6. Bố cục
2.2.3. Đặc điểm về khoa học công nghệ mà côngty đang sử dụng
Những năm trước, công ty sử dụng máy móc vẫn còn thô sơ vẫn còn nhiều bộ phận sản xuất vẫn còn dùng chân tay để làm chưa dùng máy móc (ví dụ: máy may vẫn còn giận chân và năng suất một ngày rất ít, việc đóng gói phải 2 người mới đóng được kiện hàng). Những năm gần đây, thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa công ty đã đầu tư các thiết bị máy móc hiện đại để mang lại năng suất lao động cao. Máy móc được đầu tư rất kỹ được nhập từ Nhật Bản và Trung Quốc, Hàn Quốc. Việc sử dụng máy móc từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc giú tiết kiệm NVL và đảm bảo về chất lượng.
2.2.4. Đặc điểm NVL
Phục vụ cho quá trình sản xuất công ty cần rất nhiều loại NVL khác nhau chất liệu khác nhau, đặc tính khác nhau và đặc biệt hơn là phải phù hợp với mẫu mà khách hàng ký kết hợp đồng yêu cầu loại bông sợi như thế nào. Đảm bảo được trọng lượng khi biến NVL thành sản phẩm mới. Và công ty phải xem xét giá cả khi ký để mua loại NVL giá vừa phải không lỗ sau khi hoàn thành hợp đồng.
Một số loại bông sợi cần để nơi khô ráo tránh thời tiết ẩm thấp làm trọng lượng tăng cao, do đó phải bảo quản ở nơi có điều kiện thời tiết phù hợp. Và công ty cần tính toán chính xác được độ hút ẩm của các loại NVL cần dùng vì nhiều khách hàng khi ký hợp đồng yêu cầu rất cao về độ hút nước nhanh và mạnh.
Bên cạnh các loại NVL như bông sợi công ty cần các loại thuốc tấy, hóa chất, túi nilon bảo quản, băng dính, chỉ, kim to, dây đai kẹp thùng, thùng có tem mác, bút lông không bay màu kể cả lúc tấy trắng. Những NVL phụ trên cũng cần để nơi khô thoáng và nên mua đủ dùng và dùng không quá hạn sử dụng không dễ bị khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm.
Với những đặc điểm trên, đòi hỏi công tác quản trị NVL phải được giám sát chặt chẽ, theo dõi cụ thể, chính xác về chủng loại, giá cả từng loại NVL trong kho để lúc nào cũng luôn sẵn sàng cung cấp thông tin cho ban giám đốc về tình hình kế hoạch.
✓ Phân loại NVL
NVL được sử dụng trong công ty rất đa dạng, phong phú nên cần quản trị tốt và phân loại từng loại NVL vào các nhóm khác nhau dựa trên mục đích sử dụng, công dụng của từng loại NVL. Và được phân thành các loại sau:
- NVL chính: sợi các loại để dệt, chỉ các loại để may (như: chỉ trắng, chỉ các loại màu), các loại tem mác.
- NVL phụ: dây băng, thùng cactong, túi nilon, băng dính, kéo bấm nhỏ, ghim, một số hóa chất khác như: nước Javen, hóa chất thấm nước,...
- Nhiên liệu: xăng, dầu, nhớt,...
Những loại NVL trên công ty đều phải mua về có thể mua trực tiếp tại nơi sản xuất hoặc qua các công ty trung gian. Công ty cần phải có các bộ phận quản lý đầy đủ và chính xác, chi tiết từng loại NVL để hoàn thành sản phẩm và là điều kiện cần để công ty tiết kiệm chi phí, hạ giá thành khi bán ra ngoài thị trường.
2.3. Nội dung công tác quản trị NVL tại công ty
2.3.1. Tổ chức xây dựng định mức tiêu dùng NVL
Tổ chức xây dựng định mức tiêu dùng NVL là rất quan trọng. Việc xây dựng một cách chính xác và hợp lý là rất quan trọng giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL để xác định được nguyên nhân và tìm ra các biện pháp. Và nó có thể làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm. Có thể xác định được nhu cầu NVL thì các nhà quản trị phải tính định mức tiêu hao cho mỗi loại sản phẩm khác nhau. Mỗi sản phẩm khác nhau sẽ sử dụng các loại NVL khác nhau do đó định mực tiêu dùng sẽ khác nhau. Việc xây dựng định mức tiêu dùng NVL còn giúp công ty kiểm soát được NVL xuất ra để sản xuất ra sản phẩm và đưa ra giá bán với đối thủ cạnh tranh trên thị trường hoặc khi ký kết hợp đồng hai bên xem mức giá đã hợp lý chưa.
