Kiểm tra chi tiết là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm tin cậy thuộc trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm trực tiếp số dư để kiểm toán từng khoản mục hoặc nghiệp vụ tạo nên số dư trên khoản mục hay loại nghiệp vụ. Quá trình kiểm tra chi tiết gồm 4 bước cơ bản:
- Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết
Xác định mục tiêu của các biện pháp kỹ thuật
Thu thập bằng chứng kiểm toán về sai phạm trọng yếu trong các cơ sở dẫn liệu thuộc các mục tiêu kiểm toán.
Ước tính giá trị chênh lệch kiểm toán đối với những cơ sở dẫn liệu của BCTC đang chứa đựng khả năng sai phạm trọng yếu.
Lựa chọn các khoản mục trong tổng thể
Bao gồm cả xác định số lượng các khoản mục (số lượng mẫu) và chọn mẫu khoản mục để kiểm tra (mẫu chọn). Việc xác định tổng số khoản mục nghiệp vụ cần hướng tới tính đầy đủ và tin cậy của bằng chứng.
Xác định mẫu chọn cụ thể phải căn cứ vào tình hình thực tế của khách thể kiểm toán và kinh nghiệm của KTV. Với loại hình nghiệp vụ, xác định mẫu chọn cần chú ý đến thời điểm chọn mẫu để bảo đảm tính đại diện của mẫu chọn.
- Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết
Có thể áp dụng các biện pháp kiểm tra chi tiết với từng khoản mục trong tổng số hoặc với một nhóm các khoản mục. Nếu áp dụng các biện pháp kiểm tra chi tiết không phải với tất cả các khoản mục trong một tài khoản thì phải chấp nhận mức độ không chắc chắn của bằng chứng kiểm toán thu được.
Khi không lựa chọn tất cả các khoản mục từ một tài khoản thì chúng ta có thể lựa chọn một số khoản mục chính hoặc chọn mẫu đại diện hoặc kết hợp cả hai phương pháp. Lựa chọn những khoản mục chính có hiệu quả hơn khi xuất hiện một trong các điều kiện sau:
• Áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên hệ thống và có bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu từ những thủ tục phân tích đối với tổng thể mẫu và vì thế cần ít bằng chứng kiểm toán chi tiết số liệu từ quá trình kiểm toán chi tiết.
• Tổng thể mẫu bao gồm một số lượng nhỏ các khoản mục lớn. Vì thế, quá trình kiểm tra một số lượng tương đối nhỏ các khoản mục chính sẽ giúp kiểm tra có hiệu quả một phần lớn tài khoản.
• Tổng thể mẫu chủ yếu bao gồm những nghiệp vụ không thường xuyên hoặc các ước tính kế toán. Vì thế, tài khoản không có khả năng bao gồm những khoản mục tương tự có thể dùng chọn mẫu.
- Lựa chọn khoản mục chính
Các khoản mục chính là những khoản mục mà dựa trên đánh giá, kinh nghiệm và sự hiểu biết về tình hình kinh doanh của khách hàng, KTV thấy chúng là khoản mục không phát sinh thông thường, không dự đoán trước được hay có dễ sai phạm.
Quyết định xem xét các khoản mục và thủ tục tương ứng được nêu trong bảng 2.2
Bảng 2.2 Cơ sở và thủ tục lựa chọn các khoản mục chính
Cơ sở lựa chọn khoản mục Ví dụ về thủ tục tương ứng áp dụng
Thiếu số thứ tự trong dãy số liên tục
Đọc danh mục hóa đơn bán hàng để tìm ra những số thứ tự bị sót.
Trùng lắp số thứ tự trong dãy số liên tục
Đọc hồ sơ nhân viên để tìm ra những hồ sơ có 2 bản của cùng một nhân viên trong một thời kì nào đó. Giá trị lớn (hoặc bé) hơn một
giá trị cụ thể
Đọc lướt danh mục hàng tồn kho để phát hiện những dòng có giá trị âm.
Biên độ biến động bất thường Đọc dnah mục hàng tồn kho để tìm những dòng không biến động trong cả năm.
