2.3.1. Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại công ty Honda Việt Nam 2.3.1.1. Ưu điểm về môi trường kiểm soát
Nhìn chung, công ty Honda Việt Nam đã xây dựng được một môi trường văn hóa doanh nghiệp và những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị để các nhân viên cùng tham gia, trong đó ban quản lý là những người đi đầu thực hiện. Tính chính trực và hành vi đạo đức đã được đảm bảo từ ban giám đốc cho đến các nhân viên. Các nhà quản lý luôn làm tấm gương tốt về việc tuân thủ tính chính trực, đạo đức trong công việc. Các nhân viên trong công ty ngoài được đào tạo lúc bắt đầu tuyển dụng thì cũng được đào tạo duy trì ở các năm sau. Điều này đảm bảo rằng tất cả các cấp nhân viên ở HVN đều biết đến sự tồn tại của tính chính trực và hành vi đạo đức; qua đó sẽ áp dụng nó vào trong các công việc hàng ngày. Cam kết về năng lực: Công ty Honda Việt Nam đã ban hành các văn bản, quy định tiêu chuẩn cho từng phòng ban, điều này được thể hiện ngay từ khâu tuyển dụng, khi mà các ứng viên đều được thông báo rõ cho vị trí ứng tuyển. Bên cạnh đó, HVN không ngừng chú trọng vào khâu đào tạo chuyên sâu. Hàng năm, công ty đã chi một số tiền không nhỏ cho các hoạt động đào tạo nâng cao chuyên môn nhân viên để ứng dụng vào công việc. Là một công ty Nhật Bản nên HVN luôn nghiêm túc trong việc xử lý đối với những nhân viên không đạt đủ năng lực. Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá kết quả hoạt động vào cuối từng quý; nếu chưa tốt sẽ bị nhắc nhở khiển trách và nếu không cải thiện thì có thể là buộc thôi việc. Điều này là một sự thúc đẩy các nhân viên phải không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn để có thể đáp ứng được các tiêu chí mà HVN đưa ra. Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: BGĐ luôn nhận thức được tầm ảnh hưởng của bản thân nên luôn có thái độ đúng đắn trong việc thực hiện các quy trình. Ngoài ra, BGĐ luôn xác định được tầm quan trọng của KSNB đến mục tiêu của công ty, từ đó có thể đưa ra được những đánh giá, quyết định hợp lý nhất để đạt được mục tiêu theo như đúng lộ trình đề ra. Công ty Honda Việt Nam thuộc tập đoàn Honda trên toàn thế giới, do đó, ban giám đốc đều là những người có năng lực và rất nhiều kinh nghiệm trên thương trường để có
thể đảm nhiệm phụ trách quản lý công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty Honda Việt Nam được thiết kế rất chi tiết, chặt chẽ và hoàn chỉnh để phù hợp với từng mảng hoạt động của công ty. Công ty đã chia thành 3 mảng chính, dưới đó là các lĩnh vực, khối và các phòng ban liên quan. Điều này giúp công ty đảm bảo tính độc lập giữa các phòng ban, tránh rủi ro có thể xảy ra. Tại HVN, việc thay đổi hay luân chuyển nhân sự là một điều rất hay xảy ra, chính vì vậy công ty luôn có các thông báo kịp thời đến toàn thể các nhân viên khi có sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức để đảm bảo việc sản xuất và kinh doanh không bị gián đoạn. Chính sách thông lệ và nhân sự: Công ty Honda Việt Nam đã ban hành các văn bản, quy định liên quan đến tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật,... một cách đầy đủ và phù hợp với các quy định của Nhà nước. Trong quá trình tuyển dụng, công ty luôn đề cao năng lực và đạo đức của các ứng viên. Ngoài ra, công ty cũng có những quy chế khen thưởng, kỷ luật để thúc đẩy quá trình làm việc. Công ty luôn đưa ra những mức lương thưởng hay trợ cấp để cho các nhân viên có thể làm việc hết sức, trung thành với HVN.