Việc xây dựng định mức tiêu dùng NVL cần dựa vào: NVL cần để sản xuất ra sản phẩm, hao hụt định mức, NVL hỏng để đảm bảo về chất lượng, tiết kiệm và giá thành. Trong đó, chất lượng là yếu tố rất quan trọng. Để xây dựng được cần tiến hành: các NVL tạo nên sản phẩm đó gồm NVL gì, cần có sản phẩm mẫu để xem xét mẫu mà và các NVL cần dùng, các điều kiện tác động đến quá trình sản xuất làm hao hụt NVL dùng, xem xét các trường hợp hỏng sản phẩm và cần nắm bắt được giá mua NVL. Sau khi sản xuất ra sản phẩm mới, sẽ được chuyển tới ban quản lý kiểm tra sản phẩm trước khi giao hàng cho khách hàng.
Dưới đây là bảng định mức tiêu hao NVL của một số loại khăn.
Bảng 2.6: Định mức tiêu hao NVL của một số loại khăn
"2 Khăn lỳ bông trắng 300g/tá Sợi bông Đức Vượng (54%), sợi nền Nam Long (46%) ^300 Chỉ may ~3 Khăn lỳ bông trắng 300g/tá,
mật độ dày, may vắt sổ Sợi bông Nam Long (52%), sợi nền Nam Long (48%) ^300 Chỉ may ^4 Khăn bông trắng 375g/tá vắt sổ
kích thước 28x30cm Sợi bông Đức Vượng (74%), sợi nền Nam Long (26%) ~375 Chỉ may ^^5 Khăn bông trắng 450g/tá kích
thước 30x37cm Sợi bông Sơn Nam
(61%), sợi nền Nam Long (39%)
~450
Trên đây là bảng về định mức tiêu hao NVL của một số loại khăn, mỗi loại khăn khác nhau sử dụng các loại NVL cũng khác nhau tùy thuộc vào trọng lượng, chất lượng của từng loại khăn. Mỗi loại sản phẩm của công ty đều được đóng gói vào các túi nilon khác nhau. Do đó, công ty cần tính đúng mức tiêu hao cho từng loại sản phẩm để xác định được nhu cầu của từng loại NVL.
2.3.2. Xác định nhu cầu và xây dựng kế hoạch về NVLa, Xác định nhu cầu NVL a, Xác định nhu cầu NVL
Trước khi hai bên ký kết hợp đồng, bên đặt hàng yêu cầu công ty làm mẫu khăn xem có đáp ứng được yêu cầu không về NVL; chất lượng tẩy, nhuộm khăn; trọng lượng khăn. Sau đó, khi đảm bảo mẫu mã hai bên mới ký kết hợp đồng thỏa thuận thời gian giao hàng, cam kết hàng khi làm lỗi. Còn đối với khách hàng nhỏ lẻ mua ngoài thị trường thì chỉ cần đáp ứng nhu cầu đẹp mắt về mẫu mã, mềm mại, và hút nước, ít người tiêu dùng để ý đến trọng lượng các hàng bông. Lượng sản phẩm mới sản xuất ra sẽ dựa vào hợp đồng bên kia yêu cầu xuất hàng bao nhiêu khăn để làm chứ không làm nhiều sợ tồn đọng cuối quý quá nhiều lúc đó phải chuyển sang hàng khăn B (khăn có lỗi nhiều) sẽ làm lợi nhuận công ty giảm sút, tổn hại chi phí lớn. Hoặc nếu sản phẩm đáp ứng tốt thì đợt ký hợp đồng tiếp theo công ty sẽ sản xuất ít đi lấy lượng tồn của đợt hợp đồng trước bù vào. Vì vậy, dựa vào kế hoạch sản xuất của quý trước và định mức tiêu hao NVL để xác định được nhu cầu NVL cần dùng trong quý.
Sản phẩm của công ty không theo mùa vụ mà người tiêu dùng hay kể cả người đặt hàng dùng và đặt quanh năm. Có khi cả năm khách hàng chỉ đặt một loại mặt hàng. Dẫn đến nhu cầu NVL tăng cao. Mà nhu cầu NVL tăng nhiều hay ít dựa vào số hợp đồng mà công ty nhận và thỏa thuận ký. Tổng nhu cầu của các hợp đồng nhận hình thành nên tổng nhu cầu của công ty
Nhu cầu thực trong kỳ = Tổng nhu cầu của toàn công ty - Lượng dự trữ + Lượng dự trữ an toàn.
