6. Bố cục
2.3.3. Tổ chức thu mua và tiếp nhận NVL
STT Tên hàng hóa, dịch Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
chọn nhà cung ứng bán NVL với giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng và số lượng để lợi nhuận của công ty tăng cao.
Việc mua hàng ở công ty được thực hiện bởi bộ phận cung ứng và phòng sản xuất, qua việc ký kết hợp đồng mua hàng hoặc mua trực tiếp. Để xác định số lượng NVL, nguồn cung ứng NVL công ty dựa vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ, định mức tiêu hao và sự biến động về giá cả. Vì vậy khi yêu cầu mua loại NVL nào bộ phận sản xuất viết đơn và gửi lên cho Giám đốc ký duyệt. Khi đơn được ký được nhân viên gửi đơn và làm các thủ tục nộp thuế.
+ Yêu cầu chào giá NVL: khi cần mua loại NVL nào (chưa ký hợp đồng) thì bộ phận sản xuất cần báo giá cho nhà cung ứng và tìm hiểu một số nhà cung ứng khác xem ở đâu giá cả phù hợp với chất lượng đảm bảo thì ký hợp đồng mua bán. Và nhà cung cấp cần gửi mẫu để thử. Khi chào giá và mẫu thử phù hợp thì 2 bên sẽ ký hợp đồng mua bán.
Một số nhà cung cấp NVL: sợi Nam Long, sợi Đức Vượng, sợi Sơn Nam, chỉ may công ty Minh Tiến, thuốc tẩy Công ty Thanh Chất.
+ Ký hợp đồng cung ứng NVL: căn cứ vào hợp đồng hai bên đã ký và chuyển đến công ty. Trong hợp đồng có quy định về thời gian giao hàng, số lượng hàng cần mua, giá mua. Ngoài ra, còn có sự thống nhất về việc cung cấp NVL đảm bảo chất lượng và sự hợp tác lâu dài của hai bên. Và lời cam kết khi cung cấp hàng không đảm bảo chất lượng phải đổi NVL và chịu trách nhiệm về hàng bị lỗi.
+ Kiểm tra chất lượng, số lượng NVL khi chuyển đến công ty: khi được chuyển đến công ty thì cần có thủ tục kiểm tra chất lượng NVL là rất cần thiết. Khi NVL được nhập kho thì có lỗi hay sai sót thì công ty phải tự chịu trách nhiệm, nhất là NVL mua lần đầu. Nếu sai sót hay lỗi mà công ty chịu trách nhiệm sẽ gây tổn hại rất lớn cả về lợi nhuận và chi phí.
Biểu 2.2: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI MẠNH HƯƠNG
Mã số thuế: 1000422941
Địa chỉ: Nhà ông Thư, Thôn Tân Minh, Huyện Vũ Thư, Tỉnh Thái Bình Điện thoại: 02273.846.913 * Fax: 02273.644.168
Theo hóa đơn GTGT số 0000758 ngày 01 tháng 12 năm 2018
Nhậ kho tại: CÔNG TY TNHH DỆT MAY XUẤT KHẨU TÙNG CHI Mã số thuế: 1000510041
Cộng tiền hàng: 52.400.000
Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.240.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 57.640.000 Số tiền bằng chữ: Năm bảy triệu sáu trăm bốn mươi ngàn đồng
Thông tin về NVL ghi lại trên phiếu nhập kho là quan trọng để sau này tính giá sản phẩm. Các thông số đó giúp cho trong quá trình sản xuất sản phẩm cần lượng NVL là bao nhiêu còn tồn kho nhiều hay ít có khớp không. Ngoài ra, các NVL nhập khẩu khác còn phải dùng các chứng từ khác như: tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
2.3.4. Tổ chức quản lý kho dự trữ NVL
Doanh nghiệp nào cũng cần kho dự trữ NVL vì luôn có sự khác biệt giữa việc mua NVL với việc sử dụng nó. Tại công ty có 1 kho dự trữ NVL và có 2 nhân viên kho bên sợi, vải, chỉ, thùng catong... Hệ thống quản lý kho NVL được sắp xếp cạnh việc quản lý cơ sở dữ liệu trên máy, để kiểm soát và sử dụng dễ dàng. Tại kho chứa NVL được chia làm nhiều ô để từng loại NVL như: khu sợi chứa các loại sợi trong đó lại chia ra từng loại sợi khác nhau, khu chỉ lại chia ra làm chỉ màu và chỉ trắng,...nhất là khu thuốc nhuộm được để riêng một khu khác gần nơi sản xuất hơn vì dễ bị đổ, lan ra các khu sợi, túi nilon. Việc phân chia ra như vậy để bộ phận kiểm kê dễ kiểm soát, dễ quản lý. Các NVL đều được sắp xếp trên kệ gỗ tránh ẩm, mốc NVL.
Một số quy định tại công ty về việc quản lý kho: - Sắp xếp NVL theo đúng loại, ngăn nắp, dễ tìm. - Giữ gìn vệ sinh kho được thông thoáng.
- Hệ thống camera được nắp xung quanh theo dõi. - Tránh để NVL tồn quá lâu không sử dụng đến.
- Khi xuất kho bộ phận quản lý phải kiểm tra đúng loại NVL, mẫu mã NVL. - Cuối tháng phải đối chiếu sổ sách với kế toán tránh sai sót
Tại công ty việc bố trí quản lý kho được tổ chức khá tốt, hợp lý. Được đặt ngay cạnh xưởng sản xuất rất tiện cho việc sử dụng và cấp phát NVL.