6. Kết cấu của đề tài:
1.2.1. Khâu nhận tiệc hội nghị
Bộ phận kinh doanh tiệc hội nghị thực hiện chức năng tiếp nhận thông tin từ khách hàng đặt tiệc hội nghị.Nhân viên kinh doanh phải kiểm tra thông tin tình hình sảnh tiệc còn trống, sảnh đã có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được trả lời ngay qua thư từ hoặc qua điện thoại. Đón tiếp và nhận yêu cầu từ khách hàng và chuyển yêu cầu của khách hàng đến các bộ phận liên quan. Lưu trữ thông tin khách hàng lên hệ thống song song với việc truyền tải thông tin mà khách hàng cần (hoặc gợi ý những thông tin có ích cho khách hàng và nhà hàng) và báo cáo cho quản lý về tình hình hoạt động của khách hàng tạo sự tương tác qua lại giữa khách hàng và nhà hàng.
Khi khách liên hệ mọi thông tin phải được cập nhật kịp thời. Nếu khách có thắc mắc gì, phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ kinh doanh luôn vui vẻ nhiệt tình với khách hàng. Để thực hiện, bộ phận kinh doanh hội nghị được phân chia theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng để có thể giao chuyên sâu hơn với khách hàng theo từng ngành nghề kinh doanh của khách hàng mà mình đảm nhận. Trong nhiều trường hợp, các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban. Các ngành nghề của khách hàng thường được chia theo nhóm như: Nhóm nghành hóa dược phẩm, nhóm nghành công nghệ
thông tin, nhóm ngành thương mại, nhóm ngành y tế, nhóm ngành giáo dục, nhóm ngành báo chí truyền thông, nhóm ngành bất động sản, nhóm ngành sự kiện truyền
thông…. Mỗi ngành có đều đặc thù về những loại hình tiệc khác nhau có những đơn
vị thường có những đặc thù tổ chức tiệc hội nghị theo mùa vụ tuy nhiên cũng có những đơn vị tổ chức tiệc hội nghị theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Có những đơn vị tổ chức mang tính đơn giản hóa, có những đơn vị lại tổ chức khá trang trọng và cầu kỳ theo đặc thù của đơn vị mình. Từ những cơ sở trên sẽ giúp cho nhân viên hội nghị nắm được tình hình của khách hàng và từ đó có thể đưa ra kế hoạch tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn.
Dịch vụ tiệc Thông tin hội nghị hội thảo phản hồi
Sơ 1.2: Sự tương tác giữa hhách hàng và TTHNTC trong khâu nhận tiệc
(Nguồn:Nguyễn Quyết Thắng, 2013)