2.3.1.2. Ưu điểm về quy trình đánh giá rủi ro
Công ty Honda Việt Nam đã xây dựng được quy trình đánh giá rủi ro khá hoàn thiện. Công ty hiện đã ban hành các quy định, văn bản về quy trình đánh giá rủi ro. Để hoàn thiện quy trình này, công ty cũng đã lập ra riêng một ban phụ trách cùng với các phòng ban: Ủy ban rủi ro. HVN cũng rà soát các hoạt động một cách thường xuyên để có thể nhận diện rủi ro và đưa ra các phương hướng giải quyết kịp thời nhất. Công ty luôn xác định được các rủi ro bên trong và bên ngoài có thể gặp phải; từ đó nhanh chóng đưa ra các biện pháp kịp thời để ngăn chặn ảnh hưởng có thể xảy ra.
2.3.1.3. Ưu điểm về các hoạt động kiểm soát
Khi thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát, công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc phân công phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Các hoạt động kiểm soát luôn được gắn liền với các rủi ro được xác định. Công ty luôn xác định được tầm quan trọng của việc kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị cũng như thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát. Những hoạt động kiểm soát cũng đã được nêu rất rõ trong các văn bản ban hành cho từng phòng ban trong công ty. Các nghiệp vụ xảy ra trong công ty đều được ký duyệt qua nhiều cấp khác
nhau để đảm bảo việc thực hiện là chính xác. Công ty cũng áp dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý của phòng ban và có những biện pháp kiểm soát lưu trữ thông tin, tránh không để bị lộ ra ngoài. Nhìn chung, những chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ như vậy đã mang lại được những kết quả rất tích cực, đặc biệt là trong hiệu quả hoạt động. Công ty Honda Việt Nam luôn đứng đầu trong thị trường xe máy với sản phẩm tiêu thụ hàng năm rất lớn, doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng lên, thương hiệu Honda được mở rộng trên toàn cầu nói chung và Việt Nam nói riêng,.. .Điều đó chứng minh rằng KSNB đóng một vai trò quan trọng việc tồn tại và phát triển bền vững của công ty.
2.3.1.4. Ưu điểm về hệ thống tin và trao đổi thông tin
Công ty Honda việt Nam đã xây dựng được một hệ thống kế toán phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh về cả tổ chức cũng như quy trình thu nhận, xử lý thông tin kế toán. Việc thiết lập các chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán cũng được dựa trên Chế độ kế toán hiện hành. Việc thu nhận thông tin kế toán đã được áp dụng công nghệ khi được xử lý trên máy tính và trên giấy tờ thực để đảm bảo số liệu trên chứng từ khớp nhau. Ngoài ra, công ty cũng có nhưng thông báo chi tiết về các tài khoản kế toán đang sử dụng cũng như đơn xin mở tài khoản mới từng nghiệp vụ để thống nhất giữa các chi phí của phòng ban. Hệ thống BCTC được lập dựa trên Chế độ kế toán hiện hành, luôn được đảm bảo tính đầy đủ, trung thực và tin cậy.
Công ty cũng đã xây dựng được hệ thống mạng nội bộ để có thể truyền tải thông tin tới các cấp nhân viên. Các thông báo mới luôn được truyền đạt tới các nhân viên thông qua các hệ thống kênh như web nội bộ, mail, hay các bảng tin đặt ở công ty. Công ty cũng đề cao việc tuyên truyền rộng rãi những cá nhân xuất sắc hay việc làm có ích để làm gương cho mọi người noi theo. Là một công ty sản xuất có tính bảo mật cao nên HVN luôn có những yêu cầu khắt khe với việc truy cập vào hệ thống máy tính của công để đảm bảo không bị rò rỉ thông tin ra ngoài. Ngoài ra, công ty cũng có số điện thoại đường dây nóng, các hòm thư góp ý hay hòm thư điện tử để có thể nhận được các chia sẻ về vấn đề trong công ty từ nhân viên. Bằng cách đó, HVN luôn lắng nghe và thấu hiểu nhân viên của mình, giúp họ giải quyết các vấn đề đưa ra trong hoạt động công ty.