Do vậy, để lượng NVL được xác định một cách chính xác căn cứ vào: định mức tiêu hao, tình hình phát triển thị trường, số NVL tồn trong kho.
b, Xây dựng kế hoạch về NVL
✓ Xác định lượng NVL cần dùng
Lượng NVL cần dùng được xác định tính đến cả lượng NVL dùng cho các sản phẩm làm mẫu, thử nghiệm, cả sản phẩm sai hỏng, số lượng hợp đồng mà khách đã đặt.
Dựa vào các yếu tố trên, công ty đã đưa ra công thức xác định lượng NVL cần dùng:
Vik = Dik*Qi
Trong đó:
• Vik: Lượng NVL cần dùng cho sản phẩm i • Dik: Định mức tiêu hao NVL k cho sản phẩm i • Qi: Lượng sản phẩm i cần sản xuất ra
Công thức tính chi phí NVL cần dùng. Cik = Vik*Pik
Trong đó:
• Cik: Chi phí NVL k cần dùng để sản xuất sản phẩm i • Vik: Lượng NVL cần dùng cho sản phẩm i
• Pik: Giá NVL k để sản xuất sản phẩm i
Công thức trên đã tính cả phế liệu, sản phẩm hỏng. Làm cho giá thành một sản phẩm có sự sai lệch so với thực tế.
✓ Xác định lượng NVL cần dự trữ
Việc xác định lượng NVL dự trữ là cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Công ty dự trữ thường xuyên đòi hỏi doanh nghiệp cần có lượng vốn nhất định. Và dự trữ bao nhiêu NVL với từng loại sản phẩm sản xuất ra để đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Bảng 2.7: Tình hình dự trữ một số NVL tại công ty
3 Sợi bông màu SơnTây 0 0 Ĩ.32Ĩ
(Nguồn: Kho quản lý NVL)
Từ bảng trên ta thấy, qua các năm công ty đều dự trữ một lượng những loại NVL cần dùng tránh được những mức giá mua NVL vào là cao qua các năm (giá sợi bông lúc tăng lúc giảm không cố định) dẫn đến có khi ký hợp đồng với giá có lãi nhiều nhưng giá sợ lên bất thường sẽ khiến cho lợi nhuận công ty đi xuống.
✓ Xác định lượng NVL cần mua
Để xác định lượng NVL cần mua công ty cần dựa vào lượng NVL tồn kỳ trước, lượng cần dùng trong kỳ, và lượng dự trữ cuối kỳ. Lượng NVL cần mua do phòng sản xuất xác định.
Công thức xác định: D’ = Dck + D - Ddk
Trong đó:
• D’: lượng NVL cần mua
• Dck: lượng NVL dự kiến dự trữ cuối kỳ • Ddk: lượng NVL tồn đầu kỳ
STT Tên hàng hóa, dịch Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
chọn nhà cung ứng bán NVL với giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng và số lượng để lợi nhuận của công ty tăng cao.
Việc mua hàng ở công ty được thực hiện bởi bộ phận cung ứng và phòng sản xuất, qua việc ký kết hợp đồng mua hàng hoặc mua trực tiếp. Để xác định số lượng NVL, nguồn cung ứng NVL công ty dựa vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ, định mức tiêu hao và sự biến động về giá cả. Vì vậy khi yêu cầu mua loại NVL nào bộ phận sản xuất viết đơn và gửi lên cho Giám đốc ký duyệt. Khi đơn được ký được nhân viên gửi đơn và làm các thủ tục nộp thuế.
+ Yêu cầu chào giá NVL: khi cần mua loại NVL nào (chưa ký hợp đồng) thì bộ phận sản xuất cần báo giá cho nhà cung ứng và tìm hiểu một số nhà cung ứng khác xem ở đâu giá cả phù hợp với chất lượng đảm bảo thì ký hợp đồng mua bán. Và nhà cung cấp cần gửi mẫu để thử. Khi chào giá và mẫu thử phù hợp thì 2 bên sẽ ký hợp đồng mua bán.
Một số nhà cung cấp NVL: sợi Nam Long, sợi Đức Vượng, sợi Sơn Nam, chỉ may công ty Minh Tiến, thuốc tẩy Công ty Thanh Chất.
+ Ký hợp đồng cung ứng NVL: căn cứ vào hợp đồng hai bên đã ký và chuyển đến công ty. Trong hợp đồng có quy định về thời gian giao hàng, số lượng hàng cần mua, giá mua. Ngoài ra, còn có sự thống nhất về việc cung cấp NVL đảm bảo chất lượng và sự hợp tác lâu dài của hai bên. Và lời cam kết khi cung cấp hàng không đảm bảo chất lượng phải đổi NVL và chịu trách nhiệm về hàng bị lỗi.
