Thủ tục chung:
Kiểm tra các nguyên tắc kế toán
Mục tiêu: Đảm bảo các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán giữa năm nay với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
Công việc thực hiện: Quan sát, tìm hiểu, kiểm tra hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán trên nhật ký chung, các sổ kế toán, BCTC và đối chiếu với tài khoản nợ phải thu. Xem xét các trình bày thông tin khoản mục nợ phải thu khách hàng trên BCTC.
Kết luận: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và sửa đổi bổ sung theo Thông tư 75/2015/TT-BTC ngày 18/05/2015 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính ban hành. Các nguyên tắc kế toán được áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Công ty trình bày phù hợp với quy định hiện hành.
(Xem giấy tờ làm việc D340 – Phụ lục 11)
Lập bảng số liệu tổng hợp có so sánh với số năm trước. Đối chiếu các số liệu trên bảng số liệu tổng hợp với bảng CĐPS.
Mục tiêu: Xem xét được tổng quát về tình hình nợ phải thu khách hàng, xem xét sự chuyển số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ có đúng hay không.
Công việc thực hiện: Liệt kê các khoản mục nợ phải thu khách hàng bên Nợ và bên Có và dự phòng nợ phải thu, sau đó tiến hành đối chiếu. Về số đầu kỳ, ở “BCTC 2015” lấy số đầu kỳ trên bảng CĐPS, ở “BCKT 2014” lấy số cuối kỳ trên BCKT 2014. So sánh ở hai cột và KTV thấy không có sự chênh lệch. Về số cuối kỳ, ở “BCDPS” sẽ lấy số cuối kỳ trên bảng CĐPS, ở “sổ sách” sẽ lấy số cuối kỳ ở số chi tiết hay sổ cái. So sánh hai cột này với nhau và KTV không thấy sự chênh lệch.
(Xem chi tiết giấy tờ làm việc D341 và D310 – Phụ lục 11)
Kết luận: Công ty chuyển số dư đầu kỳ phù hợp. Số dư cuối kỳ trên sổ sách phù hợp với số dư trên bảng CĐPS năm 2015 trước kiểm toán.
Thủ tục phân tích:
Thủ tục 1: So sánh số dư phải thu khách hàng năm nay với năm trước.
Mục tiêu: Phân tích sự biến động nợ phải thu khách hàng, doanh thu thuần và phòng nợ phải thu giữa năm nay so với năm trước.
Công việc thực hiện: Lập bảng so sánh số dư cuối kỳ giữa năm nay với năm trước, nay này trừ năm trước để có được giá trị chênh lệch biến động giữa hai năm, sau lấy giá trị chênh lệch chia cho giá trị năm trước để có được tỷ lệ biến động.
(Xem giấy tờ làm việc D343 – Phụ lục 11)
Theo D343, khỏa mục nợ phải thu khách hàng năm 2015 giảm 990.274.556 VND tương ứng với 3%, doanh thu thuần giảm 11.377.033.674 VND tương đương với 10%, giảm 1.096.726.224 VND, còn khoản mục dự phòng nợ phải thu khó đòi năm nay tăng 23% vì gặp khó khăn trong thanh toán các khách hàng cũ. Điều đó cho thầy khả năng thu hồi nơ năm 2015 có tiến triển hơn 2014, tuy nhiên khoản mục người mua trả tiền trước giảm mạnh là điều đáng lo ngại cho công ty, hơn nữa dự phòng phải thu cũng tăng càng làm cho công ty đáng chú ý hơn vì sẽ có khả năng khu thu hồi được nợ nhanh chóng.
Thủ tục 2: So sánh hệ số quay vòng các khoản phải thu, số ngày thu tiền bình quân
năm nay với năm trước.
Mục tiêu: Đánh giá tính hợp lý của số dư nợ cuối năm cũng như khả năng lập dự phòng, đánh giá khả năng thu hồi nợ của công ty.
Công việc thực hiện: Dựa vào công thức sau để KTV có thể tìm ra được số vòng quay các khoản phải thu, số ngày thu tiền bình quân, tỷ suất nợ phải thu khách hàng.
