Ban giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, chịu trách nhiệm toàn bộ mọi hoạt động kinh doanh của công ty theo giấy phép kinh doanh ngành nghề đã đăng kí trước pháp luật. Giám đốc có quền và nhiệm vụ:
- Quyết định mọi vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty.
- Tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty.
Phó giám đốc được giám đốc công ty phân công công việc cụ thể và được ủy quyền giải quyết một số công việc, có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ được phân công trong quyền hạn giám đốc cho phép.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý kế toán tài chính của đơn vị theo đúng quy định của nhà nước, mở và ghi chép các sổ sách kế toán, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp. Hàng tháng, phòng kế toán của công ty TNHH Thương Mại Lá Phong sẽ thực hiện kiểm kê biến động hàng hóa của các chi nhánh, lên hóa đơn chứng từ, kiểm tra chính xác thông tin và xuất hóa đơn điện tử cho các đơn vị đối tác khách hàng, báo cáo quyết toán tài chính tháng - quý - năm theo yêu cầu của ban giám đốc.
Phòng hành chính - nhân sự: Bên cạnh các công tác nhân sự và tổ chức hành chính như tuyển dụng, đào tạo lao động, tổ chức công tác và điều động nhân sự theo sự chỉ đạo của giám đốc công ty, phòng hành chính nhân sự của công ty TNHH Thương Mại Lá Phong có bao hàm những bộ phận độc lập với chức năng nhiệm vụ riêng:
- Bộ phận IT: có nhiệm vụ thiết kế hệ thống thông tin thống nhất cho toàn bộ các mảng kinh doanh của công ty, thiết lập phần mềm bán hàng và thông tin liên lạc cho tất cả các gian hàng bán lẻ của công ty TNHH Thương Mại Lá Phong trên toàn quốc. Đặc biệt, với các đơn hàng chocolate nghệ thuật thiết kế theo công nghệ của Chocolate Graphics, nhân viên bộ phận IT sẽ có nhiệm vụ vận hành máy khắc khuôn 3D mới cho từng mẫu socola riêng biệt. Việc ghi chú thông tin bộ nhãn mác, tem sản phẩm cũng sẽ thuộc phần chức năng của phòng IT.
- Bộ phận lễ tân: như một tuyến liên lạc của công ty, hỗ trợ các công việc hành chính như tiếp đón khách, giao nhận thư từ, tiếp nhận các cuộc gọi đến công
ty,∙∙∙
Phòng kinh doanh: Với lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là nhập khẩu, sản xuất và phân phối các sản phẩm từ chocolate cao cấp theo hình thức “B to B” và “B to C”, phòng kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại Lá Phong không chỉ thực hiện các nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, xúc tiến online - offline,
phân phối sản phẩm, mà luôn phải tìm kiếm thị trường, tìm kiếm các đối tác mới là khách hàng doanh nghiệp cũng như khách hàng cá nhân, duy trì và phát triển mối quan hệ với các khách hàng lâu năm. Có thể nói, hiệu quả hoạt động của phòng kinh doanh có tác động lớn đến toàn bộ định hướng hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng thiết kế: Các nhân viên phòng thiết kế sẽ có nhiệm vụ nghiên cứu các mô tả sản phẩm socola nghệ thuật, bao bì, họa tiết logo từ các đơn hàng trên hệ thống, từ đó thiết kế và gửi lại các mẫu hàng phản hồi đến khi nhận được sự ưng thuận của khách hàng. Đặc biệt, định kì 1 đến 2 tháng trước các dịp lễ thường niên trong năm: Tết nguyên đán, Valentines, quốc tế phụ nữ, mother’s day,... phòng thiết kế sẽ có nhiệm vụ gửi lên ban giám đốc lựa chọn các mẫu chocolate chủ đề để triển khai sản xuất.
Phòng sản xuất: Tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu đơn hàng, đảm bảo tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm trong quá trình sản xuất và vận hành các thiết bị máy, đưa ra các sản phẩm đạt đúng yêu cầu và đảm bảo chất lượng. Trong phòng sản xuất có bộ phận thành phẩm, có nhiệm vụ tiếp nhận các sản phẩm từ phòng sản xuất, kiểm tra chất lượng, phân loại, đóng gói và dán tem mác, bao kèm cả tem phụ với tất cả các thành phẩm nhập khẩu của công ty TNHH Thương Mại Lá Phong.
Bộ phận lưu kho, vận chuyển: Bộ phận lưu kho sẽ chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, kiểm soát số lượng hàng nhập - xuất của công ty theo từng kì. Về công tác vận chuyển: với các đơn hàng trong nội thành TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội, công ty TNHH Thương Mại Lá Phong sẽ có nhân viên giao hàng làm việc theo giờ hành chính, với các đơn hàng ngoại thành, công ty sẽ liên kết với đợn vị thứ 3 là các công ty vận chuyển có hỗ trợ xe lạnh bảo quản socola hoặc vận chuyển bằng đường máy bay với các đơn hàng đột xuất ngoài phía Bắc. Do đặc thù tất cả sản phẩm đều sản xuất tại TP. Hồ Chí Minh, nên 1 tháng công ty sẽ thuê 2 chuyến xe lạnh đường dài vận chuyển các sản phẩm chocolate cung cấp cho các chi nhánh tại Hà Nội và các đơn hàng doanh nghiệp ở phía Bắc.
Chi nhánh công ty tại Hà Nội: Phụ trách điều hành, quản lý, phân phối và tiêu thụ sản phẩm tại khu vực miền Bắc.
Chi nhánh công ty tại Đà Nằng: Phụ trách điều hành, quản lý, phân phối và tiêu thụ sản phẩm tại khu vực miền Trung.