Hiện nay, công ty Honda Việt Nam đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Phòng Kế toán đã xây dựng được danh sách chứng từ kế toán để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. CTKT là bằng chứng cho việc thu nhận thông tin kế toán, nó quyết định đến tính khách quan, trung thực trên báo cáo và là căn cứ kiểm tra hoạt động tài chính của công ty. Công ty đã áp dụng hệ thống phần mềm SAP (phân hệ kế toán) cho phép luân chuyển và phê duyệt các CTKT trên máy tính. Bên cạnh đó, CTKT bản cứng cũng sẽ được phê duyệt và luân chuyển đến phòng kế toán để làm bằng chứng đối chiếu với số liệu trên phần mềm.
Dựa trên Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, công ty đã xây dựng được hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong hoạt động hàng ngay. Bên cạnh đó, một số tài
STT CÂU HỎI
___________KẾT QUẢ___________
CÓ KHÔNG
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
khoản phản ánh công nợ và chi phí sẽ được mở chi tiết đến từng đơn vị khách hàng để phân loại, ghi nhận về các đối tượng hạch toán. Phòng Kế toán cũng đưa ra thông báo trên hệ thống mạng nội bộ công ty về danh sách các tài khoản đang sử dụng cũng như phiếu yêu cầu mở thêm TKKT với các nghiệp vụ đặc biệt. Việc mở tài khoản và hạch toán được thông báo tới các phòng ban nên luôn đảm bảo được sự thống nhất, không có sự sai lệch giữa các tài khoản trong việc lập BCTC.
Dựa theo thông tư số 200/2014/TT-BTC, công ty Honda Việt Nam lập BCTC năm tài chính và BCTC theo quý gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC. Việc tổng hợp số liệu và lập BCTC của công ty đều được thực hiện bởi các nhân viên kế toán có năng lực và kinh nghiệm làm việc lâu năm và được phê duyệt bởi trưởng phòng Kế toán trước khi sử dụng báo cáo.
Theo kết quả khảo sát bảng 2.10 cho thấy nhìn chung công ty Honda Việt Nam đã xây dựng được hệ thống thông tin nội bộ khá hoàn chỉnh cũng như việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban và cá nhân khá thuận tiện. Công ty sử dụng hệ thống mail Outlook. Khi có bất kì thông báo, quy định nào mới, các trưởng phòng liên quan sẽ gửi thông tin đó đến tất cả các mail nhân viên công ty. Tại khu vực nhà ăn cũng được đặt các bảng thông báo được duy trì bởi phòng Nhân sự và được sử dụng để thông báo những thông báo mới, kế hoạch làm việc, tin tức nội bộ hay các thay đổi về chính sách,... Mỗi phòng ban cũng có bảng thông báo để thông báo kế hoạch làm việc và các thông tin khác của phòng ban. Hoạt động của một số Ủy ban như Ủy ban An toàn, 5S,.. cũng được duy trì trên các bảng tin này. Ngoài ra, bản tin nội bộ (báo Đồng hành) được xuất bản hàng tháng với mục đích thông báo kịp thời tới nhân viên các hoạt động nội bộ của công ty. Mặt khác, trên trang web nội bộ của công ty cũng cho phép nhân viên có thể tự đặt phòng họp và phương tiện đi lại công tác. Khi có lỗi xảy ra, nhân viên sẽ liên hệ với phòng hành chính để kịp thời sửa chữa. Công ty cũng cung cấp các sim nội bộ gồm 6 số cho nhân viên để tiện liên lạc, hay các điện thoại bàn cố định ở từng phòng ban. Việc truy cập vào hệ thống máy tính của công ty cũng yêu cầu chính xác tên người sử dụng và mật khẩu ứng với mã nhân viên của người đó, mặt khác, hệ thống mail cũng sẽ được kiểm soát khôi phục lại thư dưới bộ phận IT trong trường hợp nghi ngờ nhân viên đó có hành vi gian lận hay làm lộ thông tin ra ngoài. Tuy nhiên, có 43 phiếu trả lời (chiếm 81%) cho rằng công ty chưa khuyến khích các