Vòng quay nợ phải thu = 𝐷𝑜𝑎𝑛ℎ 𝑡ℎ𝑢
𝑁ợ 𝑝ℎả𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑏ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 = 2.64 Số ngày thu tiền bình quân = 360
𝑉ò𝑛𝑔 𝑞𝑢𝑎𝑦 𝑛ợ 𝑝ℎả𝑖 𝑡ℎ𝑢 = 136 Tỷ suất nợ phải thu khách hàng = 𝑁ợ 𝑝ℎả𝑖 𝑡ℎ𝑢 𝑘ℎá𝑐ℎ ℎà𝑛𝑔
𝑇ổ𝑛𝑔 𝑡à𝑖 𝑠ả𝑛 = 50,47%
(Chi tiết xem giấy tờ làm việc D343 – Phụ lục 11)
Số vòng quay nợ phải thu năm nay giảm mạnh, giảm đến 54%, cho thấy năm 2015 công ty bị chiến dụng vốn rất cao. Điều đó kiến số ngày thu tiền bình quân tăng mạnh, tăng từ
62 ngày lên 136 ngày, tăng 120%. Hơn nữa, tỷ suất nợ phải thu cũng tăng 5.58% so với năm 2014. Như vậy, khả năng thu hồi nợ phải thu của công ty năm nay rất chậm, công ty cần kiểm soát lại tình hình thu hồi nợ để có đủ vốn kinh doanh phù hợp với yêu cầu thị trường ngày càng cao như hiện nay.
Thử nghiệm chi tiết:
Thử nghiệm 1: Thu thập bảng kê chi tiết số dư cuối kỳ các khoản phải thu theo từng
khách hàng và đối chiếu tổng số phải thu với Bảng CĐKT và so sánh với năm trước.
Mục tiêu: Ghi chép chính xác.
Công việc thực hiện: Thu thập bảng tổng hợp công nợ, bảng chi tiết công nợ, đối chiếu với sổ cái, sổ chi tiết nợ phải thu, bảng CĐPS. Kiểm tra cộng dọc, cộng ngang trên Bảng chi tiết công nợ để kiểm tra sự thống nhất, chính xác của số liệu. Đối chiếu số dư đầu kỳ trên bảng kê chi tiết với số dư cuối kỳ trên BCKT 2014. Xem lướt qua bảng kê chi tiết để xem có các khoản nợ không có khả năng thu hồi và các khoản nợ không phải là phải thu từ khách hàng. Đối với công ty TNHH ABC, KTV cần lưu ý hai chi nhánh Hà Nội và Đà Nẵng của công ty, vừa là bên liên quan vừa là khoản mục có số dư lớn nhất.
(Xem chi tiết giấy tờ làm việc D342 – Phụ lục 10)
Kết luận: Công ty đã thực hiện việc ghi chép đầy đủ và chính xác khoản mục nợ phải thu khách hàng, người mua trả tiền trước, dự phòng nợ phải thu, không phát sinh chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và bảng CĐPS, bảng CĐKT, giữa BCTC năm 2015 và BCKT 2014.
Thử nghiệm 2: Gửi thư xác nhận công nợ và thực hiện thủ tục thay thế (nếu cần)
Mục tiêu: Đảm bảo tính hiện hữu.
Công việc thực hiện: KTV sẽ gửi mẫu thư xác nhận (phụ lục 12) cho kế toán công ty TNHH ABC chuyển đến khách hàng và yêu cầu gửi trực tiếp về nơi KTV làm việc, KTV chỉ chú trọng thực hiện việc xác nhận công nợ đối với phải thu khách hàng, còn người mua phải trả tiền trước KTV không tiến hành. Các số dư cuối kỳ của khoản mục nợ phải thu dưới 10% của tổng nợ phải thu sẽ được KTV đưa vào khách hàng khác để dễ cho việc thuyết minh lên
BCKT và thuận lợi cho việc kiểm soát các khách hàng có số dư cuối kỳ lớn. Sau khi nhận được thư xác nhận công nợ, KTV đối chiếu với số dư cuối kỳ trên thư xác nhận với sổ sách kế toán khách hàng gửi. Tổng giá trị, xác nhận công nợ của khách hàng phải chiếm 70% - 80% trở lên so với tổng giá trị cuối kỳ nợ phải thu khách hàng mới được coi là phù hợp và chấp nhận được. Hiện tại, có 1 khách hàng có số xác nhận khác so với số tiền trên thư xác nhận và có 4 khách hàng không có hồi âm về cho KTV. Tuy nhiên, tỷ lệ xác nhận công nợ của công ty vẫn đạt được trên mức tỷ lệ xác nhận phù hợp là 82% vì những công ty chưa đủ xác nhận công nợ chiếm số tiền ít trong tổng số dư cuối kỳ của khoản mục nợ phải thu.
