- Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục này bao gồm có các thủ tục kiểm soát trong việc tổ chức bán hàng và theo dõi nợ phải thu khách hàng, tức từ khi nhận đơn đặt hàng, xem xét phương thức thanh toán, vận chuyển, lập hóa đơn, ghi chép doanh thu, nợ phải thu khách hàng, cho đến khi khách hàng trả tiền.
- Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát
Trên cơ sở các hiểu biết về KSNB, KTV đưa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Cần lưu ý rằng khi đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa, KTV phải chứng minh điều này bằng thử nghiệm kiểm soát.
- Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát
KTV thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát cho những thủ tục kiểm soát mà mình dự định sẽ giảm các thử nghiệm cơ bản. Dưới đây là một số thử nghiệm kiểm soát thông dụng:
Kiểm tra mẫu các nghiệp vụ bán hàng
Để hình dung về cách thiết kế các thử nghiệm kiểm soát đối với hoạt động này, chúng ta xem xét một vài thử nghiệm cụ thể. KTV thường chọn mẫu trong các hóa đơn phát hành trong kỳ để:
• Đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng, quy cách, số lượng, giá cả…nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn được lập trên cơ sở các nghiệp vụ bán hàng thực sự xảy ra và quá trình thực hiện nghiệp vụ đã tuân thủ đúng các quy định nội bộ của đơn vị.
• Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cở sở xét duyệt để xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu hay không.
• Xem xét tổng cộng của từng loại hàng, tổng cộng từng hóa đơn, so sánh giá trên hóa đơn với bảng giá được duyệt tại mỗi thời điểm.
Khi thử nghiệm, KTV còn cần lưu ý về các thủ tục kiểm soát đối với các khoản hàng ký gửi vì chúng có thể đã được ghi nhầm vào doanh thu bán hàng. Ngoài ra, KTV còn cần tìm hiểu chính sách bán hàng cho hưởng chiết khấu của đơn vị, vì một chính sách rõ ràng sẽ là biểu hiện của KSNB vững mạnh.
Chọn mẫu đối chiếu giữa chứng từ chuyển hàng với những hóa đơn liên quan
Thử nghiệm trên giúp so sánh giữa hóa đơn với đơn đặt hàng nhằm đảm bảo các hóa đơn được lập chính xác trên cơ sở số hàng được giao. Tuy nhiên, thử ngiệm trên không giúp phát hiện được các trường hợp hàng đã được gửi đi nhưng vì một lý do nào đó mà không lập hóa đơn. Để kiểm tra, cần chọn mẫu các chứng từ chuyển hàng đã lập trong năm và đối chiếu với hóa đơn có liên quan. Cần đặc biệt lưu ý đến số thứ tự liên tục của các chứng từ.
Xem xét sự xét duyệt và ghi chép về hàng bán bị trả lại hay bị hư hỏng
Tất cả hàng hóa bị trả lại, hay bị hư hỏng đều phải được chứng minh bởi các tài liệu đã được đánh số thứ tự, được xét duyệt bởi cấp có thẩm quyền và người này phải độc lập với người chịu trách nhiệm chi quỹ, hay giữ sổ kế toán. KSNB tốt liên quan đến hàng bị trả lại bao giờ cũng phải bao gồm các thủ tục kiểm tra và xét duyệt trước khi nhận lại hàng.
2.5.2.2 Thử nghiệm cơ bản
a. Thủ tục phân tích
Kết quả phân tích là yếu tố quan trọng để lựa chọn các thử nghiệm chi tiết. Dưới đây là một số thủ tục phân tích thường được sử dụng trong kiểm toán nợ phải thu:
• Tính tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu:
KTV thường tính tỷ lệ lãi gộp trên doanh thu và so sánh với tỷ lệ của ngành hoặc của năm trước. Sự biến động trong tỷ lệ này có thể xuất phát từ hoạt động kinh doanh của đơn vị như sự thay đổi chính sách, biến động về giá, thay đổi cơ cấu mặt hàng…Tuy nhiên sự biến động này cũng có thể là do sai sót trong số liệu kế toán.
• Tính số vòng quay nợ phải thu khách hàng:
Số vòng quay nợ phải thu khách hàng được tính trên cơ sở đem chia doanh thu bán chịu cho nợ phải thu hàng bình quân. So sánh tỷ số này với số liệu ngành hoặc của năm trước có thể giúp KTV hiểu biết về hoạt động kinh doanh của đơn vị cũng như dự đoán khả năng có sai lẹch trong BCTC do sự thay đổi chính sách bán chịu, khả năng tồn đọng nợ phải thu khó đòi, sai lệch trong số liệu kế toán…
• So sánh số dư nợ quá hạn năm nay so với năm trước:
Thủ tục này giúp KTV ghi nhận những biến động trong thu hồi nợ và khả năng có sai lệch trong số liệu nợ phải thu khách hàng.
• Tính tỷ số chi phí dự phòng trên số dư nợ phải thu:
Việc so sánh tỷ số này với tỷ số năm trước rất hữu ích vì giúp KTV đánh giá sự hợp lý của việc dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Ngoài việc phân tích chung, KTV cần xem xét lại bảng kê nợ phải thu khách hàng để chọn ra một số khách hàng có mức dư nợ vượt quá một số tiền nào đó, hoặc có số dư kéo dài trong nhiều năm để nghiên cứu chi tiết hơn.
b. Thử nghiệm chi tiết
Tùy thuộc vào mục tiêu kiểm toán, các thử nghiệm chi tiết có thể áp dụng là:
- Kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích tuổi nợ và đối chiếu với sổ chi tiết và sổ cái (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thử nghiệm chi tiết về nợ phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi chủ yếu dựa vào bảng só dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ. Bảng này thường được đơn vị lập ngay khi kết thúc niên độ. Khi nghiên cứu bảng này, tùy vào tính hữu hiệu của KSNB, KTV cần xem lại cách lập bảng và lựa chọn các thử nghiệm cần thực hiện.