42
nhân viên báo cáo những điều nghi ngờ lên BGĐ. Qua tìm hiểu thì khi muốn báo cáo vấn đề nào đó lên BGĐ thì nó phải chính xác, đầy đủ bằng chứng xác thực. Mọi nghi ngờ cá nhân chưa có căn cứ hợp lý sẽ không được khuyến khích báo cáo lên BGĐ. Tuy nhiên điều này sẽ làm gia tăng rủi ro của phòng/ban đó khi có sự thông đồng giữa các cá nhân. 19% còn lại cho rằng đây là một việc cần thiết bởi vì khi có nghi ngờ nào đó, nhân viên phải báo cáo lên các nhà quản lý để họ có thể phân tích và xử lý thông tin để có thể gửi lên BGĐ. Việc quản lý truy cập vào hệ thống máy tính của công ty cũng có những yêu cầu rất khắt khe và được kiểm soát rất nhiều lớp. Laptop của công ty yêu cầu tên user và mật khẩu gắn liền với từng mã nhân viên và chỉ được dùng cho công việc. Trong đợt làm việc tại nhà do dịch vừa qua, phòng IT của Asian Honda đã phát hiện ra có nhân viên của HVN chơi điện tử trong giờ làm việc bằng máy công ty và đã yêu cầu nhân viên đó, trưởng phòng liên quan và phòng IT làm yêu cầu giải trình về vấn đề xảy ra.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
1
Công ty đã có hệ thống mạng nội bộ để truyền tải thông tin đến
nhân viên 53 100 0 0
2 Những thông báo luôn đượctruyền đạt đến phòng ban, nhân viên kịp thời
53 100 0 0
3 Các nhân viên được khuyếnkhích báo cáo những điều nghi ngờ lên BGĐ
10 19 43 81
4 Những cá nhân đạt thành tích,khen thưởng đều được thông báo rộng rãi trong công ty
53 100 0 0
5 Công ty yêu cầu khắt khe vớiviệc truy cập vào hệ thống máy tính của công ty
53 100 0 0
6 Công ty đã có đường dây nóng
STT
CÂU HỎI ___________KẾT QUẢ___________
CÓ KHÔNG
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ
lệ
Giám sát các kiểm soát
1 BGĐ đã giám sát tình hình hoạtđộng của các phòng ban 53 100 0 0
2 Công ty đã có bộ phận giám sátcác kiểm soát 53 100 0 0
3
Bộ phận giám sát đã tuân thủ nguyên tắc độc lập khi giám sát các kiểm soát
53 100 0 0
4 Các cuộc giám sát được thực hiệnđịnh kỳ 53 100 0 0
5 Các cuộc giám sát được thực hiệnđột xuất 30 56,6 23 43,4
6
Sau các cuộc giám sát, bộ phận chịu trách nhiệm đã lập báo cáo chỉ ra những rủi ro của đơn vị và đưa ra những giải pháp, kiến nghị
53 100 0
0
7 Công ty đã thuê công ty kiểmtoán ngoài để kiểm toán BCTC 53 100 0 0
Bảng 2.8. Kết quả khảo sát Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Nguồn: tác giả tổng hợp
43
100% số người trả lời phiếu khảo sát đồng ý với việc công ty đã xây dựng được đường dây nóng liên hệ. Công ty Honda Việt Nam luôn tôn trọng những thắc mắc, câu hỏi, gợi ý và các ý kiến của tất cả nhân viên. Trong trường hợp có thắc mắc về công việc, nhân viên có thể trao đổi trực tiếp với cấp trên hay với phòng Nhân sự. Công ty đã xây dựng các kênh thông tin tiếp nhận và giải quyết ý kiến đóng góp của nhân viên như:
- Số điện thoại đường dây nóng: 0963.185.185 hoặc 0918.733.885
- Các hòm thư góp ý được đặt tại trụ sở chính Vĩnh Phúc (canteen, Ký túc xá, tầng 3 Training center,...); chi nhánh Hà Nam ( các locker, lối đi lên y tế,...) hay tại các văn phòng Hà Nội và văn phòng Hồ Chí Minh.
- Các hòm thư điện tử: homthugopy@hondu.com.vn