Công ty TNHH Kirby Đông Nam Á có số dư trên xác nhận nhỏ hơn sổ sách đơn vị 1.034.434.806 VND. KTV thấy rặng công ty này xác nhận công nợ vào ngày 07/01/2016 nên có sự nghi ngờ là xác nhận công nợ bao gồm cả những khoản thanh toán sau niên độ. KTV đã tiến hành phỏng vấn đơn vị và nhân được sự giải thích là vào ngày 02/01/2016, công ty ABC đã nhận được sự thanh toán hóa đơn số 0623253 của công ty Kirby ở tài khoản ngân hàng UOB. KTV đã yêu cầu kế toán công ty xuất hóa đơn bán hàng số 0623253 cho công ty Kirby, đối chiếu với đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa và sổ phụ ngân hàng với số tiền là 940.395.278 VND và thuế GTGT 10% là 94.039.528 VND. KTV thấy khớp với số chênh lệch nên chấp nhận khoản thanh toán niên độ này.
Còn 4 khách hàng không có hồi âm về thư xác nhận, KTV đã tiến hành gửi thư xác nhận lần 2. Tuy nhiên, vẫn không nhận được phải hồi, lúc này công ty tiến hành thự hiện các thủ tục thay thế đối với 4 khách hàng này. KTV thực hiện kiểm tra các khoản thanh toán phát sinh sau này kết thúc năm, không phát hiện được sự chênh lệch này do thành toán sau niên độ. KTV đã chuyển sang thủ tục thay thế khác là kiểm tra sự hiện hữu về địa chỉ, nợ còn tồn động của các khách hàng thông qua việc thu thập, đối chiếu số liệu số chi tiết với các biên bản đối chiếu nợ của đơn vị, kiểm tra chứng từ kết hợp giữa hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho và lệnh bán hàng.
(Số liệu được thể hiện trên giấy tờ làm việc D344 – phụ lục 11)
Kết luận: Vậy sau khi thực hiện gửi thư xác nhận cho khách hàng với tỷ lệ 82% và tỷ lệ thanh toán sau niên độ là 3%, tổng tỉ lệ xác nhận phải thu khách hàng của công ty TNHH
ABC là 85% so với tổng giá trị nợ phải thu khách hàng tại ngày 31/12/2015, đáp ứng được tính hiện hữu của thử nghiệm. KTV đã xác minh được tính hiện hữu của nghiệp vụ bán hàng ở 4 khách hàng chưa có hồi âm về thư xác nhận.
Thử nghiệm 3: Chọn mẫu các nghiệp vụ bất thường và kiểm tra chứng từ gốc.
Mục tiêu: Đầy đủ và ghi chép chính xác.
Công việc thực hiện: Đọc lướt sổ cái, KTV lọc nghiệp vụ có số phát sinh từ cao đến thấp, chú ý các nghiệp vụ có số phát sinh lớn và sử dụng tài khoản đối ứng không phù hợp. Đối với công ty TNHH ABC, KTV nhận thấy kế toán đúng và đầy đủ khoản nợ phải thu khách hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chất của thử nghiệm, KTV đã chọn ra một số mẫu có số phát sinh lớn, các khách hàng có số dư công nợ lớn hay bất thường để kiểm tra, đối chiếu số tiền trên hóa đơn, hợp đồng mua bán, sổ cái, sổ chi tiết và bảng CĐPS. (Chi tiết chọn mẫu xem giấy tờ làm việc D346 – phụ lục 11)
Kết luận: Công ty đã ghi chép chính xác và đầy đủ các khoản phải thu khách hàng.
Thử nghiệm 4: Kiểm tra các khoản dự phòng nợ khó đòi và chi phí dự phòng
Mục tiêu: Đánh giá việc lập dự phòng nợ phải thu của công ty.
Công việc thực hiện: Thu thập bảng phân tích tuổi nợ và các chính sách lập dự phòng của công ty. Kiểm tra các chứng từ có liên quan tới các khoản phải thu đã lập dự phòng, đánh giá tính hợp lý của việc ước tính, tính toán và ghi nhận. Xem tỷ lệ trích lập dự phòng có theo quy định hiện hành, cơ sở lập, các hồ sơ trích lập có tuân thủ theo quy định. Xem xét bảng phân tích tuổi nợ, thảo luận với khách hàng về khả năng thu hồi nợ bằng cách đối chiếu tổng của bảng phân tích tuổi nợ với bảng CĐKT. Đảm bảo đã xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán, có liên hệ và có thể ảnh hưởng tới nợ phải thu khách hàng.