- Gửi thư xác nhận đến khách hàng
Để xác nhận tính có thực (hiện hữu) của nợ phải thu khách hàng, thử nghiệm phổ biến nhất là gửi thư xác nhận đến các khách hàng. Thư xác nhận cung cấp bằng chứng đáng tin cậy nhất về sự hiện hữu và việc hạch toán đúng kỳ của khoản phải thu. Tuy nhiên, xác nhận thường không cung cấp tất cả những bằng chứng cần thiết liên quan tới việc xác định giá trị, vì sẽ không thực tế nếu đề nghị người thiếu nợ xác nhận thông tin chi tiết về khoản nợ của họ.
Khi gửi thư xác nhận KTV cần lưu ý những điểm sau:
• Đảm bảo số tiền, tên và địa chỉ trên thư xác nhận phù hợp với tài liệu có lien quan với khoản phải thu của khách hàng.
• Cần theo dõi cho đến khi biết chắc rằng thư đã được gửi đi.
• Địa chỉ nhận thư hồi âm phải là địa chỉ của KTV
- Kiểm tra việc lập dự phòng phải thu khó đòi
Thư xác nhận có thể cung cấp bằng chứng về giá trị của các khoản nợ phải thu gộp. Thế nhưng, trên bảng CĐKT khoản mục phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Do vậy, việc xác định dự phòng phải thu khó đòi là một trong những vấn đề cần đặt ra khi kiểm tra việc đánh giá khoản mục phải thu khách hàng.
Nếu thấy phát sinh những khoản nợ phải thu khách hàng có số tiền đáng kể lại bị xóa sổ do không thu hồi được, KTV cần kiểm tra về sự xét duyệt đối với khoản này. Vì nếu không được xét duyệt chặt chẽ, rất có khả năng là nhân viên đã gian lận và tìm cách xóa sổ một số khoản nợ để che giấu hành vi đánh cắp ngân quỹ.
Để xem xét tính hợp lý của mức dự phòng, KTV có thể thực hiện các bước công việc sau đây:
• So sánh chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng phân theo nhóm tuổi của năm nay so với năm trước. Xem xét các khoản nợ tồn đọng cuối năm nhưng chưa thu được vào các tháng đầu năm sau.
• Xem xét các khoản bán chịu quá hạn và lớn bất thường. Cần quan tâm đến chính sách bán chịu và thời gian thu hồi nợ.
- Kiểm tra việc khóa sổ nghiệp vụ bán hàng
Để kiểm tra việc ghi nhận đúng kỳ, thủ tục kiểm toán có thể áp dụng là lập bảng liệt kê các nghiệp vụ bán hàng diễn ra trong một số ngày trước và sau ngày khóa sổ để so sánh với hóa đơn bán hàng và với các chứng từ liên quan. KTV cần lưu ý là tính hữu hiệu của KSNB phụ thuộc đáng kể vào mức độ phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận gửi hàng, lập hóa đơn và ghi chép nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, KTV cần chọn mẫu để so sánh giữa ngày ghi trên các chứng từ chuyển hàng với ngày ghi trên hóa đơn bán hàng và sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, đó cũng là chỉ dẫn về khả năng có sai sót trong số liệu của niên độ.
- Xem xét các khoản phải thu khách hàng bị cầm cố, thế chấp
Bằng chứng về sự cầm cố, thế chấp của các khoản phải thu khách hàng có thể được thu thập thông qua thư xác nhận. Ngoài ra, việc phân tích tài khoản chi phí lãi vay có thể giúp KTV phát hiện chi phí phải trả cho việc cầm cố, thế chấp từ đó lần ra các nghiệp vụ.
Ngoài ra, KTV cần đọc các biên bản họp và các tài liệu có liên quan hay phỏng vấn nhân viên để xem các khoản nợ phải thu khách hàng có còn thật sự thuộc quyền của doanh nghiệp hay không.
- Đánh giá chung về sự trình bày và công bố khoản phải thu khách hàng trên BCTC
Thông qua kiểm tra bảng số dư chi tiết phân tích theo tuổi nợ, KTV sẽ xem xét khoản phải thu của khách hàng ghi trong bảng này có được phân loại đúng hay không.
Bên cạnh đó, KTV cần xem xét việc trình bày và công bố khoản phải thu của khách hàng trên BCTC có tuân thủ đúng các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện nay hay không.
Kết luận chương 2: Trong số các khoản mục trên BCTC, khoản mục doanh thu bán hàng và
kèm theo nợ phải thu khách hàng là những khoản mục nhận được nhiều quan tâm nhất của người sử dụng BCTC. Bởi lẽ đây là khoản mục phản ánh hiệu quả hoạt động cũng như tình hình tài chính của một doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy, các KTV thường rất thận trọng khi kiểm toán khoản mục này với mục tiêu cung cấp cho người sử dụng BCTC một cái nhìn chính xác đối với hoạt động của một doanh nghiệp.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN TƯ VẤN RỒNG VIỆT
3.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Rồng Việt