Kết quả bảng 2.9 dưới đây đã cho thấy phần nào thực trạng các hoạt động kiểm soát tại công ty Honda Việt Nam. 100% số phiếu trả lời cho rằng công ty đã xây dựng được các chính sách kiểm soát cho từng phòng ban. Bên cạnh đó, các giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, mua bán của công ty đều được những cấp quản lý có thẩm quyền kí duyệt. Quá trình phê duyệt tại công ty Honda Việt Nam cũng được thực hiện theo đúng quy định của công ty. Ví dụ như việc mua văn phòng phẩm cho phòng: Phòng có nhu cầu mua phải lập nên Purchase Order (PO) ghi rõ sản phẩm, số lượng, giá tiền cần mua và phải kí qua 3 hoặc 4 người tùy vào cơ cấu tổ chức của phòng ban: người lập, người kiểm tra, người phê duyệt. Sau khi lập PO, phòng ban này sẽ chuyển về Khối cung ứng để nhân viên lập yêu cầu báo giá và gửi tới các nhà cung cấp. Yêu cầu báo giá này cũng bắt buộc phải được phê duyệt tới trưởng khối trước khi gửi. Sau khi các NCC gửi báo giá về, khối cung ứng sẽ phải so sánh để tìm ra được NCC bán sản phẩm giá hợp lý với chất lượng tốt nhất. Việc đặt mua văn phòng phẩm sẽ được thực hiện sau hoạt động phê duyệt chọn NCC của khối cung ứng.
Tuy nhiên, trong quá trình kiểm toán nội bộ, các KTV đôi khi cũng phát hiện ra một số giấy tờ đã được kí nhưng chưa ghi ngày kí. Vấn đề này sau đó đã được phòng ban kiểm tra và bổ sung thêm. Các chứng từ này đều được đánh số và sắp xếp lưu trữ cẩn thận; tuy nhiên có 18,87% số câu trả lời không cho việc lưu trữ của các chứng từ này. Không phải tất cả các giấy tờ đều được lưu trữ dưới bản cứng và mềm mà còn tùy thuộc vào đặc điểm của từng hoạt động. Ví dụ như việc kiểm tra định kỳ các thiết bị tại phòng PC, thời gian các ngày kiểm tra thực tế chỉ được lưu giữ dưới bản cứng và không được lưu trữ trong máy tính.
Công ty Honda Việt Nam đã áp dụng các công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của từng phòng ban. Các thông tin về nghiệp vụ xảy ra đều được tải lên hệ thống SAP, bên cạnh đó, công ty cũng sử dụng Outlook để thông tin không bị lộ ra ngoài. Vì là một công ty sản xuất kinh doanh xe gắn máy và ô tô nên việc bảo mật thông tin đời xe mới là rất quan trọng. Khi thông tin bị rò rỉ ra ngoài sẽ ảnh hưởng trực
38
tiếp đến doanh thu của công ty, vì vậy, Honda luôn đề cao vấn đề bảo mật. Được quy định trong sổ tay bảo mật thông tin, các nhân viên không được sử dụng điện thoại có chức năng camera ghi hình ở công ty (bao gồm cả trụ sở, nhà máy hay các văn phòng đại diện), trừ các trưởng phòng nhưng điện thoại sẽ gắn thêm phần mềm quản lý. Đối với nhân viên, điện thoại không có chức năng ghi hình và dán tem bảo mật của công ty sẽ được phép sử dụng (Phụ lục 5). Hệ thống mail của công ty cũng không cho phép gửi mail ra bên ngoài trừ một số bộ phận bắt buộc dùng như: phòng nhân sự liên hệ với ứng viên hay phòng cung ứng liên hệ với các nhà cung cấp,...Những khách hàng đến làm việc bắt buộc phải gửi điện thoại ở ngoài bảo vệ và không được theo máy chụp ảnh, dụng cụ ghi âm theo người,... Bên cạnh đó, công ty cũng xây dựng được những thủ tục kiểm soát về mặt vật chất. Khi mang tài sản của công ty ra ngoài (như laptop, xe máy,..) thì phải có giấy Take out note với chữ ký của trưởng phòng để cho nhân viên bảo vệ kiểm tra.
Các hoạt động kiểm soát
1 Công ty đã xây dựng được cácchính sách kiểm soát cho từng phòng/ban
53 100 0 0
2 Công ty đã xây dựng các thủ tục
kiểm soát cho từng phòng/ban 53 100 0 0
3 Các nghiệp vụ xảy ra trong côngty đều được phê duyệt bởi các cấp có liên quan 53 100 0 0 4 Các chứng từ đều được đánh số và lưu trữ dưới dạng bản cứng và bản mềm 43 81,13 10 18,87
5 Công ty đã áp dụng công nghệthông tin trong quản lý các hoạt động từng phòng/ban
53 100 0 0
6 Công ty đã kiểm soát tốt việc lộ
dữ liệu thông tin ra ngoài 53 100 0 0
Bảng 2.7. Kết quả khảo sát các hoạt động kiểm soát
Nguồn: tác giả tự tổng hợp
Như đã đề cập ở mục 2.2.2.Thực trạng về quy trình đánh giá rủi ro, hiện nay công ty đã và đang nhận diện được 3 rủi ro chính: rủi ro dịch bệnh, rủi ro cạnh tranh và rủi ro thông tin. BGĐ cùng với Ủy ban rủi ro qua quá trình rà soát nhận diện được rủi ro, đã tiến hành đánh giá mức độ mà rủi ro này có thể đem lại, phân tích để có thể đưa ra các biện pháp làm giảm mức ảnh hưởng đến công ty
Rủi ro dịch bệnh: Trong những tháng đầu của năm 2020, nền kinh tế thế giới nói
chung và Việt Nam nói riêng đã bị ảnh hưởng khá nặng nề vì dịch Covid-19. Công ty Honda Việt Nam đã nhận thấy đây là một rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nên đã có những hoạt động kiểm soát phù hợp được đưa ra.
