6. Kết cấu của đề tài:
1.2.3. Khâu tổ chức thực hiện tiệc hội nghị
Đây là khâu rất quan trọng trong quá trình thực hiện tiệc hội nghị, hầu như tất cả sự chuẩn bị và các khâu khác nếu làm tốt nhưng đến thực hiện thiếu kỹ năng thì buổi tiệc đó xem như thất bại hoàn toàn, một sự kiện dù được chăm chút đến đâu, đầu tư với kinh phí khủng đến thế nào mà khâu thực hiện yếu kém thì sự kiện đó cũng thất bại. Nói như vậy để thấy rằng, trong đời sống này hàng ngày, vẫn có vô số một số buổi tiệc được diễn ra, và để đảm bảo cho chúng hoạt động tốt thì việc “làm ra sao” và “làm như thế nào” luôn là mối quan tâm hàng đầu thực hiện buổi tiệc cũng vì thế mà khâu thực hiện có một vị trí rất quan trọng trong quy trình thực hiện tiệc hội nghị, thực hiện tiệc phải có sự đoàn kết phối hợp chặt chẽ giữa con người với con người, giữa bộ phận này với bộ phận khác sự thực hiện độc lập sẽ không bao giờ thành công. Thực hiện tiệc hội nghị chuyên nghiệp càng có vị trí quan trọng hơn đối với những buổi tiệc lớn.
Quan trọng trong thực hiện tiệc hội nghị đó là yếu tố con người. Với những con người làm việc trong lĩnh vực này đòi hỏi rất nhiều yếu tố ở cả con người, năng lực kinh tế và các mối quan hệ. Mặc dù vậy người làm buổi tiệc có lẽ là các người nắm giũ vị trí cần thiết hơn cả. Người tổ chức tiệc hội nghị không chỉ năng động, chăm chỉ, tỉ mỉ, kỹ càng, óc sáng tạo, thẩm mỹ, có kỹ năng tổ chức, lãnh đạo, có sự đam mê với nghề và quan trọng hơn còn nhất người tổ chức buổi tiệc hẳn cần thiết một sức khỏe hoàn hảo và khả năng chịu áp lực công việc rất cao. Nghề tổ chức buổi tiệc luôn phải chịu cực nhiều áp lực từ khách hàng từ các bộ phận phòng ban, đặc biệt nó là nghề được mệnh danh là: nghề của một số ý tưởng và sự chu đáo. Có thể nói những người thực hiện tiệc hội nghị là những người mang linh hồn của buổi tiệc.
Để một buổi tiệc thành công những người tổ chức tổ chức buổi tiệc phải có một bản kế hoạch dù là cụ thể đến từng tiểu tiết nhỏ nhặt là buổi tiệc đó sẽ thành công. Một số kế hoạch trên giấy có khả năng đúng như tính toán riêng đối với nhiều
hoạt động khác nữa tuy nhiên lại không chính xác với công việc thực hiện buổi tiệc. Nhiều khi bản kế hoạch vì vậy nhưng thực tế lại không thể làm đúng như thế. Nó thường bị đưa đẩy theo tình huống bất ngờ diễn ra trong tiệc giống như với việc một giáo viên tới lớp nhưng có thể bị “cháy giáo án”. Thực hiện tiệc vì vậy mà có quá nhiều yếu tố chi phối chúng mà không dựa vào vào người tổ chức tiệc.
Cũng có các ý kiến cho biết rằng, kinh nghiệm là yếu tố chủ chốt cho sự thành công tổ chức buổi tiệc. Bởi những người có nhiều kinh nghiệm sẽ có khả năng tiên lượng được nhiều sự cố và khả năng khác nữa có thể xảy ra họ có thể xử lý rất nhanh những tình huống bất ngờ. Khi có từng trải thì dĩ nhiên người tổ chức sự kiện có thế mạnh khác so với một số người mới bước vào nghề, tuy nhiên việc kết hợp giữa kinh nghiệm của người đi trước với một số ý tưởng, sự chuẩn bị kỹ càng, một bản kế hoạch chi tiết và một khả năng xử lý tình huống một cách thông minh nhạy bén thì có lẽ sự kiện đó sẽ còn tỏa sáng và thành công hơn hết bao giờ.
Đối với các trung tâm hội nghị việc tổ chức thực hiện tiệc thông thường dựa vào BEO (Banquet Event Order) đây là cầu nối về thông tin quan trọng giữa khách hàng và nhân viên kinh doanh hội nghị và giữa nhân viên kinh doanh hội nghị với tất cả các bộ phận phòng ban cần nắm thông tin liên quan đến khách hàng để thực hiện tiệc hội nghị, nếu thông tin trong BEO sai lệch sẽ dẫn đến sự hiểu sai ý khách hàng của các bộ phận dẫn đến thực hiện sai lệch làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình tiệc diễn ra, vì vậy để tránh gây hậu quả nghiêm trọng trong tiệc ảnh hưởng đến khách hàng thì việc thực hiện BEO thực hiện kỹ càng và có sự kiểm tra của trưởng bộ phận kinh doanh hội nghị.
Đối với các bộ phận khi nhận được BEO nếu thấy sự sai xót bất thường và nằm ngoài khả năng phục vụ của bản thân thì phản hồi lại cho bộ phận kinh doanh và các bộ phận liên quan để có hướng xử lý kịp thời.
Thực hiện chăm sóc khách hàng
Sơ 1.3: Quy trình thực hiện tiệc
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Khâu thực hiện phối hợp càng chặt chẽ thì sự thành công của buổi tiệc càng cao. Sau khâu thực hiện tiệc kết thúc tất cả các bộ phận sẽ thở phào nhẹ nhõm nếu tiệc diễn ra thành công, tạo sự hưng phấn làm việc cho nhân viên và sự vui vẻ của khách hàng.