+ Kiểm tra chất lượng, số lượng NVL khi chuyển đến công ty: khi được chuyển đến công ty thì cần có thủ tục kiểm tra chất lượng NVL là rất cần thiết. Khi NVL được nhập kho thì có lỗi hay sai sót thì công ty phải tự chịu trách nhiệm, nhất là NVL mua lần đầu. Nếu sai sót hay lỗi mà công ty chịu trách nhiệm sẽ gây tổn hại rất lớn cả về lợi nhuận và chi phí.
Biểu 2.2: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI MẠNH HƯƠNG
Mã số thuế: 1000422941
Địa chỉ: Nhà ông Thư, Thôn Tân Minh, Huyện Vũ Thư, Tỉnh Thái Bình Điện thoại: 02273.846.913 * Fax: 02273.644.168
Theo hóa đơn GTGT số 0000758 ngày 01 tháng 12 năm 2018
Nhậ kho tại: CÔNG TY TNHH DỆT MAY XUẤT KHẨU TÙNG CHI Mã số thuế: 1000510041
Cộng tiền hàng: 52.400.000
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.240.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 57.640.000 Số tiền bằng chữ: Năm bảy triệu sáu trăm bốn mươi ngàn đồng
Thông tin về NVL ghi lại trên phiếu nhập kho là quan trọng để sau này tính giá sản phẩm. Các thông số đó giúp cho trong quá trình sản xuất sản phẩm cần lượng NVL là bao nhiêu còn tồn kho nhiều hay ít có khớp không. Ngoài ra, các NVL nhập khẩu khác còn phải dùng các chứng từ khác như: tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
2.3.4. Tổ chức quản lý kho dự trữ NVL
Doanh nghiệp nào cũng cần kho dự trữ NVL vì luôn có sự khác biệt giữa việc mua NVL với việc sử dụng nó. Tại công ty có 1 kho dự trữ NVL và có 2 nhân viên kho bên sợi, vải, chỉ, thùng catong... Hệ thống quản lý kho NVL được sắp xếp cạnh việc quản lý cơ sở dữ liệu trên máy, để kiểm soát và sử dụng dễ dàng. Tại kho chứa NVL được chia làm nhiều ô để từng loại NVL như: khu sợi chứa các loại sợi trong đó lại chia ra từng loại sợi khác nhau, khu chỉ lại chia ra làm chỉ màu và chỉ trắng,...nhất là khu thuốc nhuộm được để riêng một khu khác gần nơi sản xuất hơn vì dễ bị đổ, lan ra các khu sợi, túi nilon. Việc phân chia ra như vậy để bộ phận kiểm kê dễ kiểm soát, dễ quản lý. Các NVL đều được sắp xếp trên kệ gỗ tránh ẩm, mốc NVL.
Một số quy định tại công ty về việc quản lý kho: - Sắp xếp NVL theo đúng loại, ngăn nắp, dễ tìm. - Giữ gìn vệ sinh kho được thông thoáng.
- Hệ thống camera được nắp xung quanh theo dõi. - Tránh để NVL tồn quá lâu không sử dụng đến.
- Khi xuất kho bộ phận quản lý phải kiểm tra đúng loại NVL, mẫu mã NVL. - Cuối tháng phải đối chiếu sổ sách với kế toán tránh sai sót
Tại công ty việc bố trí quản lý kho được tổ chức khá tốt, hợp lý. Được đặt ngay cạnh xưởng sản xuất rất tiện cho việc sử dụng và cấp phát NVL.
2.3.5. Tổ chức cấp phát sử dụng NVL
Khi NVL được đưa vào sản xuất phải kiểm tra kĩ về chất lượng, số lượng, loại NVL.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị tính
1 2 3
Sợi bông Nam Long tấn
Cộng tiền hài Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GT Tổng cộng ti Số tiền bằng chữ: Hai trăm tám mươi triệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
4 5 6 = 4x5 5 51.000 255.000.000 Ig: 255.000.000 7GT 25.500.000 ền thanh toán: 280.500.000 I năm trăm ngàn đồng
Dựa vào hợp đồng đã ký, đơn hàng của khách hàng, định mức sử dụng NVL phòng vật tư lập đơn gửi lên Giám đốc ký duyệt. Sau đó chuyển cho thủ kho để kiểm tra NVL theo quy cách và ký vào hiếu với người nhận NVL. Trường hợp thừa hay thiếu sót sẽ được giải quyết hợp lý và tìm ra nguyên nhân.
Biểu 2.3. Phiếu xuất kho
PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN BITEXCO NAM LONG