Khi Việt Nam có bệnh nhân đầu tiên nhiễm Covid-19, công ty đã ngay có những thủ tục kiểm soát như: cho những nhân viên sống ở vùng dịch nghỉ việc ở nhà hưởng lương; yêu cầu kê khai bản dịch tễ đi lại, đo nhiệt độ ngay từ lúc cổng bảo vệ; chuẩn bị các nước rửa tay; phát khẩu trang cho nhân viên... Với những biện pháp thiết thực như vậy, công ty đã kiểm soát được rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Bên cạnh đó, Ủy ban rủi ro đã đưa ra những phương án trong trường hợp xấu nhất có thể xảy ra. Khi dịch bệnh bùng phát tại Hà Nội vào cuối tháng 3, do đã chuẩn bị những phương án giải quyết trước đó nên công ty đã đưa vào thực tiễn. Công ty điều tra lịch trình đi lại của nhân viên và sẽ yêu cầu họ tự cách ly tại nhà nếu như có tiếp xúc với F1, F2, F3. Bên cạnh đó, công ty cũng điều chỉnh lại giờ ăn của nhân viên sớm hơn và sẽ chia thành nhiều ca để tránh tình trạng tiếp xúc đông người. Các nhân viên đang đi công tác được yêu cầu quay về, hạn chế việc đi lại công tác giữa các maker. Khi nhà máy tại Vĩnh Phúc đóng cửa trong 2 tuần thực hiện cách ly xã hội, các nhân viên đã được làm việc ở nhà với laptop được công ty chuẩn bị, có cài đặt Skype Business để họp hàng ngày. Với sự nhận diện đúng đắn mức độ rủi ro, công ty đã đưa ra được những biện pháp kịp thời để ngăn chặn dịch bệnh lây lan.
Rủi ro cạnh tranh: Nền kinh tế đang phát triển đồng nghĩa với việc sẽ có thêm
nhiều đối thủ cạnh tranh hơn. Mức độ cạnh tranh càng cao thì khả năng tồn tại và phát triển lại càng khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh thị trường xe gắn máy và ô tô ở Việt Nam hiện nay đang rất sôi động. Ngoài những cái tên quen thuộc như Yamaha, Suzuki, SYM, Piaggio thì hiện nay Honda có thêm những đối thủ từ phân khúc xe máy
điện như Vinfast, Pega,... Thị trường ô tô lại có nhiều biến động hơn khi ngưởi tiêu dùng có rất nhiều sự lựa chọn đến từ các hãng sản xuất trong nước và nhập khẩu nước ngoài. Nếu không đánh giá chính xác rủi ro cạnh tranh, việc tồn tại và phát triển của công ty sẽ bị đe dọa. Công ty Honda Việt Nam luôn xác định đây là một rủi ro có mức tác động lớn và luôn luôn đưa ra các thủ tục kiểm soát theo từng tháng để hạn chế rủi ro có thể đem lại. Công ty không ngừng đổi mới, nâng cao chất lượng, đưa ra thị trường nhiều kiểu xe mới với giá cả hợp lý nhất đến người tiêu dùng. Bên cạnh đó, việc chăm sóc khách hàng sau bán hàng cũng là một nhân tố tăng tính cạnh tranh cho công ty. Honda Việt Nam luôn yêu cầu các đại lý, các HEAD phải có những ưu đãi, dịch vụ chăm sóc sau khi mua xe để khách hàng có được trải nghiệm tốt nhất với dịch vụ cung cấp. Các thủ tục kiểm soát này đều được phòng ban phụ trách, phòng kiểm toán nội bộ cùng ủy ban rủi ro và BGĐ kiểm soát để có thể đưa ra thị trường các sản phẩm tốt nhất với giá cả hợp lý.
Rủi ro lộ thông tin: Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện này thì
việc bảo mật thông tin là rất quan trọng, đặc biệt với công ty sản xuất xe máy, ô tô như Honda Việt Nam. Nếu như thông tin về dòng xe máy bị rò rỉ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của sản phẩm đó, cũng như tạo cơ hội cho đối thủ có thể đưa ra được những sản phẩm y hệt. Với HVN, việc lộ thông tin là một rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào nên cần đưa ra những chính sách và thủ tục kiểm soát đúng đắn và kịp thời.