6. Bố cục
1.3.3 Tổ chức mua sắm và tiếp nhận NVL
Tổ chức mua sắm NVL
Sau khi xác định được lượng NVL cần dùng, lượng NVL cần dự trữ và cần mua trong năm, tiếp theo doanh nghiệp cần tiến hành tổ chức kế hoạch mua sắm.
Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Do vậy, việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng.
Thị trường luôn có nhiều loại NVL với phẩm cấp khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu sản xuất và chất lượng của công ty, nhưng có loại không đáp ứng yêu cầu này. Vì vậy cần lựa chọn nhà cung ứng là một trong những vấn đề quan trọng của công ty.
Trước hết cần tìm nhà cung ứng NVL tin cậy, có thể cung cấp NVL đầu vào đảm bảo về chất lượng, quy cách giá cả hợp lý. Mua vào với giá cả hợp lý là một trong những cơ sở giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm.
Các doanh nghiệp cần tìm nhà cung ứng cho mình vì điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng độc quyền từ phía nhà cung cấp có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tìm kiếm cho mình nhiều nhà cung cấp sẽ khiến các nhà cung cấp phải cạnh tranh lẫn nhau để bán được nguyên vật liệu như vậy công ty sẽ mua được với giá tốt và có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn.
Sau khi thỏa thuận với nhà cung ứng xong cần có hợp đồng ký kết theo đúng quy định của pháp luật. Phải có đủ các điều khoản, các thỏa thuận, nội dung phải rõ ràng, chính xác về số lượng, chủng loại... Hợp đồng đã ký là một văn bản mang tính pháp lý để quy trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp do vậy khi ký hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình độ xem xét và quyết định ký.
Tiếp nhận NVL
Tiếp nhận NVL là khâu mở đầu cho việc quản lý trực tiếp NVL và là khâu quan trọng. Doanh nghiệp cần nắm chắc được số lượng, chất lượng và chủng loại NVL. Chính vì vậy tổ chức cần thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại của NVL theo đúng quy định trong hợp đồng
- Chuyển NVL từ địa điểm tiếp nhận đến kho cần cẩn thận, hiệu quả tránh hư hỏng mất mát. Mặt khác công tác tiếp nhận NVL hải quán triệt một số yêu cầu:
• Mọi vật tư hàng hóa tiếp nhận đều phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ
• Phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu, sai hỏng quy cách hay không.