2.3.1.5. Ưu điểm về giám sát các kiểm soát
Ban giám đốc tại HVN luôn nhận thấy tầm quan trọng của việc giám sát trong hoạt động hàng ngày của công ty. Mọi hoạt động của nhân viên, phòng ban cần được kiểm tra, giám sát chặt chẽ để tối thiểu hóa sai phạm có thể xảy ra trong quy trình. Bộ phận chịu trách nhiệm giám sát tại HVN luôn tuân thủ nguyên tắc độc lập khi giám sát các kiểm soát. Sau mỗi cuộc giám sát, bộ phận này đều lập các bản báo cáo chỉ ra những rủi ro của đơn vị, đồng thời đánh giá mức độ rủi ro và đưa ra những đề xuất khắc phục. Các cuộc giám sát được thực hiện định kỳ và theo đúng thẩm quyền của từng cá nhân. Ngoài ra, công ty cũng thuê công ty kiểm toán bên ngoài để kiểm toán độ tin cậy của BCTC. Việc thực hiện các giám sát này đảm bảo được các hoạt động kiểm soát diễn ra theo đúng kế hoạch và giúp công ty hạn chế rủi ro, hoàn thành được các mục tiêu đề ra.
2.3.2. Một số hạn chế của kiểm soát nội bộ và nguyên nhân của những hạn chế tạicông ty Honda Việt Nam công ty Honda Việt Nam
2.3.2.1. Hạn chế về môi trường kiểm soát
Công ty Honda Việt Nam đã xây dựng được một môi trường văn hóa doanh nghiệp và những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
Tính chính trực và hành vi đạo đức: Việc đào tạo tính chính trực, hành vi đạo
đức cho nhân viên đã được thực hiện hàng năm xong công việc này chỉ được gửi qua mail cho nhân viên tự nghiên cứu chứ không phải tổ chức các lớp đào tạo offline cho từng phòng ban. Một số nhân viên có thể bỏ qua thay vì nghiên cứu các tài liệu này. Điều này có thể không đảm bảo mục tiêu truyền tải tính chính trực và hành vi đạo đức của ban giám đốc đến các cấp nhân viên. Một trong những nguyên nhân giải thích cho hạn chế này là lịch trình làm việc của nhân viên quá bận. Tại HVN, mỗi nhân viên đều chịu trách nhiệm với số lượng lớn công việc và đôi khi họ quá bận để có thể dành nhiều thời gian cho việc đào tạo trên. Mặt khác, cũng có một số nhân viên coi việc đào tạo này là “thừa” bởi lúc tuyển dụng họ đã được đào tạo một lần trước đó. Ngoài ra, một số hành vi vi phạm tính chính trực và hành vi đạo đức tuy đã được xử lý nhưng chưa được tìm hiểu nguyên nhân và chưa công khai rộng rãi trong nội bộ công ty mà
chỉ biết đến qua hình thức truyền miệng. Thông thường, những hành vi vi phạm này đều là những lỗi vi phạm nhỏ. HVN chỉ xử lý nhắc nhở, cảnh cáo với những cá nhân này chứ không công khai rộng rãi toàn công ty để tạo cơ hội cho người vi phạm có thể tự kiểm điểm bản thân.
Cam kết về năng lực và Chính sách & thông lệ về nhân sự: Công ty Honda
Việt Nam đã có những văn bản giới thiệu từng phòng ban nhưng chưa có bảng mô tả công việc cho từng vị trí, hoặc nếu có thì cũng rất chung chung. Công ty cũng đã có những buổi đào tạo năng lực thêm cho nhân viên xong chưa áp dụng được vào công việc thực tế. Nguyên nhân là do thời gian đào tạo hầu hết chỉ cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan về hệ thống chứ chưa đi sâu vào các công việc chi tiết.
Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Ban giám đốc tại công ty
Honda Việt Nam đều là những người có năng lực và kinh nghiệm trên thương trường. Tuy nhiên, BGĐ không hề công khai báo cáo kết quả của KSNB tới tất cả các nhân viên. Điều này làm cho nhân viên không biết được liệu việc kiểm soát có đang diễn ra đúng theo dự tính của BGĐ hay không; hay không biết được liệu công việc của mình có đang diễn ra theo đúng lộ trình hay không. Các bản báo cáo kết quả này chỉ được công khai đến các thành viên cấp cao và trưởng các bộ phận của công ty để đưa ra được những định hướng mới trong việc triển khai KSNB.
