6. Bố cục
1.3.5 Tổ chức cấp phát NVL cho sản xuất
Cấp phát NVL là hình thức chuyển NVL từ kho xuống các bộ phận sản xuất. Việc cấp phát một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công nhân, máy móc thiết bị, làm cho sản xuất được tiến hành liên tục. Từ đó làm tăng chất lượng sản phẩm, tạo điều kiện giảm giá thành sản phẩm. Còn việc NVL bị cấp phát chậm, không đúng quy cách sẽ làm chậm quá trình sản xuất và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Việc cấp phát có thể tiến hành theo hai hình thức:
✓ Cấp phát theo yêu cầu của các bộ phận sản xuất
Các phân xưởng dựa vào hệ thống định mức tiêu dùng NVL mà doanh nghiệp đã xây dựng và dựa trên nhiệm vụ sản xuất để tính toán lượng NVL mà mình cần, sau đó báo trước lên bộ phận cấp phát chuẩn bị. Tổng nhu cầu của các phân xưởng, bộ phận hình thành lên tổng nhu cầu NVL, cần cấp phát của toàn doanh nghiệp.
- Ưu điểm: đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh những hư hỏng và lãng phí không cần thiết.
- Hạn chế: bộ phận cấp phát ở bộ phận này ở trạng thái bị động, chỉ biết được yêu cầu của các bộ phận trong thời gian ngắn, việc cấp phát kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tính kế hoạch và chủ động.
✓ Cấp phát theo tiến độ kế hoạch (cấp phát theo hạn mức)
Đây là hình thức cấp phát dựa vào kế hoạch sản xuất và bảng định mức từng loại sản phẩm trong kỳ kế hoạch, quy định cả số lượng và thời gian tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. Dưạ vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ
phận sau từng kỳ sản xuất doanh nghiệp quyết toán vật tư nội bộ nhằm so sánh số sản phẩm đã sản xuất ra với lượng NVL đã dùng. Trường hợp thừa hay thiếu sẽ được giải quyết hợp lý và có thể căn cứ vào một số tác động khách quan khác.
Hình thức cấp phát này giúp cho việc giám sát hạch toán tiêu dùng NVL chính xác, bộ phận cấp phát có thể chủ động triển khai việc chuẩn bị NVL một cách có kế hoạch, giảm bớt giấy tờ, đỡ các thao tác tính toán. Vì vậy, hình thức cấp phát này đạt hiệu quả cao và được áp dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có các mặt hàng sản xuất tương đối ổn định và có hệ thống định mức tương đối ổn định, có kế hoạch sản xuất.
Với bất kỳ hình thức cấp phát nào, công ty muốn quản lý tốt NVL cần thực hiện tốt công tác ghi chép, hạch tóan chính xác và thực hiện tốt các quy định của nhà nước và của doanh nghiệp đề ra.