Công ty đã áp dụng phù hợp mức trích lập dự phòng theo điều 6 khoản 2 thông tư 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009, các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo đầy đủ các điều kiện của trích lập dự phòng:
- Khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 12 tháng: 30% - Khoản nợ phải thu quá hạn từ 12 tháng đến dưới 24 tháng: 50% - Khoản nợ phải thu quá hạn từ 24 tháng đên dưới 36 tháng: 70% - Khoản nợ phải thu quá hạn từ 36 tháng trở lên: 100%
Sau khi tính toán lại mức trích lập dự phòng dựa vào bảng phân tích tuổi nợ mà công ty cung cấp, KTV thấy có sự chênh lệch giữa số liệu tính toánh của KTV và bảng CĐPS là 720.246.452 VND. Tuy nhiên, công ty không lập chi tiết bảng dự phòng và gửi cho KTV nên không thể kiểm tra trực tiếp được, KTV đã trảo đổi lại với kế toán, giải trình sự chênh lệch và đưa ra bút toán điều chỉnh trích lập thêm dự phòng như sau:
Nợ TK 642 720.246.452 VND
Có TK 2293 720.246.452 VND
(Xem chi tiết giấy tờ làm việc D347 và D320 – phụ lục 11, bảng chi tiết tình hình công nợ phải thu khách hàng – phụ lục 10)
Kết luận: Công ty đã chấp nhận bút toán điều chỉnh của KTV.
Thử nghiệm 5: Kiểm tra việc hạch toán đúng kỳ của khoản phải thu.
Mục tiêu: Ghi chép chính xác
Công việc thực hiện: Kiểm tra việc hách toán đúng kỳ đối với các lo hàng được bán trước 10 ngày và sau 10 ngày kể từ ngày khóa sổ kế toán, kếp hợp với kiểm tra tính đúng kỳ của khoản mục doanh thu để đảm bảo nợ phải thu đã được ghi chép đúng kỳ. Chọn mẫu các nghiệp vụ bán hàng phát sinh từ 20/12/2015 đến 10/01/2016, kiểm tra hóa đơn, đối chiếu với vận đơn, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, lệnh bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hóa để kiểm tra sự ghi chép đúng kỳ của nghiệp vụ.
(Xem giấy tờ làm việc D346 – Phụ lục 11)
Thử nghiệm 6: Kiểm tra các khoản khách hàng trả tiền trước
Mục tiêu: Hiện hữu, ghi chép chính xác.
Công việc thực hiện: Thu thập danh sách các khoản khách hàng trả tiền trước, đối chiếu với sổ cái, kiểm tra chứng từ, đánh giá tính hợp lý của các số dư khách hàng trả trước lớn qua việc xem xét lý do trả trước, mức độ hoàn thành giao dịch tại ngày khóa sổ kế toán. KTV sẽ tiến hành đối chiếu giữa hợp đồng và hóa đơn, các chứng từ thanh toán như giấy báo có, sổ phụ để xem xét mức độ hoàn thành cũng như số tiền có khớp hay không. Các khoản người mua trả tiền trước cũng giống như khách hàng thanh toán trước một phần hợp đồng đã đăng ký với mình nên việc hoàn thành kiểm tra xác nhận khoản mục này khá thuận lợi cho KTV.
(Xem khoản mục người mua trả tiền trước trên giấy tờ làm việc D345 – Phụ lục 11)
Kết luận: Khoản mục người mua trả tiền trước đảm bảo mục tiêu hiện hữu và được ghi chép chính xác.
Thử nghiệm 7: Đánh giá khoản mục có gốc ngoại tệ
Mục tiêu: Đánh giá
Công việc thực hiện: dựa vào thư xác nhận nợ, sổ phụ ngân hàng, KTV sẽ có được số dư ngoại tệ cuối kỳ của những khách hàng thanh toán bằng gốc ngoại tệ, cụ thể là ba khách hang: Công ty TNHH Samil Tong Chan Vina, công ty TNHH Polychem, công ty TNHH cơ khí xây dựng Singapore với các số dư ngoại tệ cuối kỳ lần lượt là 99,101.10 USD, 43,967.60 USD, 20,831.36 USD. Sau đó, KTV sẽ nhân với tỷ giá cuối niên độ là 21.890 VND/USD để có được giá trị đánh giá lại. Sau đó, so sánh, đối chiếu với số đơn vị, xem có chênh lệch hay không.
(Xem giấy tờ làm việc D348 – Phụ lục 11)
Kết luận: Số liệu KTV đánh giá lại khớp với số liệu mà sổ sách kế toán đưa ra. Công ty thực hiện việc đánh giá lại khoản mục có gốc ngoại tệ đầy đủ và chính xác.
Thử nghiệm 8: Kiểm tra việc trình bày các khoản phải thu khách hàng, người mua trả
Mục tiêu: Trình bày và công bố.
Công việc thực hiện: Kiểm tra sự phân loại và trình bày các khoản mục nợ phải thu, người mua trả tiền trước và dự phòng nợ phải thu trên BCTC, kiểm tra xem công ty đã sử dụng đúng tài khoản theo quy định, chế độ kế toán áp dụng tại công ty chưa, đối chiếu số liệu
