số cá nhân khi cố tình vi phạm nội quy công ty, ngoài ra, bộ phận bảo vệ cũng đã không đảm bảo được các thủ tục kiểm soát công ty, chứng tỏ sự thờ ơ, chưa làm hết trách nhiệm với công việc được giao.

2.3.2.4. Hạn chế về hệ thống thông tin và trao đổi thông tin.

Công ty đã có hệ thống mạng nội bộ để truyền tải thông tin đến nhân viên xong hầu hết các thông tin, các thông báo cập nhật đều chủ yếu được gửi đến qua mail. Mạng nội bộ của công ty chủ yếu đăng các tin về quy định chung như: nội quy công nghệ thông tin, nội quy lao động, hay các báo phát hành nội bộ trong công ty. Ngoài ra, công ty chưa khuyến khích nhân viên báo cáo những điều nghi ngờ lên BGĐ. Công ty yêu cầu các kiến nghị cần được kiểm chứng qua các cấp phó, trưởng phòng, thu thập đầy đủ bằng chứng, xác thực tính chính xác để có thể báo cáo lên BGĐ. Tuy nhiên, điều này lại phát sinh vấn đề mới là nếu trong trường hợp các trưởng phó có hành vi vi phạm thì nhân viên không thể báo cáo qua các cấp này trước khi báo cáo lên BGĐ được. Nguyên nhân là do sự thiếu linh hoạt trong các văn bản quy định của Honda Việt Nam: khi phát hiện bất cứ nghi ngờ nào, nhân viên phải báo cáo các cấp quản lý để họ có thể phân tích và xử lý thông tin trước khi gửi lên BGĐ.

Một phần của tài liệu 515 hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty honda việt nam,khoá luận tốt nghiệp (Trang 67 - 68)

Tải bản đầy đủ (DOCX)

(105 trang)
w