Cơ cấu tổ chức: Tuy HVN đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức chi tiết và phù
hợp với trách nhiệm từng phòng ban nhưng một số công việc liên quan đến nhiều phòng ban thì các phòng ban đó hay những cá nhân chịu trách nhiệm vẫn chưa phối hợp với nhau một cách khoa học và tạo điều kiện cho nhau. Nguyên nhân là do một số phòng chưa bố trí được nhân lực hiệu quả và chịu trách nhiệm với quá nhiều công việc; ngoài ra cũng có một số trường hợp cố tình gây khó dễ, kéo dài thời gian tới công việc chung của các phòng.
2.3.2.2. Hạn chế về quy trình đánh giá rủi ro
Hiện nay, tại công ty Honda Việt Nam, Ủy ban Rủi ro sẽ có trách nhiệm rà soát các hoạt động và tìm ra rủi ro, đồng thời đưa ra các đề xuất để khắc phục tác động của rủi ro đó. Tuy nhiên, công ty chưa có những văn bản khuyến khích các nhân viên ở từng bộ phận tự phát hiện, đánh giá, phân tích mức độ ảnh hưởng của các rủi ro của
công việc hàng ngày. Những người chịu trách nhiệm phát hiện rủi ro lại không có nhiều kinh nghiệm trong đúng hoạt động đó như những nhân viên chuyên làm công việc đó. Nhân viên là những người trực tiếp đứng ra thực hiện công việc nên sẽ nắm rõ hơn các điểm chưa tốt ở quy trình cũng như phát hiện được rủi ro có thể xảy ra. Ngoài ra, công ty cũng chưa có những biện pháp cụ thể để nhân viên có cái nhìn rõ hơn về tác động của rủi ro hay mức độ rủi ro tối thiểu mà công ty đề ra. Nguyên nhân của hạn chế này là do Nhà nước thiếu các văn bản về KSNB trong doanh nghiệp. Các cơ quan quản lý chưa có những quy định rõ ràng quy trình đánh giá rủi ro sẽ do ai thực hiện mà các quy định này còn phụ thuộc ở từng công ty, khiến cho các rủi ro có thể không được xem xét từ tổng thể các hoạt động hàng ngày của nhân viên. Ủy ban Rủi ro của HVN chỉ xem xét từng phòng ban một cách chung chung để tìm ra rủi ro chứ không tìm hiểu chuyên sâu từng quy trình hoạt động được diễn ra như thế nào.
2.3.2.3. Hạn chế về các hoạt động kiểm soát
Trong các hoạt động kiểm soát, đôi khi nguyên tắc phân công phân nhiệm còn chưa được thực hiện rõ ràng. Một vị trí có thể chịu trách nhiệm nhiều nhiệm vụ nên việc xử lý công việc đôi khi bị quá tải và không bao quát được hết. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn đã được thực hiện đúng xong một số chứng từ đôi khi còn thiếu ngày kí nên có thể xảy ra sai sót không mong muốn. Hạn chế này xảy ra là do sự thiếu xót của các cá nhân có thẩm quyền khi ký quên ghi ngày. Đôi khi, việc này xảy ra cũng do sự thiếu cẩn trọng của nhân viên lập chứng từ bởi vì nhân viên đó là người có trách nhiệm rà soát lại tất cả các nội dung trước khi lưu chuyển hay tải lên hệ thống của công ty. Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, về cơ bản thì công ty đã thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên ở số ít bộ phận cũng có tình trạng một nhân viên chịu trách nhiệm nhiều công việc. Vấn đề một nhân viên chịu trách nhiệm nhiều công việc là do khối lượng công việc cần xử lý ở HVN đôi khi là quá lớn, chưa sắp xếp kịp nhân lực hoặc do cá nhân nào đó chưa đủ năng lực để làm dẫn đến công việc bị tồn đọng cần giải quyết.
Công ty Honda Việt Nam đã có những hoạt động kiểm soát với rủi ro thông tin. Các kết quả hiện nay vẫn đảm bảo được mức độ bảo mật xong quá trình lại có các vấn đề nhỏ. Ví dụ như công ty quy định không cho phép nhân viên đem điện thoại cá nhân