Biến đổi phẩm chất hay một tính chất cụ thể
Đọc dnah mục hàng tồn kho để phát hiện hàng hóa đã lỗi thời.
v.v… v.v…
- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết các khoản mục đã chọn
Trên cơ sở các khoản mục đã chọn , cần thực hiện các biện pháp kỹ thuật để kiểm tra chi tiết. Có thể áp dụng các kỹ thuật kiểm toán thích hợp đối với mỗi một khoản mục lựa chọn để tiến hành kiểm tra chi tiết nhằm xác định khả năng tồn tại những chênh lệch đến mức đòi hỏi điều tra và thoe dõi. Trong các biện pháp kỹ thuật kiểm tra chi tiết xác nhận và kiểm tra
thực tế là những kỹ thuật thường được áp dụng rộng rãi và cần được thực hiện trên cơ sở xác định.
Xác nhận: Xác nhận số dư và những nghiệp vụ bằng một nguồn bên ngoài thường cung cấp bằng chứng kiểm toán có tính thuyết phục. Xác nhận thường là thủ tục kiểm toán hiệu quả vì thủ tục này có thể xác nhận được thời điểm bắt đầu của nghiệp vụ và những hoạt động xử lý nghiệp vụ đó. Có các loại xác nhận như:
• Xác nhận mở: Những thư xác nhận mở yêu cầu cung cấp thông tin chứ không yêu cầu minh chứng cho những dữ liệu do khách hàng cung cấp.
• Xác nhận đóng: Chỉ yêu cầu trả lời đúng hoặc sai để chứng minh cho những dữ liệu cần xác nhận.
• Xác nhận chủ động: Xác nhận chủ động yêu cầu trực tiếp minh chứng về những dữ liệu do khách hàng cung cấp theo hướng mọi thư xác nhận gửi đi đều yêu cầu cần được thu về không phân biệt người xác nhận có thán thành với những thông tin đưa ra hay không.
• Xác nhận thụ động: Cần phải thường xuyên áp dụng những thủ tục kiểm toán thay thế đối với những dữ liệu không nhận được thư trả lời xác nhận.
Kiểm tra thực tế: Kiểm tra thực tế được ứng dụng rộng rãi trong kiểm toán tài sản nói chung và đặc biệt là kiểm toán hàng tồn kho. Khi hàng tồn kho chiếm một phần đáng kể trong BCTC thì thông thường bằng chứng kiểm toán về sự tồn tại và tình trạng của hàng tồn kho được KTV thu nhận tham dự vào cuộc kiểm kê kho tại đơn vị được kiểm toán. Tham dự kiểm kê kho không chỉ giúp KTV kiểm tra thực tế hàng tồn kho mà còn giúp KTV quan sát hoạt động của những thủ tục kiểm soát trong quá trình kiểm kê. Vì thế sẽ thu nhận được bằng chứng kiểm toán về tính hữu hiệu của hoạt động KSNB.
- Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết
Cần đánh giá những bằng chứng kiểm toán đã thu được từ quá trình kiểm tra chi tiết. Những phát hiện bao gồm các sai sót không chỉ về tài khoản mà còn về chức năng hoạt động của hệ thống KSNB. Nếu sau khi kiểm tra có chênh lệch thì kiểm toán phải điều tra về tính
chất và nguyên nhân, cân nhắc tính trọng yếu của chênh lệch. Cũng cần cân nhắc ảnh hưởng của chênh lệch đối với tình hình kinh doanh của khách hàng.
- Xử lý chênh lệch kiểm toán
Xử lý chênh lệch kiểm toán tùy thuộc vào loại chênh lệch kiểm toán, nguyên nhân của những chênh lệch và cả những thủ tục tiến hành khi phát hiện trong quá trình kiểm toán cho thấy có sai sót.
Điều tra tính chất và nguyên nhân của chênh lệch kiểm toán cần được thực hiện với một mức độ hoài nghi nghiệp vụ thích hợp. Theo đó, chênh lệch kiểm toán trước hết được phân loại theo tính chất của vi phạm cố ý hoặc sai sót vô tình.
Báo cáo về chênh lệch kiểm toán cần được thực hiện ngay lập tức cho ban giám đốc trong những trường hợp sau đây:
• Phát hiện sai sót trọng yếu trong BCTC.
• Phát hiện một điểm yếu quan trọng hoặc một khía cạnh cần phải báo cáo về hệ thống KSNB.
• Phát hiện ra sai phạm cố ý.
Để quyết định cần phải báo cáo phát hiện cho ai trong doanh nghiệp phải cân nhắc theo từng hoàn cảnh. Nếu có gian lận phải xét tới khả năng có sự can thiệp của ban quản lý. Trong hầu hết các trường hợp, cần phải báo cso cho người có trách nhiệm quản lý đối tượng mà ta tin rằng có dính líu đến vụ gian lận để xử lý.